Vastuulliset hankinnat
Yhteiskuntavastuullisesti toimiva toimittajaverkosto on keskeinen tavoite Senaatti-kiinteistöille. Senaatin verkostomainen toimintatapa edellyttää sekä verkostojohtamisen osaamista että menetelmiä.
Toimittajien työehtosopimusten, ympäristö-, työturvallisuus- ja tilaajavastuulainsäädännön sekä taloudenpitoon ja tietoturvallisuuteen liittyvien velvoitteiden noudattamista seurataan aktiivisesti. Näihin asioihin liittyvät velvoitteet ja toimittajaan kohdistuvat vaatimukset pyritään kuvaamaan jo tarjouspyynnössä ennen varsinaisen hankinnan käynnistämistä.
Senaatti-kiinteistöjen hankintaperiaatteet
Senaatti-kiinteistöjen hankintaperiaatteet määrittelevät hankintoja ohjaavat tavoitteet ja toimintatavat.
Hankintaperiaatteita ovat tuloksellisuus, vastuullisuus ja suunnitelmallisuus ja näitä periaatteita sovelletaan kaikkiin Senaatin hankintoihin.
Kaikissa hankinnoissa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita.
Senaatti-kiinteistöjen talousyksikkö vastaa hankintatoimen yleisestä johtamisesta, organisoinnista ja kehittämisestä.
Hankintatoimen johtaminen Senaatti-kiinteistöissä:
Toimittajien valinta
Senaatti-kiinteistöt on julkinen toimija ja noudattaa hankinnoissaan hankintalakia. Kilpailutuksissa käytetään valintakriteereinä sekä hintaa että laatua. Lisäksi edellytämme toimittajilta Senaatin talousrikollisuuden torjuntaohjeessa määriteltyjä vaatimuksia. Ne koskevat muun muassa tilaajavastuulain edellyttämien selvitysten toimittamista, henkilötunnisteiden käyttämistä ja urakoitsijoiden ketjuttamista. Lue lisää Talousrikollisuuden torjunta –osiosta.
Turvaselvityksiin kehitettiin Luparekisteri
Senaatti-kiinteistöjen toimittajien henkilöstölle tehdään turvallisuusselvitykset Senaatin asiakkaan toiminnan niin vaatiessa. Henkilöiden hyväksyttämiseen liittyvän tiedonhallinnan helpottamiseksi kehitettiin vuonna 2018 tietojärjestelmä Senaatin Luparekisteri, jossa hallinnoidaan keskitetysti Senaatin palveluntuottajien henkilöiden hyväksyttämisiin liittyviä tietoja ja dokumentteja.
Senaatti-kiinteistöt on ollut edelläkävijänä alallaan talousrikollisuuden torjunnassa ja ohjeistuksen kehittämisessä. Ohjeistukset ovat julkisia ja kaikkien hyödynnettävissä. Talousrikollisuuden torjuntaohjeistus löytyy Senaatti-kiinteistöjen kotisivuilta.
Hankinnat ja kehittäminen vuonna 2018
Senaatti-kiinteistöjen kokonaisostot olivat 519 miljoonaan euroa, joka on noin 81 % liikevaihdosta. Suurimmat hankinnat liittyivät investointeihin, joita tehtiin yhteensä noin 240 miljoonan euron arvosta.
Vuoden 2018 aikana tietosuoja-asetus jalkautettiin myös hankintoihin laatimalla henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot, päivittämällä hankintasopimusmallit ja tekemällä toimittajien kanssa tietosuojasopimukset.
Digitaalisuuden edistämiseksi ja lainsäädännön vaatimusten täyttämiseksi vuoden 2018 aikana, jo aiemmin rakennuttamisen hankinnoissa käytössä olleen kilpailutustyökalun käyttö määrättiin pakolliseksi ja muissa hankinnoissa otettiin käyttöön uusi kilpailutusjärjestelmä. Lisäksi hankintojen suunnitelmallisuuden parantamiseksi laajennettiin Senaatin tulevat kilpailutukset sisältävän hankintakalenterin käyttöä.
Vuoden 2018 aikana päivitettiin Senaatin hankintakategorioiden kategoriasuunnitelmat ja otettiin käyttöön hankintoja koskeva ostojen tuotteistus. Hankintaraportoinnin kehittäminen toteutetaan loppuun vuoden 2019 aikana. Muita keskeisiä tavoitteita hankintatoimen kehittämisessä vuodelle 2019 ovat muun muassa kategoriasuunnitelmien jatkokehittäminen, sopimusmallien kehittäminen ja sähköisen allekirjoituspalvelun käyttöönotto hankintasopimuksissa.
Hankintojen riskienhallinta
Vuosittain arvioimme keskeisimmät hankintojen riskit riskien ennaltaehkäisemiseksi ja pienentämiseksi. Vuoden 2019 keskeisimmät riskit liittyvät epäonnistumiseen talousrikollisuuden torjunnassa, mahdollisiin turvallisuussopimusrikkomuksiin toimittajaverkostossa ja hankintatoimen kehittämistoimenpiteiden epäonnistumiseen tai viivästymiseen.
Lisää tietoa seuraavista osoista:
Kumppanit
Talousrikollisuuden torjunta
