Riskienhallinta
Riskienhallinta on Senaatti-kiinteistöissä jatkuva prosessi. Sen avulla ennakoidaan, tunnistetaan ja torjutaan Senaatin toimintaa, toimintaympäristöä ja mahdollisuuksien tuloksellista hyödyntämistä uhkaavia tekijöitä, seurataan järjestelmällisesti riskienhallintatoimenpiteiden toteutumista sekä kehitetään toimintaa.
Senaatin riskienhallintaa ohjaavat riskienhallintapolitiikka ja riskienhallintakäsikirja. Riskienhallinnan tavoitteena on varmistaa organisaation toimintaedellytysten ja strategian toteutuminen.
Toiminnan lähtökohtana on matala riskitaso
Riski määritellään Senaatissa laajasti, jotta riskejä voidaan tunnistaa monipuolisesti sekä Senaatin omassa toiminnassa että sen toimintaympäristössä.
Senaatin riskienhallinnan lähtökohtana ovat liikelaitoksen arvot, visio ja strategiset päämäärät sekä valtion kokonaisetu. Senaatin yhteiskuntavastuullinen toiminta, laatutyö ja monet muut yhteiset toimintamallit ovat oleellinen osa Senaatin kokonaisvaltaista käytännön riskienhallintaa.
Senaatin riskinsietokyvyn ehdoton yläraja tulee viimeistään vastaan, jos riskit ja niiden kerrannaisvaikutukset voisivat vaarantaa eduskunnan ja valtiovarainministeriön vuosittain Senaatille asettamien tavoitteiden saavuttamisen oleellisilta osin.
Senaatin riskienhallinnasta ja riskienhallintapolitiikasta päättää Senaatin hallitus. Riskienhallintapolitiikan mukaisesti riskeistä ja riskienhallinnasta raportoidaan hallitukselle osana vuotuista toiminnan suunnittelua ja seurantaa ja hallitus hyväksyy vuosittaisen riskienhallintasuunnitelman.
Riskienhallintapolitiikan mukaisesti riskienhallinnan konkreettisesta organisoinnista vastaa toimitusjohtaja ja riskienhallinnan operatiivinen vastuu on talousyksiköllä.
Vuoden 2019 riskienhallintatoiminta ja riskitoteuma
Riskienhallinnan keskeistä ohjeistusta päivitettiin laajamittaisesti vuonna 2018 ja uudistetut toimintamallit otettiin ensimmäistä kertaa kokonaisuudessaan käyttöön vuoden 2019 aikana. Päivitettyyn riskienhallintaohjeistukseen tehtiin kuluneen toimintavuoden aikana vielä vähäisiä täsmennyksiä.
Senaatti tunnisti vuoden 2019 keskeisiksi riskeiksi seuraavat kolme riskiä, jotka on raportoitu Senaatin hallitukselle syksyllä 2018 ja jotka heijastavat teemoineen Senaatin vuosille 2019-2022 vahvistettua strategiaa. Riskitoteuma perustuu alustavaan arvioon.
1. Proaktiivisessa- ja/tai reaktiivisessa sisäolosuhteiden hoitamisessa epäonnistutaan
Riskinhallinnassa on onnistuttu, eikä toimintavuoden aikana ole ilmaantunut uusia merkittäviä sisäilmaongelmaisia kohteita. Senaatti on käynnistänyt strategian nollatoleranssiajattelua tukevia toimenpiteitä laajamittaisesti ja toimenpiteiden käynnistämisessä ollaan onnistuttu suunnitellusti.
Merkittävimpänä nollatoleranssia tukevana toimenpiteenä on laajan nollatoleranssiohjelman käynnistyminen. Ohjelmaan on nimetty ohjelmajohtaja ja siinä ovat mukana kaikki strategisen tavoitteen onnistumisen kannalta keskeisimmät asiantuntijat. Osana nollatoleranssiohjelmaa on nostettu merkittävästi kiinteistöjen korjausten ja kunnossapidon tasoa: vuonna 2019 käytettiin peruskorjauksiin ja -parannuksiin sekä kunnossapitoon rahaa yli 300 milj. euroa. Yleisessä yhteiskunnallisessa sisäilmakeskustelussa on ollut nähtävillä positiivista kehitystä.
2. Virastojen toimitilastrategian toimeenpano ei etene erityisesti käyttäjäsidonnaisilla asiakkailla
Riski on osittain toteutunut, sillä eräiden käyttäjäsidonnaisten asiakkaiden, kuten Poliisin ja Rajavartiolaitoksen, rahoituspohjassa on ilmennyt myös toimintavuoden 2019 aikana perusparannushankkeiden rahoituksen osalta puutteita. Senaatti ei ole pystynyt näin kaikilta osin täyttämään asiakasodotuksia käyttäjäsidonnaisten kohteiden perusparannusten osalta. Jatkossa yhteistyötä virastojen ja keskeisten ministeriöiden kanssa lisätään, jotta kaikilla on oikea tilannekuva toimitiloista ja niiden rahoitustarpeista.
Senaatti on nostanut riskin myös vuoden 2020 riskienhallintasuunnitelman keskeisiin riskeihin. Senaatissa jatketaan suunniteltujen riskinhallintatoimenpiteiden toteuttamista riskin rajoittamiseksi. Proffa-toimitilasuunnittelutyökalun käyttöönotolla on arvioitu olevan myönteinen vaikutus asiakkaan talouden suunnittelussa ja seurannassa.
3. Digitalisaation tuomia mahdollisuuksia ei kyetä hyödyntämään
Riski ei ole toteutunut ja Senaatti on onnistunut digitalisaation saralla kokeilukulttuurin ylläpitämisessä ja edistämisessä toimintavuoden aikana.
Vuoden 2020 riskit
Vuoden 2020 keskeisimmät tunnistetut riskit kytkeytyvät vahvasti Senaatin vuoden 2020 toiminnan suunnitteluun ja toiminnan ydintavoitteisiin. Riskienhallinnan näkökulmasta on tunnistettu neljä isompaa osakokonaisuutta, joihin liittyy useampia riskienhallinnan toimenpidesuunnitelmia. Senaatti tulee kuvaamaan kyseisten riskien toteumaa ensi vuoden yhteiskuntavastuuraportissa.
1. Sisäolosuhteiden stigman poistossa epäonnistutaan eikä sisäolosuhteiden tutkimisessa ja ongelmien ratkaisemisessa kyetä huomioimaan asiakasorganisaatioiden henkilöstön tunnereaktioita riittävällä vakavuudella.
2. Senaatin liian alhainen reaktionopeus toimitilaratkaisujen tuottamiseen.
3. Yhteiskäyttöisyys ei edisty.
4. Asiakkaiden heikko vuokranmaksukyky sisäolosuhteita parantavien investointien toteuttamiseksi.