Skattebyrån och Lantmäteriverket i gemensamma lokaler i Borgå – ”Först ogillade vi det, nu är vi en arbetsgemenskap”

Arbetsmiljö & arbetsmetoder — 17.02.2021 14.57

De gemensamma lokalerna väckte till en början tvivel i ämbetshuset i Borgå, men nu känner skattetjänstemän och lantmätare redan stolthet och glädje över sina moderna arbetslokaler. Skattebyråns Pirjo Vainio och Jonna Karlsson samt Lantmäteriverkets Saija-Mariia Ropponen berättar hur den stora förändringen genomfördes mitt under coronatiden.

Utsikten från andra våningen i statens ämbetshus i Borgå är bekant för skattesekreterare Pirjo Vainio. I ett kvartssekel följde hon årstidernas växlingar från sitt arbetsrum, ända sedan ämbetshuset på Tullportsgatan 1 färdigställdes 1994.

Nu har väggarna i det forna kontorsrummet rivits och platsen har genomgått en total omvandling. Vainio omges av en ljus aktivitetsbaserad miljö och tiotals nya arbetskamrater, när 60 anställda vid skattebyrån i Borgå och 35 anställda vid Lantmäteriverket flyttade in i gemensamma lokaler i augusti 2020.

”Slutresultatet blev bra. De nya lokalerna är vackra och trivsamma. Till att börja med ogillade vi tanken på att avstå från våra egna arbetsrum, ingen av oss skrek av glädje direkt. Vi tvivlade på hur arbetet kommer att löpa tillsammans med ett annat ämbetsverk “, minns Vainio de första stämningarna.

Efter den inledande förvirringen gick det förvånansvärt smidigt. Förändringen underlättades av att skattebyråns anställda flyttade till Lantmäteriverkets dåvarande lokaler under renoveringen.

”Den gemensamma tiden med lantmätarna gjorde det lättare att anpassa sig till förändringen. Även om vi var åtskilda på olika våningar, uppstod det naturliga och trevliga möten i kafferummet. Det fanns tid att lära känna varandra och smälta det kommande.”

Pirjo Vainio ja Sarja Mariia Ropponen. — Skattesekreterare Pirjo Vainio för i slutet av dagen sin bärbara dator till sitt låsbara fack i en filtväska som skaffats för kontoret och som rymmer de viktigaste tillbehören för arbetsdagen (övre bilden).
Saija-Mariia Ropponen, expert på informationstjänster vid Lantmäteriverket pratar med Pirjo Vainio från Skattebyrån (nedre bilden).

”En gemensam arbetskultur håller på att skapas”

Saija-Mariia Ropponen, expert på informationstjänster vid Lantmäteriverket, deltog i projektets arbetsgrupp som ordförande för Lantmäteriverkets kontorsgrupp.

”Jag var budbärare mellan personalen och ledningen och förde ett flertal diskussioner med folk. Förändringsprocessen var lång och det fanns mycket att beakta – först måste vi till exempel utreda om informationssäkerheten kan beaktas, vilket är ytterst viktigt för båda ämbetsverken.”

Lantmäteriverkets personal arbetade tidigare på samma sätt som Skattebyrån i egna arbetsrum. Till skillnad från Skattebyrån som arbetade i ett ämbetshus som Senatfastigheter äger, hyrde lantmätarna sina lokaler av en privat fastighetsägare.

Saija-Mariia Ropponen ja Elina Aaltonen. — Saija-Mariia Ropponen vid Lantmäteriverket berömmer hur flexibelt förändringen genomfördes. ”Vi har en verkligt bra arbetsgemenskap och bra laganda. Ingen satt med händerna i kors, utan alla hjälpte till att genomföra projektet på ett fint sätt.” (t.v. övre bilden)
Lantmäteriverkets lokalchef Elina Aaltonen och Saija-Mariia Ropponen säger att personalen är nöjd med sin nya arbetsmiljö. ”Visserligen finslipas de gemensamma spelreglerna först efter coronatiden när läget normaliseras.” (t.h. övre bilden).
Saija-Mariia Ropponen har redan lärt sig att utnyttja olika arbetslokaler på kontoret.

”När idén om gemensamma lokaler presenterades var det klart att vi var litet tveksamma. En del ansåg att åtminstone ett eget arbetsbord skulle vara det mest trevliga alternativet – i allaktivitetslokaler finns ju inga egna platser. Nu efter flytten har många sagt att de uppskattar flexibiliteten i den nya arbetsmiljön. Det är trevligt att man själv kan bestämma i vilket slags rum och i vilken ljudvärld man vill arbeta vid olika tidpunkter”, säger Ropponen.

Ropponen anser att arbetet i de nya gemensamma lokalerna trots den exceptionella tiden har börjat smidigt och i god stämning.

”Visserligen inverkade coronan på situationen: största delen av oss har sedan förändringen huvudsakligen arbetat på distans. Vi har ännu inte på allvar fått lära oss att använda gemensamma lokaler, skapa spelregler och en gemensam arbetskultur.”

Jonna Karlsson ja Pirjo Vainio. — Skattesekreterarna Jonna Karlsson och Pirjo Vainio njuter av en kopp varmt i det stiliga kaféet, som är hjärtat på tredje våningen i ämbetsverkshuset.

”Bättre arbetsergonomi än på hemkontoret”

Skattesekreterare Jonna Karlsson har i några timmar svarat på stadsbornas skattefrågor i det avskilda rummet på andra våningen. Därefter blir det kaffepaus på tredje våningen tillsammans med kollegan Pirjo Vainio.

”De nya lokalerna är fräscha och fungerande, fönstren öppnar sig i tre riktningar och ger ljus i våningarna. Jag har huvudsakligen arbetat på distans, men hemma har jag inte en ergonomi av samma klass. Här i allaktivitetslokalen har många rum elbord, två bildskärmar, tangentbord och arbetsstolar med goda justeringsmöjligheter”, säger Karlsson.

Både Karlsson och Vainio arbetar inom kundservicen på ämbetshusets första våning några dagar i månaden. På måndagar och tisdagar använder Skattebyrån kundlokalerna och Lantmäteriverket på torsdagar och fredagar.

Båda arbetar huvudsakligen på andra våningen, som är avsedd enbart för arbete och som har olika zoner. På tredje våningen finns ett kafé, garderober, personliga förvaringsskåp och ett stort antal möteslokaler. På fjärde våningen finns telefonservicens lokaler och ett par tysta avskilda rum.

”Min tidigare arbetsplats var i ett öppet kontor, så jag hade inte samma anpassningsproblem som mina kolleger som haft egna arbetsrum. Jag anser att förändringsprocessen gick smidigt och att man lyssnade lyhört på personalen”, säger Jonna Karlsson.

Skattebyråns och Lantmäteriverkets anställda önskade att det i de gemensamma lokalerna skulle finnas egna rum, ”hembon”, där man kan diskutera också konfidentiella ärenden. De avskilda rummen placerades på andra våningen där båda ämbetsverken har sina egna områden som man kommit överens om med ett gemensamt beslut.

Även om många saker ännu kräver mycket gemensamt tänkande och omsättande av verksamhetsmodeller i praktiken, är Vainio och Karlsson från Skattebyrån och Ropponen från Lantmäteriverket eniga om att gränsstängsel mellan olika ämbetsverk hör till det förgångna.

”Vi är genuint en arbetsgemenskap. Vi väntar på att coronaläget går över och att vi äntligen får ordna en inflyttningsfest för hela gänget.”

Läs också: Gemensamma lokaler och cirkulär ekonomi är verklighet i ämbetshuset i Borgå