ANM flyttade från fyra olika adresser in i en aktivitetsbaserad miljö

Arbets- och näringsministeriets (ANM) värdefulla historiska byggnad på Alexandergatan 4–10, i hjärtat av Helsingfors, renoverades under ledning av Senatfastigheter till ett modernt, trivsamt och tryggt aktivitetsbaserat kontor. Ministeriets personal kunde flytta in i de nya lokalerna i oktober 2018.

Den nyklassicistiska byggnaden i empirestil intill presidentens slott härstammar från 1800-talet och är skyddad av Museiverket. Ombyggnaden inleddes 2015 och är den mest omfattande renoveringen i byggnadens historia. Renoveringsarbetet kostade omkring 21 miljoner euro och genomfördes i två faser. Vid saneringsarbetet betonades en god inomhusluft och de säkerhetslösningar som ministeriet behöver.

Senatfastigheters kundchef Mika Kankainen berättar att ursprunget till ANM:s aktivitetsbaserade kontorsmiljö går tillbaka till 2009. Då började Senatfastigheter och arbets- och näringsministeriet tillsammans utreda ministeriets behov och begrunda vilken typ av lokallösning ministeriet ska få.

ANM:s personal arbetade vid den här tidpunkten på fyra olika adresser och målet med utvecklingen av arbetsmiljön var att personalen vid ministeriet skulle placeras i två byggnader som byggs om: Södra esplanaden 4 och Alexandersgatan 4–10. Enligt konceptet skulle två tredjedelar av personalen arbeta på namngivna platser i den aktivitetsbaserade miljön och en tredjedel i egna arbetsrum. Renoveringen av lokalerna på Södra esplanaden blev färdig 2015, och samtidigt inleddes det första skedet av saneringen av Alexandersgatan 4–10.

Planerna har ändå behövt preciseras på vägen. En faktor är att det år 2010, när det ursprungliga konceptet till arbetsmiljö blev färdigt, fanns 650 anställda vid ministeriet; i dag är de 400. Enligt Kankainen har också arbetsredskapen, arbetssätten och förståelsen av aktivitetsbaserade miljöer hunnit förändras radikalt under åren.

”Världen var väldigt annorlunda för tio år sedan. Redan i ett tidigt skede insåg vi att konceptet behöver omvärderas. Vi planerade en lokallösning där alla ministeriets verksamheter förläggs till ett verksamhetsställe, det vill säga Alexandersgatan 4–10. I den nya modellen övergavs systemet med namngivna platser så nu arbetar alla i den aktivitetsbaserade miljön.”

Stans vackraste kafé

Det första skedet i ombyggnaden av Alexandersgatan 4–10 genomfördes åren 2015–2017, och saneringens andra skede blev färdigt hösten 2018. ANM:s personal arbetade under den här tiden både på Södra esplanaden och i den halvan av byggnaden på Alexandersgatan som inte var en byggplats.

”Saneringen genomfördes i gott samarbete med Museiverket. Vi hade ett gemensamt mål: att bygga moderna och högklassiga arbetslokaler för ministeriet, med hänsyn till det gamla”, berättar Aino Jalonen, sektorschef för statsrådets kansli (SRK).

Byggnaden ägs av Senatfastigheter och renoverades senast för 30 år sedan. I den ombyggnad som nu gjordes, lämnades även avlagringar från 1980-talet synliga.

Enligt Jalinen är de flesta lokalerna i ministeriernas bruk i Helsingfors centrum skyddade byggnader av värde, och var och en av dem är byggnadshistoriskt värdefull och unik. Samma saker åtkommer ändå i dem alla, såsom det nya aktivitetsbaserade greppet.

”Den största utmaningen ligger i hur 200 år gamla lokaler ska kunna anpassas till moderna arbetssätt – men enligt vår erfarenhet gör de det förvånansvärt väl. I gamla byggnader finns ofta lämpligt stora salar som passar bra för aktivitetsbaserade lösningar: en sal är ett område för tyst arbete medan en annan exempelvis är ett mer interaktivt utrymme.”

Jalonen säger att man i saneringen även ville understryka den historiska byggnadens prakt för alla medarbetare att beundra och uppleva. Byggnadens vackraste salar, som vetter mot Alexandersgatan, restaurerades omsorgsfullt.

”I stället för att de mest värdefulla delarna av huset renoverades till att bli arbetsrum för ledningen, byggdes de om till kafé och möteslokaler för personalen. Man kan rentav säga att ANM:s kafé är stans vackraste.”

Ministerierna nära intill varandra på statsrådets campus

Enligt sektorschef Aino Jalonen var en av de parter som medverkade till ändringen i ANM statsrådets förvaltningsenhet, som grundades 2015 och sköter ministeriernas lokalfrågor centraliserat.

”Vårt mål är att alla ministerier i framtiden ska arbeta i mer enhetliga lokaler på statsrådets campus, det vill säga i närheten av statsrådsborgen. Med ett avstånd på bara några kvarter fungerar såväl ministeriernas interna kommunikation som det gränsöverskridande samarbetet mer flexibelt. Det är också viktigt att lokalerna kan modifieras när funktioner och organisationsstrukturer ändras.”

Efter att ha fått vänja sig en tid, har personalen vid arbets- och näringsministeriet anpassat sig väl till sina nya lokaler. ANM:s personal- och förvaltningsdirektör Heidi Nummela berättar att medarbetarna varit mer nöjda än hon vågat hoppas på.

”Personalen vid ministeriet är mycket kritisk, men resultaten på vår senaste arbetsmiljöbarometer var goda. Folk har uttryckt uppskattning för de vackra, välfungerande och fräscha lokalerna.”

Ren inomhusluft är något som betonats i fastigheten på Alexandersgatan: budgeten för renoveringen steg från 14 miljoner till 21 miljoner euro främst på grund av att man beslutade att rengöra hela mellanbjälklaget i den gamla byggnaden.

Enligt Senatfastigheters Mika Kankainen var ett av huvudmålen ända från början att säkerställa kvaliteten på inomhusluften.

”Ventilationens tre maskinrum på vinden utvidgades och ytterligare ett byggdes för att ge tillräckligt med utrymme för den moderna ventilationstekniken. Ursprungligen hade vi tänkt bevara mellanbjälklagen, eftersom inga problem med inomhusluften observerats. För att garantera bra inomhusluft är det ändå viktigt att avlägsna diverse isoleringsmaterial, såsom havssand, byggavfall och mossor”, säger Kankainen.

Flyttfaddrar viktiga budbärare

Heidi Nummela tror att personalens snabba anpassning också berott på att en del redan hunnit arbeta i den aktivitetsbaserade miljön på Södra esplanaden. Under ändringsarbetet understödde dessutom Senatfastigheter, statsrådet och ministeriet personalen genom verkstäder och öppen kommunikation kring renoveringens olika skeden.

”En helt ny sak var att vi inom personalförvaltningsenheten inrättade en flyttfaddergrupp som förberedde flyttningen. Från varje avdelning valdes flyttfaddrar in i gruppen. Vi lyssnade till och diskuterade tillsammans de rädslor, bekymmer och frågor som flyttningen väckte. Flyttfaddrarna var viktiga budbärare till och från sina avdelningar”, berättar Nummela.

Aino Jalonen utrycker uppskattning för flyttfaddermodellen som genomförts i ministeriernas flyttningar till aktivitetsbaserade miljöer och visat sig skapa delaktighet.

”ANM:s ledning engagerade sig i flyttningen och visade det också för sin personal. Det här hade en stor innebörd för att projektet skulle lyckas. Man kan ta modell av idén och utnyttja den också i ministeriers kommande projekt med aktivitetsbaserade kontor.”

Heidi Nummela berättar att de frågor som väcktes på förhand gällde väldigt vardagliga saker, såsom huruvida det finns tillräckligt många toaletter eller tillräckligt med förvaringsutrymme för personliga saker och ytterkläder. En del vara också oroliga för om de kommer att kunna koncentrera sig i de gemensamma lokalerna eller om miljön blir för hektisk och orolig.

”Folk tränar ännu på nya arbetssätt, men något knot om själva lokalerna har egentligen inte hörts längre. Arbetsstationerna har gott och väl räckt till. Enbart under några trängseltoppar har någon blivit tvungen att leta upp en arbetsplats på en annan våning, utanför den egna avdelningen.”

Enligt Nummela har ANM:s personal varit nöjda särskilt med den ökade sociala interaktionen.

”Folk har tyckt att det är så trevligt när man råkar på andra från andra delar av byggnaden – det sker fler möten och mer interaktion än tidigare. Också de vackra lokalerna, såsom det fantastiska kaféet, har rönt mycken uppskattning. Folk uppskattar nog den värdefulla miljön på arbetsplatsen och dess läge, och de är stolta över den.