Vuokraus ja palvelut

Senaatti vuokraa toimitiloja valtionhallinnolle ensisijaisesti valtion omasta kiinteistökannasta, mutta myös yksityisiltä markkinoilta silloin, kun sopivaa tilaa ei ole valtiolla tarjolla. Toimitilaratkaisut perustuvat valtion toimitilastrategian mukaisiin tavoitteisiin.

Valtion vuokrajärjestelmää kehitettiin vuonna 2019, minkä seurauksena valtioasiakkaiden vuokrauksen tulos laski lähes nollaan vuoden 2020 alussa annettavan vuokranalennuksen jälkeen.  Valtiolla on yhtenäinen vuokrajärjestelmä, jossa vuokrat perustuvat vain kuluihin.

Vuokrilla pitää pystyä pitämään kiinteistöt kunnossa ja kattamaan kiinteistöjen peruskorjaukset ja ylläpito, kuten pienkorjaukset, kiinteistövero, huoltotyöt, jätehuolto, lämmitys ja sähkö. Uusi järjestelmä on hyvä tapa jakaa kiinteistöihin kohdistuvat kustannukset läpinäkyvästi ja ennakoivasti.  Vuokrajärjestelmä ottaa huomioon myös yllättävät riskit.

Senaatin vuoden 2019 vuokraustoiminnan liikevaihto oli 646,6 (638,5) milj. euroa. Liikevaihto kasvoi 1,3 % vuodesta 2018.

Senaatilla on noin 3 200 toimitilavuokrasopimusta ja vuokrattavia tiloja 5,7 milj. neliömetriä.

Eniten sopimuksia on toimistot-toimialalla ja vuokratuloista lähes puolet tulee Etelä-Suomen alueelta pääosin pääkaupunkiseudulta.

Palveluiden kysynnällä kasvua

Senaatti myi kertomusvuonna palveluita kaikkiaan 20,1 (17,1) milj. eurolla. Myytävät palvelut muodostuvat pääosin toimitilapalveluista ja turvallisuuspalveluista.  Palveluiden myynti on kasvanut vuosittain.

Toimitilapalveluissa merkittävimmät olivat puhtauspalvelut (12,0 milj. euroa) sekä aula- ja turvallisuuspalcelut (6,9 milj. euroa)m jotka muodostivat palveluiden liikevaihdosta 94 %.. Toimitiloihin ja työympäristöihin liittyvien turvallisuuspalvelujen kysyntä kasvoi merkittävästi kuluneena vuonna.

Toimitilapalvelut organisoitiin uudelleen kertomusvuonna, jolloin puhtauspalveluille, sähköisille toimitilapalveluille ja kalustepalvelulle nimettiin tuotepäälliköt vastaamaan tuotteistaan sekä tukemaan tuotteiden myyntiä asiakkaille. Samalla alueorganisaatioihin nimettiin palvelupäälliköt, joiden tehtävänä on koordinoida palvelutuotantoa alueilla tiiviissä yhteistyössä alueen muun organisaation kanssa.

Käyttöastetiedolla tilat tehokkaaseen käyttöön

Kertomusvuonna Senaatti panosti sähköisiin toimitilapalveluihin ja muun muassa sähköisen tilavarausjärjestelmän edelleen kehittämiseen siten, että se tuottaa enemmän tietoa tilojen käytöstä. Käyttöastetiedon avulla on mahdollista saada tilat tehokkaammin käyttöön ja sitä kautta saavuttaa säästöä toimitilakustannuksissa. Varausjärjestelmä on käytössä valtakunnallisesti kaikissa Senaatin yhteiskäyttöisissä kokouskeskuksissa.

Tilavarausjärjestelmän mobiilisovellus otettiin testikäyttöön Työ 2.0 Lab:ssa joulukuussa ja sen kehittämistä jatketaan vuonna 2020. Vuoden aikana panostettiin myös sähköisten toimitilapalveluiden konseptointiin, jonka tavoitteena on selkiyttää palveluiden palvelukokonaisuutta ja helpottaa asiakkaan hankintaa.

Ympäristönäkökulman huomioiminen palveluissa

Toimitilapalveluiden kysyntä kasvaa tulevaisuudessa toimitilojen yhteiskäyttöisyyden lisääntyessä sekä asiakkaiden siirtäessä toimitiloihin liittyviä palveluita Senaatin hoidettaviksi. Palveluiden keskittämisellä saavutetaan yleensä suoria kustannussäästöjä, minkä lisäksi palveluiden tuottaminen keskitetysti mahdollistaa palveluiden kestävän hankinnan ja kehittämisen sekä ympäristönäkökulman huomioimisen yhteistyössä palvelutuottajien kanssa. Myös palveluiden sisällön muuttaminen kesken sopimuskauden asiakkaan tarpeiden muuttuessa pyritään järjestämään joustavasti.

Kiertotalous huomioidaan kaikkien palveluiden tuottamisessa, tyypillisimmillään kalustepalvelussa.

Kalusteiden hankinnan keskittämisellä on mahdollista saavuttaa suoria kustannussäästöjä sekä saada kalusteille pidempi käyttöikä, kun ne ovat osa tilaa eivätkä ole sidoksissa asiakkaaseen.

Palveluiden kilpailuttamisessa sekä palveluiden laadun kehittämisessä Senaatti-kiinteistöt toimii yhteistyössä Hansel Oy:n kanssa.