Goda nyheter för dem som flyttar till aktivitetsbaserade kontor! Enkäter riktade till statens personal före och efter förändringar i arbetsmiljön avslöjade att den självupplevda produktiviteten ökade med 13 procent jämfört med läget innan.
Den upplevda förbättringen i produktiviteten innebär i praktiken att människor anser att arbetet löper smidigare, att de är effektivare och uppnår en bättre kvalitet än tidigare. För kunderna kan detta resultera i bland annat bättre service.
”Resultatet att den självupplevda produktiviteten ökar i aktivitetsbaserade kontor var uppseendeväckande. Det tyder på att vi går i rätt riktning”, säger Senatfastigheters specialist på informationsarbete Heljä Franssila.
I mätningen av prestationsförmågan i informationsarbete undersöktes personalens erfarenheter av arbetslokaler, digitala verktyg, ledningspraxis, arbetsrutiner, arbetsmotivation och självupplevd produktivitet.
Den största nyheten i mätningen var att den självupplevda produktiviteten ökade med ca 13 procent. De informationsarbetare som övergått till aktivitetsbaserade kontor anser att de jämfört med kolleger som arbetar på konventionella kontor inom samma organisation kan
Konsekvenserna av förändringar i arbetsmiljön bedömdes i statsförvaltningens organisationer, där en del anställda vid samma arbetsgivarämbetsverk övergått till aktivitetsbaserade kontor medan en del inte gjort det. Läget analyserades i hela organisationen före och efter flytten till aktivitetsbaserade kontor. Konsekvenserna bedömdes genom att jämföra svaren av dem som omfattats av förändringen med svaren av dem som inte omfattats av den.
Enligt Statskontorets dataanalytiker Aleksi Kirjonen används en sådan undersökningsmetod när man vill få en bättre uppfattning om läget även utan en övergång till aktivitetsbaserade kontor.
”Upplägget var intressant med tanke på konsekvensbedömningen. Utifrån materialet kunde vi bilda tillräckligt identiska prov- och kontrollgrupper som vi sedan jämförde med varandra”, konstaterar Kirjonen.
Jämfört med anställda på konventionella kontor anser de som flyttat till aktivitetsbaserade kontor betydligt mer ofta att det finns ett tillräckligt antal lokaler för förhandlingar, konfidentiellt arbete och fullständigt tyst arbete. Dessutom var de mer nöjda än referensgruppen med elektroniska grupparbetslokaler och tillgången till verktyg som möjliggör virtuella förhandlingar.
Missnöje orsakades av arbetsplatsernas ergonomi. Även upplevelsen av att lätt få tillgång till relevant information försämrades efter flytten till nya lokaler.
”På aktivitetsbaserade kontor måste man själv justera den fysiska arbetsplatsen efter sina behov. Det tar tid att vänja sig vid att varje dag justera den. På aktivitetsbaserade kontor är tillgången till information mer beroende av förmågan att använda digitala system än av personliga pappersarkiv. Även på denna punkt framskrider anammandet av de nya arbetsrutinerna gradvis”, säger Franssila.
Även framöver kommer statsförvaltningen att sträva efter kostnadsnedskärningar. Samtidigt kommer uppgifterna för organisationerna inom statsförvaltningen knappast att minska.
”Ur personalens perspektiv innebär detta att man framöver måste klara av samma uppgifter med minst en lika stor eller en mindre personal. Vår undersökning resulterade i intressanta resultat även på denna punkt. Ett bra budskap är att anställda upplever att de nu kan prestera bättre under arbetstiden”, säger Franssila.
Hon anser dock inte att man utifrån denna undersökning kan dra slutsatsen att man klarar sig med en mindre personal, dvs. att skära ner på personalen.
”Direkta slutsatser kan inte heller dras av att förändringen i arbetsmiljön är den enda orsaken till ökningen i den självupplevda produktiviteten. Men så klart tyder undersökningen starkt på att detta är fallet.”
Franssila är glad över att resultaten även minskar oron hos Senatfastigheters kunder för att organisationens och personalens prestationsförmåga förlamas och arbetet blir ”rena rama sillsalladen” när nya lokaler och rutiner införs.
”Vi har nu bevis på att detta inte är fallet – snarare tvärtom!”
Franssila anser att medarbetarnas upplevelse av en bättre prestationsförmåga också är ett bra tecken med tanke på belastningen.
”Upplevelsen av att kunna prestera skyddar också mot överbelastning och främjar arbetshälsan.”
I analysen av Franssila och Kirjonen beaktades inte eurobelopp. Franssila påpekar att det inom statsförvaltningen är svårare att fastställa produktiviteten i euro än inom affärsverksamhet där man säljer varor eller tjänster.
”Inom statsförvaltningen påverkas produktiviteten i euro mest av verksamhetsutgifterna. De faktiska konsekvenserna i euro är att kostnaderna för lokalerna sjunker.”
”De kalkylmässiga förbättringen av den självupplevda produktiviteten kan dock estimeras. Ju bättre, vettigare och effektivare statens personal arbetar, desto bättre används de belopp som budgeterats för verksamheten – mindre går till spillo. Så klart kan den ökade kundnöjdheten och arbetshälsan även medföra konkreta besparingar på lång sikt.”
Att analysera konsekvenserna av en förbättrad arbetsproduktivitet är en mycket aktuell fråga även med tanke på landets ekonomi.
”Våra erfarenheter av den effektivitet som statsförvaltningens aktivitetsbaserade kontor medför är ett bra budskap även för organisationer och företag. Förutom att kostnaderna för lokalerna sjunker förbättras förutsättningarna för att åstadkomma resultat.
Enligt Franssila fortsätter undersökningarna om informationsarbetets prestanda, och mer material insamlas.
”Framöver får vi fler analyser av läget inom statens organisationer före och efter, och därigenom allt mer heltäckande resultat.”
1. En övergång till ett aktivitetsbaserat kontor är aldrig enbart en förändring i de fysiska lokalerna. Det är framför allt en förändring i arbetskulturen och de dagliga arbetsrutinerna. Dessa förändringar medför nytta och effektivitet samt möjligheter till förnyelse.
2. En lyckad ändring av arbetsmiljön och bevarandet av medarbetarnas prestationsförmåga när man strävar efter att sänka kostnaderna för lokalerna förutsätter att lednings- och samarbetspraxis de facto utvecklas. Ändringsledning bör påbörjas redan före omställningen och fortsätta under den och därefter.
3. Oron för att aktivitetsbaserade kontor skulle förstöra medarbetarnas produktivitet är ogrundad. Nya moderna lokaler snarare förbättrar personalens prestationsförmåga. Medarbetarnas erfarenheter av en bättre prestationsförmåga skyddar också mot överbelastning och främjar arbetshälsan.
4. En självupplevd hög produktivitet har ett nära samband med utvecklade arbetsrutiner, välbefinnande och nöjdhet.
5. En förbättrad produktivitet förbättras kundupplevelserna och personalens arbetshälsa. Detta kan resultera i besparingar.
6. Av denna undersökning kan man inte dra slutsatser av att arbetet kan utföras av en mindre personal. Men en förbättrad produktivitet underlättar i situationer då människor går i pension och nya personer inte rekryteras av sparskäl.
Senatfastigheter mäter informationsarbetares prestationsförmåga med hjälp av personalenkäter i samband med förändringar i arbetsmiljön i statens informationsarbetsorganisationer.
Undersökningen genomförs tillsammans med forskningscentralen för informationsledning NOVI vid Tammerfors tekniska universitet.
Enkätmaterialet analyserades denna gång också tillsammans med enheten för tjänster som stöder informationsledning vid Statskontoret.
Receptionstjänsten är en väsentlig del av många fastigheters dagliga verksamhet. Den som kommer till en fastighet möter receptionstjänsten först när hen går in och sist när hen går ut. En…
”Förberedelser inför exceptionella omständigheter blev ett centralt mål från och med februari 2022. Vi stöder starkt våra kunder i den förändrade situationen", säger Tuomas Pusa, operativ direktör på Senatfastigheter.
I den här artikeln berättar vi om vitt byggnadsdamm, grått rumsdamm och de medel som används vid städning, så att solljuset inte avslöjar tjocka dammoln.
När två eller flera ämbetsverk sammanförs, vad händer då? En gemensam arbetsmiljö. Varför görs de och vilken nytta ger de? Kundchefen för Senatfastigheter Karin Hukkanen och chefen för kundrelationsgruppen Ari…
De gemensamma lokalerna väckte till en början tvivel i ämbetshuset i Borgå, men nu känner skattetjänstemän och lantmätare redan stolthet och glädje över sina moderna arbetslokaler. Skattebyråns Pirjo Vainio och…
Lantmäteriverket och Skatteförvaltningen är smidiga föregångare inom statsförvaltningen – i båda ämbetsverkens lokalstrategier inskrevs nya arbetssätt och allaktivitetsmiljöer redan för nästan tio år sedan. Nu arbetar 95 anställda vid ämbetsverken…
Senatfastigheter har minskat sina miljökonsekvenser under flera år, till exempel genom att minska energiutsläppen från sina fastigheter med över 70 procent. Den pågående förändringen inom arbetssätten – övergången till distansarbete…
Vem ansvarar för inomhusluften, tar man oron på allvar, har vi särskilt många problem? Anne Korpi, specialsakkunnig på inomhusförhållanden hos Senatfastigheter, besvarar frågor och ger råd om hur man ska…
Under coronapandemin förvandlades många hem till ett kontor. Senatfastigheters inneluftsexperter ger fem tips som det lönar sig att beakta när man arbetar på distans.