Kohti hiilineutraalia Suomea
Tavoitteenamme on, että valtion toimitilat ovat hiilineutraalit vuodesta 2035 alkaen. Osana pitkäjänteistä yhteiskuntavastuutyötä olemme vähentäneen merkittävästi ylläpitämiemme kiinteistöjen hiilidioksidipäästöjä panostamalla energiatehokkuuteen, kasvattamalla uusiutuvan energian osuutta ja parantamalla tilatehokkuutta.
Vuonna 2020 Senaatin kokonaispäästöt vähenivät noin 20 % edellisvuoteen verrattuna. Vuoden 2021 aikana julkaisemme suunnitelman, joka sisältää yksityiskohtaisia toimenpiteitä asetetun hiilineutraalisuustavoitteen saavuttamiseksi. Erityisesti panostamme kiinteistöjen ylläpidon ja rakentamisen päästöjen vähentämiseen.
Senaatti-kiinteistöissä yhteiskuntavastuu on pohjana kaikelle toiminnalle – olemme sitoutuneet jatkuvaan parantamiseen. Yhteiskuntavastuu on integroitu liiketoimintastrategiaan ja -suunnitelmiin ja näkökulmat huomioidaan Senaatti-konsernin liiketoimintastrategian suunnittelussa ja vuosittaisissa toimintasuunnitelmissa.
Senaatin operatiivisesta toiminnasta vastaava johtaja on ollut myös yhteiskuntavastuun johtaja, joka on raportoinut johtoryhmässä yhteiskuntavastuuasioista ja huolehtinut, että asiat ovat toiminnan pohjana myös liiketoimintastrategian suunnittelussa.
Vuoden 2021 organisaatiomuutoksen myötä Senaatti-konsernin vastuullisuustyötä ohjaavat laatu- ja yhteiskuntavastuujohtaja sekä ympäristöjohtaja, jotka vastaavat työn eri osa-alueiden suunnittelusta, kehittämisestä ja koordinoinnista. Jokainen työntekijä vastaa osaltaan siitä, että toiminta on sovittujen toimintatapojen mukaista ja vastuullisuus tulee huomioitua kaikessa toiminnassa. Puolustuskiinteistöjen ympäristöpalvelut -toiminto tarjoaa kattavat ympäristöpalvelut koko konsernille.
Yhteiskuntavastuun johtaminen prosessien kautta
Senaatti-kiinteistöjen toimintakulttuuri rakentuu yhteisistä prosesseista, joita ovat ratkaisu-, vuokraus-, investointi-, ylläpito- ja kiinteistövarallisuuden myyntiprosessit. Yhteiskuntavastuuta johdetaan näiden prosessien kautta ja niistä vastaavat eri osa-alueista vastuussa olevat johtoryhmän jäsenet. Lisäksi Senaatissa toimii säännöllisesti kokoontuva yhteiskuntavastuun ohjausryhmä, jonka tehtävänä on kehittää, suunnitella ja viedä yhteiskuntavastuun käytäntöjä toimintaan sekä toimia tiedonvälityskanavana yksiköiden ja prosessien välillä.
Keskeisille yhteiskuntavastuun osa-alueille on erikseen nimettyjä tiimejä, joihin on koottu kyseisen osa-alueen asiantuntijoita. Näitä ovat sisäympäristö-, energiatehokkuus, Green Office-, rakennussuojelu- ja esteettömyystiimit sekä ylläpidon turvallisuus- ja talousrikollisuusasioita käsittelevä tiimi.
Senaatin vastuullisuuden kivijalan muodostavat arvot, eettiset ohjeet, yhteiskuntavastuupolitikka, hyvä hallintotapaohjeistus ja ISO 14001 -ympäristöjärjestelmä. Tilaratkaisuissa painottuvat tilojen toimivuus, terveellisyys, energiatehokkuus. Kumppaneiden toiminnassa painotamme vastuullisuutta ja turvallisuutta mikä näkyy muun muassa talousrikollisuuden torjuntana ja turvallisuussopimuksissa
Ympäristövastuun johtaminen
Senaatti on omassa toiminnassaan sitoutunut valtionhallinnon ympäristövastuun toimintaperiaatteisiin ja kiinteistöalan energiatehokkuussopimuksen mukaisiin tavoitteisiin. Ympäristövastuun lupaukset on sisällytetty yhteiskuntavastuupolitiikkaan.
Senaatin toiminnasta aiheutuvia ympäristövaikutuksia hallitaan sertifioidun ISO 14001 -ympäristöjohtamisjärjestelmän avulla. Senaatti on laajentanut järjestelmän kattamaan myös muut yhteiskuntavastuun osa-alueet.
Toimintaa seurataan säännöllisillä sisäisillä ja ulkoisilla auditoinneilla sekä puolivuosittain tehtävillä johdon katselmuksilla.
Senaatti on tunnistanut merkittävimmiksi ympäristö- ja yhteiskuntavastuunäkökohdikseen ilmastonmuutoksen torjunnan, energiatehokkuuden, kiertotalouden edistämisen, ympäristöriskien hallinnan, luonnon monimuotoisuuden turvaamisen, terveelliset ja turvalliset sisäolosuhteet, esteettömyyden, arvorakennukset ja vastuusuojelun sekä talousrikollisuuden torjunnan ja vastuulliset hankinnat.
Vastuulliseen toimintaan liittyviä riskejä ennakoidaan, tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan osana päivittäistä työtä ja toimintatapoja. Merkittävimmät yhteiskuntavastuun hallintaan liittyvät riskit on tunnistettu ja kuvattu Senaatin yhteiskuntavastuukäsikirjassa. Riskienhallintaa käsitellään osana yhteiskuntavastuujärjestelmän ohjausryhmän työtä ja esimerkiksi poikkeamia ja yhteiskuntavastuuohjelmien toteutumista seurataan aktiivisesti.
Henkilöstöjohtaminen ja sosiaalisen vastuun johtaminen
Senaatti-kiinteistöjen henkilöstöresurssit ja kehittäminen -yksikkö vastaa henkilöstöpolitiikan toteuttamisesta ja kehittämisestä yhteistyössä johdon ja esimiesten kanssa.
Henkilöstöjohtamista ohjaavat Senaatti-kiinteistöjen
- arvot
- eettiset periaatteet
- henkilöstöpolitiikka
- resurssisuunnitelma
- tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma
Eettiset periaatteet ja yhdenvertaisuussuunnitelma
Eettisten periaatteidensa mukaan Senaatti sitoutuu noudattamaan esimerkillistä työnantajapolitiikkaa. Jokaisen senaattilaisen toiminnan tulee olla avointa, riippumatonta ja luotettavaa. Senaatin henkilökunta ei saa vaatia, hyväksyä tai ottaa vastaan taloudellista tai muuta etua, joka vaarantaa nämä toimintaperiaatteet.
Toimittajaverkoston hallintaan ja talousrikollisuuden torjuntaan on laadittu oma ohjeistuksensa.
Tasa-arvosuunnitelman mukaisesti Senaatissa toimitaan siten, ettei kukaan joudu eriarvoiseen asemaan tai syrjityksi sukupuolen, uskonnon, iän, raskauden, vanhempainloman, asevelvollisuuden tai muun vastaavan seikan vuoksi. Tasa-arvosuunnitelma sisältää yhdenvertaisuussuunnitelman.
Työhyvinvointia edistetään panostamalla esimiestyöhön sekä osallistamalla koko henkilöstö yrityksen strategian sekä toiminnan kehittämiseen. Työaikajärjestelyt ja joustotyö mahdollistavat henkilöstön henkilökohtaisen elämäntilanteen huomioimisen. Työterveyshuollossa painopisteenä on ennakoiva työterveyshuolto ja kokonaisvaltainen työkyvyn ylläpitäminen.
Esimiehet toteuttavat vastuullisen henkilöstöjohtamisen periaatteita ja hyväksyttyä johtamisprosessia. Sitoutunut henkilöstö, avoin vuorovaikutus ja luottamus ovat perustana johtamiselle ja esimiestyölle. Senaatissa panostetaan luottamukseen perustuvaan rohkeudenkulttuuriin.
Senaatin strategisessa mittaristossa henkilöstöön liittyviä mittareita on esimiehisyyden tunnusluku, jolle on asetettu numeeriset tavoitteet. Tavoitteita on käsitelty tarkemmin henkilöstö-osiossa.
Taloudellisen vastuun johtaminen
Taloudellinen vastuu Senaatissa tarkoittaa kiinteistövarallisuuden tehokasta ja tuottavaa käyttöä sekä arvon säilyttämistä. Tämä voidaan toteuttaa, jos varallisuudesta saatavilla tuotoilla voidaan kattaa kaikki sen käytöstä, ylläpidosta ja ajan tasalla pidosta aiheutuvat kustannukset.
Valtionvarainministeriö vastaa Senaatti-kiinteistöjen omistajaohjauspainotteisesta tulosohjauksesta. Lisäksi eduskunta voi päättää liikelaitoksen palvelu- ja muista toimintatavoitteista.
Liikelaitos voi eduskunnan suostumuksella ottaa lainaa ja siten rahoittaa investointejaan. Talousarvion ulkopuolisuus ja osakeyhtiömäinen toimintatapa ja taloushallinto korostavat liikelaitoksen omaa vastuuta. Valtion liikelaitos ei kuitenkaan muodosta erillisvarallisuutta, vaan valtio viime kädessä vastaa kaikista liikelaitoksen sitoumuksista.
Valtion liikelaitos ei voi toimia markkinoilla avoimessa kilpailutilanteessa. Se voi toimia ainoastaan sidosryhmäasemassa ja tuottaa palveluja lähes yksinomaan valtionhallinnolle ja sellaisille yhteisöille, joiden toiminta rahoitetaan pääosin valtion talousarvioon otetuilla määrärahoilla.
Taloudellisen vastuun toteutumista tukevat lisäksi Senaatin vuosittain laadittava selvitys hallinnointi- ja ohjausjärjestelmästä (hallinnointikoodi), eettiset periaatteet sekä sisäisen tarkastuksen toimintaohje ja lisäksi toimintoja ohjaavat prosessit. Eettiset periaatteet linjaavat myös Senaatin toimintatavat esimerkiksi korruption torjuntaan ja lahjojen vastaanottamiseen sekä syrjinnän ehkäisyyn.
Hankintojen vastuullisuus
Hankintojen vastuullisuus ja talousrikollisuuden torjunta ovat olennaisia vastuullisuuden teemoja Senaatissa. Toimittajaverkoston hallintaan ja talousrikollisuuden torjuntaan on laadittu oma ohjeistuksensa.
Senaatti noudattaa julkista hankintalakia, joka sääntelee myös hankintoihin liittyviä toimintatapoja ja johtamista. Hankintojen johtamista on kuvattu tarkemmin Hankinnat osiossa ja toimintatapamme talousrikollisuuden torjumiseksi on kuvattu erikseen.
Asiakkaiden terveys ja turvallisuus
Senaatin työympäristö- ja toimitilaratkaisuissa korostuvat paitsi tilojen toimivuus myös vastuullisuus, hyvät sisäolosuhteet ja turvallisuus. Senaatin tavoitteena on parantaa valtion työntekijöiden tyytyväisyyttä työskentelytiloihinsa ja panostaa sisäolosuhteiden hallintaan erityisesti ennaltaehkäisevästi, jotta sisäilmaongelmilta vältytään. Senaatin strategian keskeisenä tavoitteena on nollatoleranssi sisäolosuhdeongelmiin. Johtamistapaa on kuvattu tarkemmin Työympäristöt osiossa. Senaatti-kiinteistöt huolehtii myös rakennuttamisprosessien ja kiinteistöjen ylläpidon kautta siitä, että tilat ovat terveellisiä ja turvallisia. Kiinteistövarallisuuden hallintaa on kuvattu tarkemmin Kiinteistövarallisuus ja palvelut -osiossa.
Asiakkaiden yksityisyydensuoja ja tietoturva
Senaatti on sopinut asiakkaiden ja palveluntuottajien kanssa henkilötietojen käsittelystä lainsäädännön edellyttämillä henkilötietojen käsittelysopimuksilla. Tietosuojasopimusehdot sisällytetään kaikkiin sopimuksiin, joissa palveluun sisältyy henkilötietojen käsittelyä. Senaatti on huolehtinut rekisteröityjen informoinnista ja oikeuksista mm. kuvauksilla henkilötietojen käsittelystä ja rekisteriselosteilla. Turvallisuuspoikkeamien käsittelyprosessiin ja ohjeisiin on sisällytetty myös tietosuojanäkökulma lainsäädännön sekä tietosuojasopimusten edellyttämällä tavalla. Senaatin henkilöstö on koulutettu sekä yleisesti että tehtäväkohtaisesti tietosuoja-asioihin. Tietosuojaan liittyvät asiat raportoidaan vuosittain Senaatin turvallisuuden johtoryhmässä.
Senaatin tietoturvaan liittyvät toimintatavat ja ohjeistukset vastaavat EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n vaatimuksia. Tietosuoja kattaa myös Senaatin omat toimitilat, joissa on esimerkiksi eri suojaustasoihin luokiteltuja tiloja, joissa käsitellään salassa pidettäviä asioita ja asiakirjoja. Käytössä ovat selkeät ohjeet, miten salassa pidettäviä asiakirjoja käsitellään ja henkilöstöä koulutetaan järjestelmällisesti tietoturvaan liittyen. Lisäksi käytössä on tietosuojan sopimusmallit asiakkaiden sekä toimittajakumppaneiden kanssa tehtäviin sopimuksiin.
Mahdollinen tietoturvaloukkaus, joka kohdistuu henkilötietoihin, käsitellään osana poikkeamankäsittelyprosessia. Tietosuojaloukkauksen tapahduttua noudatetaan GDPR-asetuksesta ja tietosuojasopimuksista tulevia velvoitteita tietoturvavaatimusten lisäksi.
Turvallisuuden johtamista on kuvattu tarkemmin Turvallisuus-osiossa.