Senaatin vierailijanhallintajärjestelmän rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
Senaatti-kiinteistöt
Lintulahdenkatu 5 A, PL 237
00531 Helsinki
Puhelin: 0205 8111
Sähköposti: senaatti@senaatti.fi
Tietosuojavastaava Petri Konttinen, petri.konttinen@senaatti.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste
Systam Respa -järjestelmässä pidetään tietoa Senaatin tiloissa vierailevista henkilöistä.
Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 6.1c).
3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Järjestelmään tallentuu tilavarausjärjestelmästä (Senaattila, kts. erillinen rekisteriseloste) tallennetut tiedot, jotka tallentaa joko vieraan isäntä, tai aulapalvelu. Myös vierailija itse voi tallentaa vastaavat tiedot itsepalvelupäätteellä tai Senaatin www-sivustolla (Sesam-lomake).
Järjestelmään tallennetaan seuraavat henkilötiedot:
– etu- ja sukunimi
– puhelinnumero
– sähköposti
– yritys/organisaatio
– isännän/emännän nimi
– saapumisajankohta
– poistumisajankohta.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot vierailijasta saadaan henkilöltä itseltään, jotka joko isäntä, aulapalvelu tai henkilö itse tallentaa järjestelmään.
5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Henkilötiedot ovat Senaattilaisten vastuuhenkilöiden, sekä Senaatin palvelutuottajien (aulapalvelu ja järjestelmätoimittaja) käytettävissä.
6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Systam Oy (henkilötietojen käsittelijä) tarjoaa konesalipalvelut alihankkijansa kautta. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, joilla on siihen sovittujen työtehtävien kannalta perusteltu tarve.
8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit
Tiedot säilytetään järjestelmässä (ja varmuuskopioissa) 12 kk, jonka jälkeen ne poistuvat automaattisesti.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c) seuraaviin asioihin
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan tekemällä kirjallisen pyynnön tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä toteuttaa rekisteröidyn pyynnöt kohtuullisessa ajassa (1 kk, useampaan rekisteriä koskevan pyynnön 2 kk) huomioiden käsittelyn luonteen ja perusteen.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, 14.2e).