Työympäristöjen kehittäminen

Valtion virastojen ja laitosten toimitilastrategioiden toimeenpano ja uusien työnteon tapojen käyttöönotto jatkuivat edelleen määrätietoisesti vuonna 2018. Työ konkretisoitui työympäristömuutosten ja toimitilaprojektien muodossa. Valtion toimitilastrategian ja sen toteuttamista helpottamaan kehitetyn valtion työympäristökonseptin mukaiset monitilaympäristöt ovat vakiinnuttaneet asemansa toimistotyötä tekevissä organisaatioissa.

Vuonna 2018 käynnissä oli lähes 200 työympäristöpalveluihin liittyvää projektia.

Asiakkaat  hyödynsivät laajasti Senaatti-kiinteistöjen tarjoamia johdon työympäristöpalveluja.  Senaatti vahvisti valtakunnallisen työympäristöyksikön monitieteistä osaajajoukkoa uusilla asiantuntijoilla, mikä lisäsi entisestään johdon työympäristöpalveluiden kattavuutta ja mahdollisti asiakkaiden entistä monipuolisemman tukemisen työympäristömuutoksissa.

Tehokkaat tilaratkaisut tuovat myös säästöjä valtiotoimijoille

Uudet työympäristöt toivat myös mittavat säästöt valtiotoimijoiden tilakustannuksiin, ja säästötavoitteet etenivät suunniteltua nopeammin. Vuonna 2018 toimitiloissa, joissa asiakkaan työympäristöä oli kehitetty yhteisessä tilaratkaisuprojektissa, oli tilatehokkuus (m2/henkilötyövuosi) parantunut 23 %. Toimitilakustannukset henkilötyövuotta kohden (€/HTV) alenivat 22 %.

Vaikuttavuutta uudistetulla toiminnalla ja työympäristöillä

Valtiolla on noin 50 000 toimistotyöntekijää, joista hieman yli 19 000 työskentelee jo monitilaympäristössä. Tutkimusten mukaan monitilaympäristö tukee tietotyön suorituskykyä kaikilla ulottuvuuksilla.

Senaatin tietotyön suorituskykymittaukseen perustuvien ja Valtiokonttorin analyytikkojen todentamien tutkimustulosten mukaan tietotyön subjektiivisesti arvioitu suorituskyky nousi 13 % monitilaympäristöön muuton jälkeen.

Koska monitilaympäristömuutos ei ole koskaan vain tilamuutos, vaan ennen kaikkea työkulttuurin ja päivittäisten työnteon tapojen muutos, parhaat tulokset saadaan, kun organisaation johtamis- ja yhteistyökäytäntöjä kehitetään samanaikaisesti työympäristömuutoksen kanssa.

Keskiössä erityistilojen kehittäminen ja valtakunnalliset toiminnalliset konseptit

Valtion toimitilastrategian toimeenpanon painopiste siirtyi yhä enemmän kohti erityistiloja. Senaatti vahvisti osaamistaan toiminnan ja tilojen analyysien sekä vaikuttavuusarvioinnin alueilla. Uusien toimintamallien ja menetelmien avulla autetaan asiakkaita suorituskyvyn kehittämisessä ja kustannushyötyjen aikaansaamisessa erilaisissa toimitilajohtamisen tilanteissa sekä toimitilahankkeissa.

Työn alla olivat selvitys nykyistä kuntouttavammasta ja edullisemmasta vankilaverkostosta vuodelle 2035 sekä poliisitalokonseptin päivitys, Puolustusvoimien työ- ja oppimisympäristökonsepti ja Valtion koulukotien toiminta- ja toimitilakonsepti. Myös useita erilaisia laboratorio-, asiakaspalvelu- sekä tuotanto- ja logistiikkaprosessien kehittämisprojekteja on käynnistymässä. Lähestymistavan soveltamista laajennettiin myös toimistotyyppisen tietotyön prosesseihin.

Case: Vaikuttavuuden aikaansaamiseksi tuotettiin vankilaverkostoanalyysi

Esimerkkinä Senaatin tuesta asiakkaan toimitilajohtamiselle toimii Rikosseuraamuslaitoksen (Risen) syyskuussa 2018 käynnistämä vankilaverkostoanalyysi. Senaatin asiantuntijapalvelu toteutettiin Risen, Senaatin ja sen kumppaneiden asiantuntijoiden yhteistyöllä. Työ oli jatkoa vuosina 2017–2018 toteutetulle vankiloiden palveluiden ja toiminnan kehittämiselle, jossa keskiössä oli kuntouttavan vankeinhoidon vaikuttavuus ja sitä tukeva toimintakulttuuri.

Vankilaverkostoanalyysin tavoitteena oli arvioida, minkälaisella vankilaverkostolla saataisiin aikaan tavoiteltua vaikuttavuutta kaikkein tehokkaimmin. Vaikuttavuudella tarkoitetaan vankien parempaa kuntoutumista rikoksettomaan elämään ja sen myötä uusintarikollisuuden vähenemistä. Mikäli uusintarikollisuutta onnistutaan vähentämään, myös vankipaikkatarve pienenee. Analyysin tavoitteena oli määrittää paras vaihtoehto vuoden 2035 vankilaverkostoksi, jota lähdetään tavoittelemaan askel askeleelta.

Lue lisää: Vaikuttavuuden aikaansaamiseksi tuotettiin vankilaverkostoanalyysi

Case: Valtion koulukotien toiminta- ja toimitilakonsepti tukee nuorten pärjäämistä yhteiskunnassa

Valtion koulukodeissa erityisen tuen tarpeessa olevat nuoret voivat asua, opiskella ja harrastaa turvallisessa ja terapeuttisessa ympäristössä. Valtion koulukoteja ovat Lagmansgården (Pedersöre), Limingan koulutuskeskus (Liminka), Sairila (Mikkeli), Sippola (Kouvola) ja Vuorela (Vihti).

Vaikuttavuuteen ja asiakaslähtöisyyteen perustuva Valtion koulukotien toiminta- ja toimitilakonseptin kehittäminen käynnistettiin Valtion koulukotien edustajien, Senaatin ja Senaatin kumppaniverkoston yhteistyönä helmikuussa 2018. Toiminnan kehittämisen strategiseksi päämääräksi tunnistettiin nuorten syrjäytymiskehityksen katkaiseminen vahvistamalla nuorten ja heidän perheidensä toimintakykyä. Konseptia kehitettäessä muun muassa analysoitiin nuorten, vanhempien ja henkilöstön kokemuksia sekä asiakas-, palvelu-, ja tuotantoprosesseja eri koulukodeissa. Tavoitteena on entisestään kehittää tilojen terapeuttisuutta ja turvallisuutta. Konseptin kehittämisen rinnalla annettiin tukea eri vaiheissa oleville, eri puolilla Suomea meneillään oleville Valtion koulukotien toimitilahankkeille.

Lue lisää: Valtion koulukotien toiminta- ja toimitilakonsepti tukee nuorten pärjäämistä yhteiskunnassa

Case: Päivitetty poliisitalokonsepti auttaa toiminnan kehittämisessä ja tilaratkaisujen määrittelyssä

Poliisitalokonseptin päivitys käynnistettiin elokuussa 2018 Poliisihallituksen ja Senaatin yhteistyönä. Valtakunnallisesti kaikista poliisilaitoksista ja Poliisihallituksesta koottu asiantuntijajoukko yhdessä Senaatin ja sen kumppaneiden asiantuntijoiden kanssa tunnisti poliisitalokonseptin toiminnot ja tilat, joihin kohdistui päivitys- ja kehitystarpeita. Senaatin asiantuntijapalveluna toteutettu laaja-alainen ja vaikuttavuuteen tähtäävä työ valmistuu toukokuussa 2019. Työ pohjautui vuonna 2011 valmistuneeseen Poliisitalokonseptiin.

Osana poliisitalokonseptin päivitystä pilotoitiin myös erilaisia menetelmiä, kuten tilastoanalyysit sekä toimintojen ja prosessien tarkempi kuvaaminen ja simulointi. Syväsukellukseksi ydintoimintaan kutsuttu kehitysprojekti palveli valvonta- ja hälytyssektorin toimintojen ja tilojen määrittelyä luomalla uutta ja syvällistä tietoa toiminnan kehittämiseen ja tilaratkaisujen määrittelyyn. Kehitysprojektin myötä saatiin uutta ymmärrystä muun muassa valvonta- ja hälytyskäytössä olevien ajoneuvojen paikoitustilojen ja varastojen mitoitukseen sekä ominaisuuksien määrittelyyn.

Lue lisää: Päivitetty poliisitalokonsepti auttaa toiminnan kehittämisessä ja tilaratkaisujen määrittelyssä

Puolustuvoimien työ- ja oppimisympäristökonsepti yhdistää puolustusvoimien parhaiksi koetut käytännöt

Keväällä 2018 valmistunutta työ- ja oppimisympäristökonseptia hyödynnetään tulevaisuudessa kaikissa varuskunnissa ja muissa Puolustusvoimien toimipaikoissa. Konsepti keskittyy Puolustusvoimien normaaliolojen toimintaan ja toimintaympäristöön sekä joukkotuotannon eli varusmieskoulutuksen näkökulmaan. Päämääränä on luoda tehokas, yhtenäinen malli, jolla Puolustusvoimat järjestää tulevaisuudessa toimitilojaan ja niiden toimintoja parhaalla mahdollisella tavalla.

Työ- ja oppimisympäristökonseptin pääpaino on muuntojoustavissa ja monikäyttöisissä tilaratkaisuissa, tilojen yhteiskäytössä sekä uudenlaisten toimintatapojen ja työympäristöjohtamisen kehittämisessä. Tulevaisuudessa Puolustusvoimien tilat soveltuvat paremmin eri tehtäviin ja ovat viihtyisämpiä. Esimerkiksi varuskunnissa lepoaika ja palvelus olisivat aiempaa enemmän erillään. Puolustusvoimat pyrkii saamaan lisää aikaa ydintehtävien toteuttamiseen ja luomaan henkilöstölle paremmat puitteet työskentelyyn. Konsepti tukee vahvasti myös Puolustusvoimien Koulutus 2020 –hanketta.

Tietotyön suorituskykyä kehitetään Fiksun työn konseptin avulla

Uusien työnteon tapojen kehittäminen ja konseptointi vakiinnutettiin osaksi muutosjohtamista ja Senaatti kehitti työnteon tapojen uudistamiseen Fiksun työn konseptin. Konseptissa työtä tarkastellaan laaja-alaisesti kahdeksan eri osa-alueen kautta Sen avulla Senaatti ja asiakkaat voivat yhdessä tunnistaa ja määritellä parhaat tavat edistää fiksua työtä asiakkaan organisaatiossa. Fiksun työn konseptia sovellettiin jo useissa eri tyyppistä tietotyötä tekevissä organisaatioissa.

Fiksun työn (SmartWoW) -kyselyyn perustuvia tietotyön suorituskyvyn mittauksia toteutettiin useissa organisaa­tioissa. Mittaustulosten perusteella monitilaympäristöt ja uudet työnteon tavat tukevat tietotyön suorituskykyä sen kaikilla ulottuvuuksilla – niin kustannusten laskun, käytettävyyden parantumisen kuin työn tulosten aikaansaamisen muodossa. Mittausten tuloksia hyödynnettiin tietotyön suorituskyvyn kehittämisessä työympäristömuutosten yhteydessä. Fiksun työn tueksi kehitettiin johdon ja avainhenkilöiden haastatteluihin perustuva organisaatioiden kypsyysarviointi, joka otetaan käyttöön vuoden 2019 alussa.

Työ 2.0 -hanke edistää digitalisaation, fiksun työn ja uuden työympäristöajattelun omaksumista

Senaatti-kiinteistöjen, Valtiovarainministeriön, Valtiokonttorin ja Valtorin käynnistämä Työ 2.0 -hanke jatkoi koko valtionhallintoa aktivoivaa toimintaansa digitalisaation ja fiksun työn edistämiseksi. Kuluvan kauden keskeisiä aikaansaannoksia oli turvakriittisten 24/7-työtä tekevien organisaatioiden yhteisen asiakasraadin perustaminen. Lisäksi käynnistettiin yhteistyö pilottivirastojen kanssa tarkoituksena edistää ja testata konkreettisesti Työ 2.0 –tavoitteiden toteuttamista sekä tukea virastoja omien tavoitteittensa saavuttamisessa ja hyvien toimintamallien levittämisessä koko hallintoon.

Senaatin Sesam edistämään co working -ajattelua valtiolla

Monitilaympäristötyöskentelyn ja uusien työnteon tapojen konkretisoinnin kannalta merkittävää oli yhteisöllisen, koko valtionhallinnolle avoimen Senaatin Sesam-työympäristön kehittäminen ja lanseeraaminen ensin helmikuussa 2018 osaksi Senaatin Helsingin toimitiloja ja myöhemmin lokakuussa vastaavan työympäristön avaaminen Kuopiossa.

Sesamin työympäristöratkaisu toteutettiin valtion työympäristökonseptin mukaisena monitilaympäristönä.

Tavoitteena oli tarjota Senaatin asiakkaille liikkuvaa ja monipaikkaista työntekoa tukeva yhteisöllinen työympäristö, jossa valtionhallinnon työntekijät voivat kohdata ja tehdä yhteistyötä.

Sesam-konsepti luotiin palvelumuotoilua hyödyntäen ja asiakkaita osallistaen, ja se onkin otettu innostuneesti vastaan Senaatin asiakaskunnassa. Sesamin co working -konseptia kehitetään jatkuvasti saadun asiakaspalautteen perusteella. Sesamissa on käynyt vakiokäyttäjien ja kokeilunhaluisten testaajien lisäksi myös lukuisia kiinnostuneita koti- ja ulkomaisia vierailijaryhmiä.

Vuoden 2019 tavoitteet

Vuoden 2019 tavoitteena on asiakkaiden perehdyttäminen työympäristöjohtamisen toimintamalliin, jossa työympäristö fyysisenä, virtuaalisena/digitaalisena ja sosiaalisena kokonaisuutena otetaan käyttöön strategisena resurssina organisaation ydintoiminnan tueksi.

Tavoitteena on myös asiakaskokemuksen parantaminen onnistuneiden työympäristömuutosten kautta.

Yhteisöllisen ja yhteiskäyttöisen työtilan Sesam-konseptin levittämistä Senaatin omiin toimipisteisiin jatketaan. Sesamista ollaan myös tuottamassa asiakasorganisaatioiden käyttöön työympäristömallia, jonka ansaintalogiikkaa, palvelumuotoilua ja konseptointia edistetään tulevana vuonna.

Tietotyötä tekevien asiakasorganisaatioiden työympäristöjä kehitetään, suunnitellaan ja toteutetaan jatkossakin valtion työympäristökonseptia hyödyntäen. Toimistoista on edelleen aikaansaatavissa asiakkaille merkittäviä säästöjä tilankäyttöä tehostamalla ja ennen kaikkea tietotyön suorituskykyä fiksun työn kautta edistämällä. Muutosjohtamisella varmistetaan, että monitilaympäristöä myös käytetään oikein ja toimintakulttuurin muutos fiksun työnteon osalta toteutuu.

Organisaatiokohtaisia toiminnallisia konsepteja tuotetaan edelleen käyttösidonnaisia erikoistiloja tarvitsevien asiakkaiden kanssa (esim. tutkimus-, kulttuuri- ja taidelaitokset sekä osa virastoista).

Digitalisaation tuoma muutos tulee näkymään asiakkaiden työympäristöprojekteissa digitaalisten vuorovaikutusalustojen entistä laajempana käyttönä. Älykkään työympäristön soveltaminen uusille alueille, esimerkiksi sosiaaliseen työympäristöön, on tarkoitus käynnistää ja hyödyntää sen mahdollisuuksia esimerkiksi Sesam-työympäristöjen käyttökokemuksen parantamisessa entisestään.