Samma byggnad, en ny miljö och nya vindar

Statistikcentralen har redan funnits i Fiskehamnen i Helsingfors i åratal, och våren 2018 blev de nya lokalerna i den bekanta byggnaden klara. Senatfastigheter byggde tillsammans med Statistikcentralen om kontorsvåningarna i Kevas ägo till en öppen, aktivitetsbaserad miljö och hjälpte till vid förändringsprocessen.

Hur ter sig de renoverade lokalerna och de nya arbetssätten? Här tre perspektiv: Statistikcentralens generaldirektör Marjo Bruun, Mari Rantanen som är överaktuarie vid datainsamlingsenheten och Jussi Ritola, projektchef vid enheten för statistikproduktion.

Marjo Bruun: “Jag har fått 500 nya människor i mitt liv”

Hur har generaldirektören anpassat sig till den aktivitetsbaserade miljön?

Jag har anpassat mig väl. I egenskap av en mycket pratsam människa har jag dock blivit tvungen att lägga band på mig själv. Jag har inte alls vågat beträda den tysta lokalen.

Vi ryms väl här. Lokalerna ser rymliga ut och akustiken är förträfflig. Särskilt tycker jag om våra multifunktionella våningsoaser. Där träffar man på folk. Däremot finns det för få kaffebryggare.

Det är också uppiggande att jag nu kan se vem som jobbar här. Tack vare den aktivitetsbaserade miljön har åtminstone 500 nya människor som jag knappt sett innan kommit in i mitt liv – tidigare hade vi ju egna kontor. Jag försöker att ofta arbeta på lite olika ställen. Mitt arbete är ändå sådant att jag bara hinner uppehålla mig en liten stund på ett och samma ställe.

Jag vet däremot inte hur irriterande andra upplever det vara när min dator dimper ned på bordet intill. Med tanke på ledarskapet är det i alla fall trevligt att vara närmare personalen. Jag hoppas kunna uppmuntra ännu mer till en kultur av att göra. Människor är en otrolig resurs.

Vad har varit den största ändringen i arbetssätten jämfört med tidigare?

Det är ännu för tidigt att fråga om det. Min estniska kollega tittade nyligen förbi. Hon sade att hon särskilt avundas vår öppna lokal. Deras personal hade inte godkänt en sådan. Den här kollegan var också lite avundsjuk på våra mobiler. Personalen där vill ännu ha fasta telefoner.

En aktivitetsbaserad miljö inverkar oundvikligen på hur folk jobbar för sig själva och hur kulturen kring det gemensamma görandet förändras. Det är till exempel utmärkt att det hålls frekventa möten i våningsoaserna.

Innan förändringarna handlade diskussionen främst om distansarbete och risken för överbokade lokaler – statistikarbetet kan tills vidare inte skötas hemifrån. Efter flytten har diskussionen avtagit. Tidvis lär det ha varit rätt trångt i lokalerna. I början fungerade inte heller IT-anslutningarna.

Mina egna förväntningar var övermåttan positiva. Men så blev flytten hit ändå en katastrof för mig då min utmärkta assistent, som hållit i alla trådar, samtidigt slutade. Nu börjar jag så småningom vänja mig vid allt det här. Ett eget rum har bokats för mig där jag kan hålla möten och telefonsamtal.

Vad anser du om lokalernas dimensioner och om kostnadseffekterna ändringen har?

Ur generaldirektörens synpunkt har kostnadsbesparingarna gett oss andrum i Statistikcentralen. Man stramas inte hela tiden åt av frågor kring vad som skäras ned, vad som ska satsas på och vad som måste förnyas. För de besparingar vi gjort när det gäller lokalhyror har vi skaffat nya möbler, telefoner, datorer och fungerande mötesutrustning. Utan att flytta in i mindre lokaler skulle vi inte ha kunnat skaffa allt det här.

Mari Rantanen: “I den tysta lokalen kan man fokusera”

Hur viktigt är det med pilotförsök inför en flytt?

Otroligt viktigt – pilotförsöket visar ju vilka möjligheter ett aktivitetsbaserat kontor ger. Det är också ett gott sätt att rena sig själv efter protestfasen, som är så typisk för flyttningar. När vi flyttade in i pilotlokalerna tog saker fart och idéerna började flyga. Jag deltog i gruppen för arbetstrivsel där vi sammanställde resultaten från personalenkäter. De nya arbetslokalerna väckte en mängd tankar om nya arbetssätt och om hur en god arbetsmiljö ser ut.

Själv deltog jag i pilotprojektet direkt efter min mammaledighet. Jag hade just flyttat med min ettåring till ett nytt hem och saker var inte ännu på plats där – det rådde totalkaos. Det var fantastiskt att komma till en arbetsplats som var vackert inredd. I pilotlokalen var alla material genomtänkta och färgerna lugnande. Inget skramlade och slamrade. Det var som en oas.

Efter ett halvt år återvände vi till de tillfälliga lokalerna. Möblerna var hopsamlade härifrån och därifrån. Lokalerna var inte avsedda för så många som vi var Då längtade jag tillbaka till pilotlokalerna.

Vad har varit den största ändringen i dina arbetssätt?

Den tydligaste ändringen handlar om lägre tröskel att kalla samman små grupper. Tidigare förberedde jag ärenden och möten mycket noggrant för att inte slösa med andras tid. Nu börjar vi genast arbeta tillsammans. Jag måste också kunna kalla samman folk med kort varsel – och de här lokalerna bjuder verkligen in till det.

Det är också roligt att man nu ser folks arbetssätt. Det skapar bra aktivitet. Till och med i kaffeköerna sker spontant lärande.

Innan tänkte jag att jag kommer att byta arbetsställe varje dag. Överraskande nog är jag nästan alltid i den tysta lokalen En av orsakerna till det här är min sextimmarsdag: jag måste kunna fokusera ordentligt.

De här lokalerna är de bästa arbetslokaler jag råkat på. För mig är estetiken viktig. Jag uppskattar verkligen konsten på väggarna.

Också distansarbete är en stor sak. Det ger en frihet att planera arbetet.

Vad skulle du vilja utveckla?

Det är ännu lite svårt att identifiera vissa utrymmen, så det skulle vara bra med någon mötesplats i stil med Stockmanns klocka eller någon infoboll. Kanske någon av tavlorna blir en träffpunkt som alla känner till. Nu hittar vi varandra via Lync.

Det vore också bra med ordentliga anvisningar för hur man ska hålla de gemensamma tangentborden rena. Särskilt under vårens influensasäsong blir man lite oroad över hygienen i dem. Det finns trasor, rengöringsmedel och spray i kopieringsrummet men folk vet inte riktigt hur man ska använda dem.

Jussi Ritola: “Kontorsryggsäcken är en bra uppfinning”

Vid hur många arbetsstationer sitter du varje dag eller vecka?

Jag arbetar dagligen på minst två ställen: i oasen och i mina “hemknutar”. Jag jobbar vanligtvis på samma ställen så att jag vid behov ska vara lätt att hitta.

Det är väldigt viktigt för mig att de personer med vilka jag måste hålla mig uppdaterad finns nära mig. En aktivitetsbaserad miljö främjar spontant idéutbyte. Kommunikationen har blivit klart effektivare efter flytten och kommer säkert att bli det ännu mer i framtiden.

Under en vecka har jag möten i omkring tio olika konferensrum eller projektlokaler.
Överlag har jag slutat med möten mellan 2–3 personer i konferensrummen om de inte behövs av någon särskild anledning. I första hand kallar jag gruppen till oasen och sedan till Flow-lokalen där all behövlig utrustning finns: en stor skärm och skrivtavlor. De stora konferensrummen för 20 personer verkar vara ganska tomma nu.

Om jag behöver lugn och ro sätter jag på mig brusreducerande hörlurar och lyssnar vanligtvis på metallmusik. Ofta hör man inte sångtexten i den och då blir det lätt att fokusera på jobbet. Jag har inte ens varit i den tysta lokalen ännu. Det verkar inte heller vara rusning dit.

Var och hur hittar dina kollegor dig?

Hur man hittar folk i en flexibel lokal är helt klart något man måste hitta en lösning på. Vi har ju inte tillträdeskontroll som skulle göra att man kan lokalisera folk. Det enda sättet att beskriva var man befinner sig är att radda upp “3A789”, det vill säga platsnumret.

Själv kanske jag säger att man kan leta efter mig i min enhets hemknutar. Folk har redan börjat hitta mig eftersom jag suttit så länge på samma plats.

I början satt jag i en lugn fördjupning, men så ville jag ha lite trafik omkring mig. Nu befinner jag mig intill en trafikled och på ett oavskärmat ställe. Den livliga platsen har tydliga fördelar: många går förbi här och många saker blir spontant avklarade genom korridordiskussioner.

Huvudsakligen rör sig meddelandena med Lync. Man hittar mig lätt eftersom jag rätt ofta har online-möten. Jag kommer förresten inte ihåg när jag senast skulle ha ringt någon under jobbet. Mycket sköts via Lync, till och med när det gäller folk från andra ämbetsverk.

Hur transporterar du dina saker?

Kontorsryggsäcken är en bra uppfinning. Vi fick välja en arbetsväska bland 6–8 alternativ. Väskan kan användas för att flytta det man behöver från ett ställe till ett annat under dagen.

Jag har ett fack på tredje våningen där jag förvarar min väska. Det är lite som en modul som jag drar fram ur skåpet för att använda. I ryggsäcken har jag en bärbar dator, sladdar och en rullningsmus. I facket har jag också en vattenflaska och en kaffekopp som jag plockar med mig när jag kommer till jobbet.

Om jag vet att jag kommer att vara mer än två timmar från min plats tycker jag det är hyggligt att tömma bordet. Men för bara en timme gör jag det inte. Det finns ingen tydlig anvisning kring det här så jag använder mitt sunda förnuft.