När två eller flera ämbetsverk sammanförs, vad händer då? En gemensam arbetsmiljö. Varför görs de och vilken nytta ger de? Kundchefen för Senatfastigheter Karin Hukkanen och chefen för kundrelationsgruppen Ari Loukkola svarar ofta på frågor om gemensamma arbetsmiljöer.
Gemensamma arbetsmiljöer är lokaler där anställda vid två eller flera olika ämbetsverk tillsammans använder samma arbets-, paus- och personalutrymmen. Vissa ämbetsverk har egna lokaler för uppgifter som till exempel av informationssäkerhetsskäl inte kan skötas i gemensamma lokaler.
Ofta börjar förändringen när lokalerna vid ett ämbetsverk behöver repareras. Man börjar diskutera om det vore förnuftigast att skapa en gemensam arbetsmiljö med andra. Planeringen styrs av statens lokalstrategi. Senatfastigheter och ämbetsverken planerar tillsammans en arbetsmiljö där man har beaktat de behov som både strategin och kärnverksamheten i ämbetsverken ställer.
Sätten att arbeta förändras snabbt. När den digitala utrustningen, kontakterna och kompetensen har förbättrats är arbetet inte längre bundet till en enda plats, dvs. arbetet kan utföras på många olika platser. Coronapandemin har påskyndat förändringen. I många organisationer har man nu lärt sig att distansarbeta, och distansarbetet blir allt populärare.
Också kostnaderna inverkar på utvecklingen av arbetslokalerna. När flera ämbetsverk förenar sina krafter kan lokalerna byggas så att de betjänar alla användare på ett mer kostnadseffektivt, högkvalitativt och mångsidigt sätt.
De gemensamma arbetsmiljöerna minskar avsevärt koldioxidavtrycket från lokalerna och förbättrar lokaleffektiviteten.
Med säkerhetskritiska aktörer ska alltid separat granskas vilka funktioner eller arbetsuppgifter som kan skötas i en gemensam arbetsmiljö och vilka som kräver ett separat eget område, dvs ett s.k. hembo. Nästan varje ämbetsverk har ett delområde där man kan utnyttja den gemensamma arbetsmiljöns möjligheter, t.ex. möteslokaler.
Det finns ingen bransch som åtminstone inte delvis kan dra nytta av en gemensam arbetsmiljö. Gemensamma behov hittas då gemensamma diskussioner förs mellan alla parter. Varje ämbetsverk är alltid en expert inom sitt område och Senatfastigheter stöder dem i förändringsarbetet.
När till exempel Borgå skattebyrå och Lantmäteriverket flyttade in under samma tak fick bägge trivsamma gemensamma lokaler. Endast för skattebyråns telefontjänst blev man tvungen att utse en egen separat lokal.
Utgångspunkten för planeringen är en aktivitetsbaserad miljö: lokalen är gemensam, det finns inget eget skrivbord och var och en väljer sina arbetsplatser enligt sina respektive uppgifter. När planeringen inleds utreds varje användares särdrag och behovet av ett hembo. På detta sätt skapas en preliminär lokallösning som de tekniska projekterarna bearbetar vidare. Arbetet utförs alltid i nära samarbete med användarämbetsverken.
Det är svårt att avstå från sitt eget arbetsrum. En aktivitetsbaserad miljö är inte bekant för alla. Arbetsgemenskapen växer från det egna ämbetsverket till att omfatta också andra ämbetsverk. I samma lokaler finns det nya människor och nya sätt. Dessa frågor väcker till en början funderingar.
Vid förändringssituationer och behandlingen av oro stödjer Senatfastigheter ämbetsverkens ledning och övriga personal. Personalen deltar till exempel i planeringen av inredningen och skapar spelregler om hur de nya gemensamma lokalerna ska användas.
Ofta ställs också frågor om hur informationssäkerheten har beaktats. Egentligen förändras situationen inte alls. Om en anställd behandlar sekretessbelagda uppgifter, har ingen annan rätt till de uppgifterna. Detta gäller både anställda vid det egna ämbetsverket och anställda vid det andra ämbetsverket.
I en gemensam arbetsmiljö hjälper digital behandling av information till att hålla informationen hemlig. Arbetsstället väljs enligt den information som behandlas. Vid behov används sekretessfilter på skärmarna.
Det personliga ansvaret framhävs i den gemensamma arbetsmiljön. Var och en ser till att han eller hon själv behandlar uppgifterna på rätt sätt och också att han eller hon inte avsiktligt försöker se någon annans sekretessbelagda uppgifter.
Läs också:
Receptionstjänsten är en väsentlig del av många fastigheters dagliga verksamhet. Den som kommer till en fastighet möter receptionstjänsten först när hen går in och sist när hen går ut. En…
”Förberedelser inför exceptionella omständigheter blev ett centralt mål från och med februari 2022. Vi stöder starkt våra kunder i den förändrade situationen", säger Tuomas Pusa, operativ direktör på Senatfastigheter.
”Gemensamma arbetsmiljöer är en hållbar och ansvarsfull användning av lokaler. Aktivitetsbaserade kontor ökar arbetsmotivationen och samarbetet mellan olika ämbetsverk. Ämbetsverkens gemensamma servicediskar säkerställer också mångsidig kundservice”, säger Jyrki Reinikainen, projektdirektör…
I den här artikeln berättar vi om vitt byggnadsdamm, grått rumsdamm och de medel som används vid städning, så att solljuset inte avslöjar tjocka dammoln.
De gemensamma lokalerna väckte till en början tvivel i ämbetshuset i Borgå, men nu känner skattetjänstemän och lantmätare redan stolthet och glädje över sina moderna arbetslokaler. Skattebyråns Pirjo Vainio och…
Lantmäteriverket och Skatteförvaltningen är smidiga föregångare inom statsförvaltningen – i båda ämbetsverkens lokalstrategier inskrevs nya arbetssätt och allaktivitetsmiljöer redan för nästan tio år sedan. Nu arbetar 95 anställda vid ämbetsverken…
Senatfastigheter har minskat sina miljökonsekvenser under flera år, till exempel genom att minska energiutsläppen från sina fastigheter med över 70 procent. Den pågående förändringen inom arbetssätten – övergången till distansarbete…
Vem ansvarar för inomhusluften, tar man oron på allvar, har vi särskilt många problem? Anne Korpi, specialsakkunnig på inomhusförhållanden hos Senatfastigheter, besvarar frågor och ger råd om hur man ska…
Under coronapandemin förvandlades många hem till ett kontor. Senatfastigheters inneluftsexperter ger fem tips som det lönar sig att beakta när man arbetar på distans.