Riskien hallinta
Senaatti-kiinteistöjen riskienhallinnasta ja riskienhallintapolitiikasta päättää Senaatti-kiinteistöjen hallitus. Hallitus seuraa säännöllisesti riskien toteutumista suhteessa riskinottoa koskeviin periaatteisiin ja riskinsietokykyyn. Riskienhallintapolitiikan mukaisesti riskienhallinnan konkreettisesta organisoinnista vastaa toimitusjohtaja. Riskienhallinnan operatiivinen vastuu on talousyksiköllä.
Riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa organisaation toimintaedellytysten ja strategian toteutuminen.
Riskienhallinta on jatkuva prosessi, jonka avulla ennakoidaan, tunnistetaan ja torjutaan Senaatti-kiinteistöjen toimintaa, toimintaympäristöä ja mahdollisuuksien tuloksellista hyödyntämistä uhkaavia riskejä, seurataan järjestelmällisesti riskienhallintatoimenpiteiden toteutumista sekä kehitetään toimintaa. Riskienhallinta on osa johtamista ja se huomioidaan päätöksenteossa osana jokapäiväistä toimintaa ja toimintaperiaatteita.
Toiminnan lähtökohtana on matala riskitaso
Senaatti-kiinteistöjen riskinsietokyvyn ehdoton yläraja tulee viimeistään vastaan, jos riskit ja niiden kerrannaisvaikutukset voisivat vaarantaa eduskunnan ja valtiovarainministeriön vuosittain asettamien tavoitteiden saavuttamisen oleellisilta osin.
Vuoden 2017 aikana on toteutunut sisäolosuhdehallintaan liittyviä riskejä. Nämä ovat aiheuttaneet merkittävästi ylimääräistä hallinnollista työtä sekä haastaneet Senaatin asiakassuhteita. Taloudellisesti vaikutukset riskin toteutumisesta ovat toistaiseksi muodostuneet mm. keskeytyneen työmaan aiheuttamista kustannuksista sekä väistötilaratkaisujen aiheuttamista lisäkustannuksista.
Alla olevassa taulukossa on esitetty Senaatti-kiinteistöjen keskeiset tunnistetut riskit vuodelta 2017 ja toimenpiteet niiden hallitsemiseksi:
| Riski | Toimenpiteet | Lopputulos |
|---|---|---|
| Senaatin resurssit ovat riittämättömät edelleenvuokrauksen nopeasti lisääntyessä | Riskin hallitsemiseksi toimenpiteeksi asetettiin asiakaskohtaisten haltuunottosuunnitelmien laatiminen, säännöllisen raportoinnin rakentaminen ja yhteistyö asiakkaiden kanssa sekä laaja ja tiivis yhteistyö Senaatin toimijoiden kesken. |
Edelleenvuokraussalkun ja asiakkuuksien hallinnassa on onnistuttu. Prosessien kehittämisellä ja resurssien täydennyksillä on vältetty osa-alueen muuttuminen pullonkaulaksi. |
| Uusien työympäristöratkaisujen myynnissä käyttösidonnaisten tilojen asiakkaille epäonnistutaan |
Laaditaan ajantasainen tilannekatsaus ja sovitetaan yhteen asiakkaan toimitilasuunnitelma ja Senaatin toimitilatarjonta kaupungeittain. Hyödynnetään prosessianalyytiikkaa asiakkaan toiminnan ymmärtämisen kasvattamiseksi. Käynnistetään erityistilojen asiakkaiden kanssa yhteisiä pilottihankkeita sekä kehitetään suorituskyvyn ja vaikuttavuuden mittareita. |
Käyttösidonnaisten asiakkuuksien ratkaisumyynnissä on edistytty tavoiteltuun suuntaan. Käyttösidonnaisten tilojen osalta ratkaisumyynnin tuloksellisuutta on edelleen kuitenkin parannettava ja tämä on myös vuoden 2018 aikana toimenpiteiden kohteena oleva osa-alue. Kaupunki- ja kampussuunnitelmien laatimiseksi tarvittava suunnittelutyökalu on toteutettu ja käyttöönotettu onnistuneesti. |
| Monitilaratkaisut osoittautuvat toimimattomiksi ja aiheuttavat asiakastyytymättömyyttä |
Riskienhallinnan tasoa päätettiin nostaa siten, että toimitilastrategioiden toimeenpanosuunnitelmissa suunnitellaan asiakaskohtainen eteneminen ja muutoksen läpivienti yhdessä asiakkaan kanssa riittävän pitkäjänteisesti. Muutosjohtamiseen päätetiin panostaa. Kaupunkikohtaiset tarkastelut mahdollistavat yhteiset taloudellisesti ja toiminnallisesti onnistuneet alueelliset ratkaisut. Kaupunkisuunnitelmissa huomioitiin asiakaskohtaiset kustannusvaikutukset ja arvioidaan hankkeiden kannattavuus. Lisäksi talousosaamista kasvatetaan ja arvioidaan kohteen muunneltavuus ja muutostöiden kustannusvaikutus jo varhaisessa vaiheessa. Asiakkaiden kanssa käydään läpi asiakkaan toimipisteverkosto ja arvioidaan yhdessä, missä kohteissa konsepti on toteutettavissa, ja missä ei. |
Toimenpiteissä on onnistuttu. Asiakastyytyväisyystutkimuksen perusteella suurin osa asiakkaista kokee, että monitilaympäristö parantaa organisaation suorituskykyä. |
| Yhteiskuntavastuullisuudelta vaadittua tasoa ei saavuteta (epäeettinen toiminta, rikollisuus, korruptiota tai väärinkäytökset) |
Riskin hallitsemiseksi toimenpiteinä oli tilaajavastuulain noudattamisen ohjeistuksen ja urakkaehtojen päivittäminen tehtyjen havaintojen perusteella sekä osaamisen lisääminen talousrikollisuuden torjunnan ehdoista. Toimittajaverkoston hallintaa parannettiin hankintatoimen kehittämisen yhteydessä. Hankintaresursseja on vahvistettu rekrytoimalla hankintapäällikkö Senaattiin. Hankintaohjeistus on päivitetty, mm. hankintalain uudistuksesta johtuen. Tilaajavastuulain ja uudistetun hankintalain koulutusta jatkettiin omalle henkilöstölle ja palvelutuottajille. Lisäksi jatkettiin rakennushankkeiden sekä ylläpito- ja käyttäjäpalveluiden tarkastuskäyntejä ja kehitettiin edelleen Senaatin Compliance-toimintoa. Eettiset toimintaohjeet päivitettiin ja niiden tietoisuutta henkilöstön keskuudessa lisättiin esim. uusitun etiikkatentin muodossa. |
Senaatin toiminnassa, sisäisessä hallinnossa eikä palvelutarjoajaverkostossa ole havaittu Senaattiin kohdistuneita tai vaikuttaneita väärinkäytöksiä. |