Aktivitetsbaserat kontor förutsätter ny verksamhetskultur

I aktivitetsbaserade kontor kan arbetsmiljön och arbetet inte längre skiljas åt, eftersom de har ett nära samband med varandra. För olika arbetsuppgifter finns egna optimala lokaler.

En arbetsstation i ett öppet utrymme är ett bra val när arbetet förutsätter växelverkan med kollegerna. Det finns avskilda rum och rum för tyst arbete som kräver koncentration och sekretess. Telefonsamtal förs i ljudisolerade telefonbås eller i avskilda rum.

Utöver förhandlingsrum som kan bokas separat finns det också grupparbetsrum. I aktivitetsbaserade kontor kan man vid behov snabbt ordna ett möte.

Fritt utbyte av tankar, idéskapande och utbyte av nyheter främjas genom olika avspända mötesplatser, såsom trivsamma hörn med länstolar. Café- och måltidslokaler kan också användas gemensamt av olika enheter och organisationer i aktivitetsbaserade kontor.

Ett aktivitetsbaserat kontor är en oslagbar kombination jämfört med de gamla lösningarna. Ingen har ett eget skrivbord, men å andra sidan är ingen längre heller bunden vid sitt skrivbord. Arbetsstället väljs utifrån vars och ens behov och egna preferenser.

Aktivitetsbaserade kontor förutsätter att alla arbetsstationer också har arbetsbord med elektrisk höjdjustering. Också arbetsstolarna ska ha goda justeringsmöjligheter.

Det finns inte endast ett korrekt sätt att använda det aktivitetsbaserade kontoret, utan varje arbetstagare skapar en lämplig version av det. Det aktivitetsbaserade kontoret kräver dock gemensamma spelregler. Arbetstagarna ska komma överens om i vilka lokaler man får diskutera högt och i vilka man ska kunna koncentrera sig helt i tystnad. När man behöver ett lugnt rum finns det utöver gemensamma tysta ”biblioteksrum” också avskilda rum.

Digitaliseringen och datatekniklösningar som ständigt utvecklas gör det möjligt att arbeta var som helst och när som helst. Alla har en bärbar dator, och datakommunikationen sköts via trådlösa nät och mobilförbindelser.

Data sparas elektroniskt och därför behövs vid arbetsstationerna inte längre många hyllmeter förvaringsutrymme för papper och pärmar. Arbetsbordet töms efter varje arbetsskift och personliga föremål flyttas från en plats till en annan, t.ex. i korgar eller kassar.

Det aktivitetsbaserade kontoret väcker känslor för och emot. Motståndarna kan ha dåliga erfarenheter av gamla tiders öppna kontor, som saknade valfriheten och flexibiliteten i det aktivitetsbaserade kontoret.

Övergången till nya slags lokaler och nya arbetsrutiner kräver noggranna förberedelser samt kompetent och lyssnande ledarskap. Helst ska personalen delta redan i planeringsskedet till exempel via workshoppar.

Projektet med att skapa den nya arbetsmiljön tar i genomsnitt ett par år. Det är bra att utnyttja denna tid för att åstadkomma en förändring i organisationens verksamhetskultur och att lära sig nya arbetsrutiner, så att den nya arbetsmiljön kan tas i drift fullt ut redan från början.

Ett nytt sätt att arbeta kräver att ledningen och hela organisationen har förtroende för individerna och att individerna åter har förmåga att hantera större helheter än tidigare och leda sig själva. Dessutom är det väsentligt att skapa nätverk och ta ansvar för att inhämta och dela med sig av information som är väsentlig med tanke på det egna arbetet.

I det aktivitetsbaserade kontoret försvinner den ålderdomliga ledningsmodellen med chefer som sitter i egna hörnrum: cheferna utför sitt arbete både psykiskt och fysiskt tillsammans med de andra.

Det aktivitetsbaserade kontoret undantränger inte växelverkan mellan människor, utan tvärtom skapar den fler möjligheter än tidigare. Trivsamma träffpunkter och gemensamma co-working-lokaler stärker utbytet av idéer och nätverksbildning över organisationsgränserna. Även virtuella verktyg, såsom videokonferenser och Skype, underlättar kontakterna och sparar tid.

För gemensamt arbete finns det i lokalerna också stora skärmar som rör sig på hjul eller fästs på väggen.

Utvecklingen av informationstekniken har gjort det möjligt för arbetstagarna att röra sig utanför arbetsplatsen bland annat för möten och distansarbete. I traditionella kontor har man också upptäckt att upp till 60 procent av arbetsstationerna är tomma under arbetsdagen.

I det aktivitetsbaserade kontoret finns det vanligen inte längre egna arbetsbord. Likaså behövs det färre kvadratmeter i kontorslokalerna än tidigare. För närvarande finns det 23 kvadratmeter per person i statsförvaltningens kontorslokaler, men antalet minskar hela tiden. Målet för lokalstrategin är 18 kvadratmeter per person i renoverade objekt och 15 kvadratmeter i nybyggnader, vilket innebär en betydande effektivisering av lokalanvändningen och därigenom kostnadsbesparingar. Övergången till det aktivitetsbaserade kontoret kräver visserligen investeringar, men eftersom det ändå totalt behövs mindre utrymme, blir den totala hyran ofta mindre än tidigare.

Eftersom det behövs färre kvadratmeter för personalen i ett aktivitetsbaserat kontor, kan flera organisationer ofta placeras i samma fastighet och delvis i gemensamma lokaler.

Det aktivitetsbaserade kontoret kräver alltså inte helt nytt byggande, utan det kan också skapas i gamla fastigheter.