Riskien hallinta
Riskienhallinta on jatkuva prosessi, jonka avulla ennakoidaan, tunnistetaan ja torjutaan Senaatti-kiinteistöjen toimintaa, toimintaympäristöä ja mahdollisuuksien tuloksellista hyödyntämistä uhkaavia tekijöitä, seurataan järjestelmällisesti riskienhallintatoimenpiteiden toteutumista sekä kehitetään toimintaa.
Riskienhallinta on osa johtamista ja se huomioidaan päätöksenteossa osana jokapäiväistä toimintaa ja toimintaperiaatteita.
Senaatti-kiinteistöjen riskienhallintaa ohjaavat riskienhallintapolitiikka ja riskienhallintakäsikirja. Riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa organisaation toimintaedellytysten ja strategian toteutuminen. Riski halutaan määritellä Senaatissa laajasti, jotta riskejä voidaan tunnistaa monipuolisesti sekä Senaatin omassa toiminnassa että sen toimintaympäristössä. Senaatin riskienhallinnan lähtökohtana ovat liikelaitoksen arvot, visio ja strategiset päämäärät sekä valtion kokonaisetu. Senaatti-kiinteistöjen yhteiskuntavastuullinen toiminta, laatutyö ja monet muut yhteiset toimintamallit ovat oleellinen osa Senaatin kokonaisvaltaista käytännön riskienhallintaa.
Toiminnan lähtökohtana on matala riskitaso. Senaatin riskinsietokyvyn ehdoton yläraja tulee viimeistään vastaan, jos riskit ja niiden kerrannaisvaikutukset voisivat vaarantaa eduskunnan ja valtiovarainministeriön vuosittain Senaatille asettamien tavoitteiden saavuttamisen oleellisilta osin.
Senaatti-kiinteistöjen riskienhallinnasta ja riskienhallintapolitiikasta päättää hallitus. Hallitus seuraa säännöllisesti riskien toteutumista suhteessa riskinottoa koskeviin periaatteisiin ja riskinsietokykyyn. Riskienhallintapolitiikan mukaisesti riskienhallinnan konkreettisesta organisoinnista vastaa toimitusjohtaja. Riskienhallinnan operatiivinen vastuu puolestaan on talousyksiköllä.
Vuonna 2018 toteutetut uudistukset
Vuonna 2018 päivitettiin Senaatin riskienhallinnan organisointia kuvaava ja ohjaava riskienhallintakäsikirja kokonaisuudessaan. Päivitys ja toiminnan uudistaminen ovat koskeneet muun muassa riskienhallintatoimenpiteiden raportointia ja riskienhallintasuunnittelun konkretisointia siten, että suunnittelu tuottaisi myös jatkossa mahdollisimman hyvät valmiudet käytännön riskienhallintatyöhön. Lisäksi riskienhallintakäsikirja saatettiin vastaamaan paremmin kansainvälistä riskienhallinnan ISO 31000 -standardia.
Samalla riskienhallintapolitiikkaan tehtiin lisäyksiä ja tarkennuksia. Riskienhallintapolitiikan muutokset on hyväksytty hallituksessa ja päivitetty käsikirja toimitusjohtajan toimesta.
Loppuvuodesta 2018 laadittiin vuodelle 2019 vuosittainen Senaatti-tasoinen riskienhallintasuunnitelma. Riskienhallintasuunnitelma teemoineen heijastaa Senaatin uutta vuosille 2019-2022 vahvistettua strategiaa, ja se on Senaatti-kiinteistöjen hallituksen hyväksymä.
Vuonna 2019 riskienhallinnan koordinoinnin ja kehittämisen eteenpäin viemiseksi tavoitteena on viedä käytäntöön riskienhallintatoimintoon tehtyjä päivityksiä ja uudistamisia muun muassa aktiivisella viestinnällä ja koulutuksilla.
Keskeiset tunnistetut riskit vuonna 2018
Senaatti on tunnistanut vuoden 2018 keskeisiksi riskeiksi seuraavat neljä riskiä:
1. Sisäilmaongelmat kohteissa aiheuttavat asiakastyytymättömyyttä ja kustannuksia
Riski on joiltain osin toteutunut, vaikka sisäolosuhdeongelmiin liittyvä riskienhallinta on edennyt vuonna 2018 suunnitellusti. Riskin jatkuvaksi hallitsemiseksi Senaatin vuoden 2019-2022 strategiassa keskeisenä tavoitteena on sisäolosuhdeongelmissa nollatoleranssi, mihin liittyy myös merkittävää Senaatin sisäisen resursoinnin kasvattamista. Senaatti on käyttänyt vuoden 2017 tasoon nähden noin 22 milj. euroa enemmän kunnossapitorahaa erityisesti sisäolosuhdeongelmien korjaamiseksi. Vuoden 2018 aikana on jatkettu aiempina vuosina esiin tulleiden realisoituneiden sisäolosuhdeongelmien hoitamista ja loppuunsaattamista.
Sisäolosuhdeongelmiin liittyvät muut toimenpiteet on toteutettu kokonaisuudessaan, eikä vuoden aikana ole toteutunut aikaisempien vuosien kaltaisia merkittäviä sisäolosuhderiskejä.
2. Tiedottaminen ja julkisuudenhallinta sisäilmaongelmien osalta epäonnistuvat. Ennakoiva sisäolosuhdetyö johtaa negatiiviseen julkisuuteen.
Riski on osittain toteutunut. Erityisesti Oulun poliisitalon ympärillä käyty negatiivinen mediakeskustelu on jatkunut edelleen. Vuoden 2018 aikana sisäolosuhdeasioihin liittyvä maineenhallinta on ollut haastavaa, mutta siinä on monilta osin kuitenkin onnistuttu. Senaatti on vahvistanut ja panostanut viestintään ison riskin kohteissa.
3. Niin sanottujen avaimet käteen -ratkaisujen tuottamisessa asiakkaalle epäonnistutaan. Asiakkaan työnteon tavat eivät kehity uusien tilaratkaisujen osana.
Muun muassa Fiksun työn konseptin kehitystyö on loppuunsaatettu onnistuneesti ja se on otettu aktiiviseen käyttöön. Tilaratkaisujen käyttöönottoprosessia on toimintavuoden aikana kehitetty ja toimintamalleja jalkautettu käytäntöön esimerkiksi koulutuksin. Myös muilta osin toimenpiteet ovat edenneet suunnitellusti, ja suunniteltuja toimenpiteitä tullaan jatkamaan osin myös tulevina toimintavuosina.
Senaatin turvallisuusyksikköön on lisätty resursseja palvelukyvyn takaamiseksi ja palveluja on myyty hallitusti.
4. Senaatti ei saavuta sille asetettuja 10,5 miljoonan euron säästötavoitteita vuonna 2018 ja asiakkailta jää vuokrasäästöt saamatta.
Toimenpiteissä ollaan onnistuttu hyvin ja vuodelle 2018 asetetut säästötavoitteet on ylitetty lähes 24 %:lla. Senaatti on vuoden 2018 aikana sopinut yhteensä 13 miljoonan euron säästöistä.
Vuoden 2019 riskit
Vuoden 2019 keskeisimmät tunnistetut riskit kytkeytyvät vahvasti Senaatin vuoden 2019 toiminnan suunnitteluun ja toiminnan ydintavoitteisiin. Riskienhallinnan näkökulmasta on tunnistettu kolme isompaa osakokonaisuutta, joihin liittyy useampia riskienhallinnan toimenpidesuunnitelmia:
1. Proaktiivisessa- ja/tai reaktiivisessa sisäolosuhteiden hoitamisessa epäonnistutaan
2. Virastojen toimitilastrategian toimeenpano ei etene erityisesti käyttäjäsidonnaisilla eli erityistilojen asiakkailla
3. Digitalisaation tuomia mahdollisuuksia ei kyetä hyödyntämään
.