Historiska Sjökasernen har betjänat utrikesministeriet i 30 år. Nu genomgår kasernen den största totalrenoveringen någonsin. Samtidigt förverkligas utrikesministeriets önskemål om att förlägga all verksamhet på samma område.
Den kulturhistoriskt värdefulla Sjökasernen, som ritats av Carl Ludvig Engel, har en lång och färggrann historia. Under de senaste årtiondena har man i kasernbyggnaderna upprätthållit Finlands relationer till andra länder sedan utrikesministeriet flyttade in i lokalerna i slutet av 1980-talet.
Maringatan 22 är belägen på en paradplats på Skatudden i Helsingfors. Nu genomgår Sjökasernen den största totalrenoveringen någonsin när Senatfastigheter sanerar byggnaderna till ett modernt aktivitetsbaserat kontor för statsrådet och lokalernas huvudsakliga användare, dvs. utrikesministeriet.
Samtidigt förverkligas utrikesministeriets 50 år gamla önskemål om att alla enheter som i dag är utspridda över Helsingfors ska få arbeta på samma ställe.
”Utrikesministeriet är ett av de största ministerierna, och när projektet är klart har Sjökasernen ca 830 arbetsplatser. Tidigare har drygt 400 personer arbetat i lokalerna. Det nya aktivitetsbaserade kontoret fäster uppmärksamhet i synnerhet vid arbetsmiljöns trivsel och säkerhet samt även representationslokalernas elegans”, berättar Senatfastigheters byggprojektchef Markku Inkeroinen.
De första rivningsarbetena på Sjökasernen började i november 2018. Utrikesministeriets personal kan flytta tillbaka till de renoverade lokalerna 2021.
”Sjökasernens nya lokaler kommer i detta skede främst att användas av utrikesministeriet, men även statsrådets kansli kommer att ha lokaler där. Dessutom finns det gemensamma lokaler, såsom mötesrum, som också kan användas av andra ministerier”, berättar projektchefen för utrikesministeriets förvaltningstjänster Anna Pakkanen, chefen för enheten vid statsrådets kansli Heikki Hovi och Senatfastigheters byggherrechef Markku Inkeroinen.
Markku Inkeroinen, som leder Senatfastigheters spetsprojekt, säger att totalrenoveringen av Sjökasernen är den största spetsprojektalliansen för närvarande – både när det gäller omfattning och eurobelopp. Man får en bild av entreprenadens storlek redan av Sjökasernens storlek: ca 26 000 kvadratmeter ska saneras.
Kasernområdet består av åtta byggnader, av vilka den äldsta och ståtligaste, dvs. Matroskasernen, blev klar i början av 1820-talet för att underlätta inkvarteringen av ryska soldater – fram till dess hade de placerats i borgerskapets hus i Helsingfors.
Matroskasernen är i dag utrikesministeriets huvudbyggnad. Den intilliggande Inkvarteringsbyggnaden för officerare ritades av C. L. Engel och blev klar 1836, och på södra sidan av gården byggdes två år senare ett sjukhus som ritades av hans assistent A.F. Grandstedt.
Matroskasernen, som hör till Helsingfors ståtligaste värdebyggnader, är i dag utrikesministeriets huvudbyggnad och också Finlands visitkort till utländska gäster (bilden ovan).
Arbetsmaskiner har ockuperat Sjökasernens gård, eftersom utrikesministeriets sista anställda flyttade till ersättande lokaler i februari 2019. Byggarbetsplatsen har ca 100 medarbetare, och på hösten kommer antalet att fördubblas (bilden nedan).
Fem nybyggnader byggdes på området på 1980-talet när det växande utrikesministeriet behövde nya lokaler. De omfattande utvidgnings- och saneringsarbetena planerades av arkitekt Erik Kråkström. Samtidigt totalrenoverades de gamla kasernbyggnaderna. Det sista saneringsobjektet, Matroskasernen, blev klart 1989.
”Ministeriet hade hela 22 verksamhetsställen runt om i Helsingfors. Alla anställda fick ännu inte plats på Sjökasernen, men antalet verksamhetsställen minskade rejält. Kasernbyggnadernas lokaler renoverades enligt den dåtida ämbetsverksarkitekturen, ofta så att varje anställd hade eget arbetsrum. Nu rivs de flesta mellanväggarna för att skapa ett nytt aktivitetsbaserat kontor,” berättar Inkeroinen.
Markku Inkeroinen tror att kontorsbåsen från 1980-talet kommer att bli ljusa efter att mellanväggarna rivits. ”Ministeriets personal kommer att bli överraskade av de nya öppna arbetsområdena 2021.”
Saneringen av Sjökasernen genomförs i två skeden: det första skedet som började i slutet av 2018 omfattar fem byggnader och det andra skedet som började våren 2019 tre byggnader. Ursprungligen skulle det andra skedet börja först efter att det första var klart och hela totalrenoveringen vara klar 2023.
Läs också: ANM flyttade från fyra adresser till ett aktivitetsbaserat kontor
Enligt Markku Inkeroinen kunde projektet genomföras snabbare när utrikesministeriet fick lämpliga ersättande lokaler i andra fastigheter som ägs av Senatfastigheter. Ännu våren 2018 verkade det som det inte fanns tillräckligt med ersättande lokaler utan att en del av personalen skulle fortsätta att arbeta på Sjökasernen fram till början av det andra skedet.
En viktig bakgrundskraft i valet av ersättande lokaler var statsrådets förvaltningsenhet som inrättades 2015 och som centraliserat ansvarar för alla ministeriers lokaler. Enhetens chef Heikki Hovi säger att statsrådets kansli som är hyresgäst på Sjökasernen utnyttjade statsrådets andra gemensamma lokaler i valet av ersättande lokaler.
”I det här projektet föll pusselbitarna på plats: totalrenoveringen framskrider effektivt enligt tidsschemat, och även utrikesministeriets flytt till de tillfälliga lokalerna utanför Skatudden löpte smidigt.”
Heikki Hovi från statsrådets kansli, Anna Pakkanen från utrikesministeriet och Markku Inkeroinen från Senatfastigheter träffas regelbundet på Sjökasernens byggarbetsplatsmöten.
Enligt Heikki Hovi är målet för SRK att alla ministerier ska arbeta i mer enhetliga lokaler framöver. Detta möjliggör utöver kontakter mellan ministerierna även sektoröverskridande och smidigare samarbete.
”En viktig aspekt är att kontorslokalerna görs mer flexibla i totalrenoveringsprojekt. Äkta dialog mellan människor är viktigt. Arbetet blir mer meningsfullt och informationsutbytet bättre ju mer personalen träffar varandra och ju mindre e-post skickas och personer reser från en plats till en annan.”
Projektchef Anna Pakkanen, som ansvarar för utvecklingen av arbetsmiljön vid utrikesministeriets förvaltningstjänster, berättar att totalrenoveringsprojektet har varit en lång process för UM:s medarbetare. UM beställde de första utredningarna redan hösten 2012, och fasen som ledde till investeringsbeslutet började våren 2016 med en granskning av kapaciteten som leddes av statsrådets förvaltningsenhet.
Även om avskaffandet av egna arbetsrum väckt en del ändringsmotstånd – många medarbetare på utrikesministeriet har ju en lång bakgrund på Sjökasernen – anser Pakkanen att medarbetarna i allmänhet är positivt inställda.
Hon berättar att personalen involverats i projektet från första början. Det är viktigt att kommunicera öppet och lyssna på människors åsikter och önskemål.
”Redan i början av saneringen bygger vi ett modellrum på Sjökasernen som liknar våra nya lokaler. Målet är att så många medarbetare som möjligt ska kunna besöka lokalerna. Vi talar om en involverande inredningsplanering: personalen kan i ett mycket tidigt skede se och påverka det nya aktivitetsbaserade kontoret.”
Läs också: Motstånd hör till förändringar – det är viktigt att lyssna
Anna Pakkanen säger att det viktigaste för utrikesministeriet är lokalernas flexibilitet och övergripande säkerhet samt sundhet och tillgänglighet utan att glömma representationsaspekten. Sjökasernen är Finlands visitkort till utländska besökare.
”I saneringen följer vi en liknande linje som i motsvarande totalrenoveringar av våra ambassader: finländsk design kommer att framhävas i synnerhet i det nya konferenscentret i huvudbyggnaden som är vårt skyltfönster för vårt land och vår höga kompetens.”
I totalrenoveringen beaktas byggnadernas varierande arkitektoniska särdrag från olika epoker noggrant. I synnerhet kasernerna från 1800-talet är byggnadshistoriskt värdefulla och unika, och saneringen genomförs i gott samarbete med Museiverket (bilden ovan).
Under trägolven i det före detta sjukhuset hittades ämnen som på sin tid var vanliga och accepterade men som i dag anses vara skadliga såsom kreosot, och de avlägsnas (bilden nedan).
Enligt Anna Pakkanen utvecklas det digitala informationsarbetet med så stora steg att den framtida fysiska, virtuella och sociala arbetsmiljön måste vara i balans.
Utrikesministeriets arbetar på nio adresser i Helsingfors centrum under totalrenoveringen, och en del av dessa verksamhetsställen är enbart ersättande.
”Vi tänker utnyttja de ersättande lokalerna maximalt genom att testa olika arbetsrutiner och -modeller. Det är viktigt att i praktiken testa vad som fungerar och vad som inte gör det.”
Pakkanen säger att förändringar inte sker rätlinjigt från utgångsläget A till målläget B.
”Organisationen bör betraktas som en process. Det som är fascinerande är att målet hela tiden är ett steg före och att vi blir mer ambitiösa när det gäller arbetet i framtiden.”
Totalrenoveringsprojektet sysselsätter Anna Pakkanen och Heikki Hovi varje vecka. ”Det här är ett stort pussel med många aktörer. Samarbetet med såväl Senatfastigheter som med byggentreprenörer, arkitekter och övriga parter har löpt väl.”
Anna Pakkanen konstaterar att den årliga rotationen på utrikesministeriet är exceptionellt stor jämfört med de andra ministerierna: vissa år kan hela 30 procent av personalen byta arbetsuppgifter.
”Det räcker alltså inte med att vi ordnar förändringsworkshoppar för våra medarbetare i Finland. Vi planerar också en sorts Tillbaka till framtiden-coachningar för dem som återvänder från utlandet. Enligt vår vision kommer vi från och med 2021 att ha moderna arbetsrutiner och -redskap i lokalerna på Sjökasernen över de nuvarande gränserna mellan avdelningar, enheter och team. ”Tillsammans – på ett nytt sätt”, såsom vår statssekreterare Matti Anttonen har konstaterat.”
Vi följer med hur totalrenoveringen av Sjökasernen framskrider i vår artikelserie.
Markku Inkeroinen, som leder totalrenoveringen av Sjökasernen, besöker regelbundet byggarbetsplatsen bland annat för att delta i möten.
”Jag besöker platsen två till tre gånger i veckan, eftersom jag måste ha en övergripande bild av läget. I det här projektet har vi ju efter stora beslut haft en hel del små beslut, som förutsätter att man känner till bakgrunden och hur projektet framskrider.”
Han berättar att arbetet fram till maj 2019 främst handlat om att riva mellanväggar, andra rivningsarbeten, avlägsnande av material och skyddande av byggnadernas skyddade drag, såsom värdefulla stengolv, trapphus och andra detaljer. Vissa nya mellanväggar har redan byggts och rör- och elarbeten påbörjats.
I saneringen förnyas Sjökasernens husteknik helt och hållet. Konstruktionerna behöver inte repareras, eftersom byggnadernas tegelstomme och mellangolv av virke från 1800-talet och de nyare delarnas betongstomme är i bra skick.
Dessutom har konstruktionerna tätats så att eventuella bobbor i ytterväggarna inte kommer in.
”På Senatfastigheter har vi nolltolerans för problem med inomhusluften. Saneringen av Sjökasernen har framskridit planenligt, men man stöter alltid på överraskningar när man river gammalt. Under trägolven i det före detta sjukhuset hittades ämnen som på sin tid var accepterade men som i dag anses vara skadliga såsom kreosot, och de avlägsnas”, berättar Inkeroinen.
Byggentreprenören på Sjökasernen är NCC, som även varit involverad i utvecklingen och planeringen av projektet. Byggarbetsplatsen har ca 100 medarbetare, och på hösten kommer antalet att fördubblas. Huvudplaneraren för totalrenoveringen är LPR-arkkitehdit, byggnadsplaneraren Pontek, VVS-planeraren Maaskola och elplaneraren Granlund.
Receptionstjänsten är en väsentlig del av många fastigheters dagliga verksamhet. Den som kommer till en fastighet möter receptionstjänsten först när hen går in och sist när hen går ut. En…
”På våren publicerade Sitra rapporten Megatrender 2023 med ett mycket allvarligt budskap. Den viktigaste megatrenden i dag är att naturens bärkraft håller på att falla sönder och de miljömässiga, ekonomiska…
”Förberedelser inför exceptionella omständigheter blev ett centralt mål från och med februari 2022. Vi stöder starkt våra kunder i den förändrade situationen", säger Tuomas Pusa, operativ direktör på Senatfastigheter.
I den här artikeln berättar vi om vitt byggnadsdamm, grått rumsdamm och de medel som används vid städning, så att solljuset inte avslöjar tjocka dammoln.
I Joensuu vid Kauppakatu 40 byggs flera statliga ämbetsverks gemensamma lokaler och kundservice. I samband med reparationen förbättras fastighetens inomhusförhållanden genom att hustekniken förnyas genomgående. Utöver fungerande ventilation och uppvärmning…
När två eller flera ämbetsverk sammanförs, vad händer då? En gemensam arbetsmiljö. Varför görs de och vilken nytta ger de? Kundchefen för Senatfastigheter Karin Hukkanen och chefen för kundrelationsgruppen Ari…
De gemensamma lokalerna väckte till en början tvivel i ämbetshuset i Borgå, men nu känner skattetjänstemän och lantmätare redan stolthet och glädje över sina moderna arbetslokaler. Skattebyråns Pirjo Vainio och…
Lantmäteriverket och Skatteförvaltningen är smidiga föregångare inom statsförvaltningen – i båda ämbetsverkens lokalstrategier inskrevs nya arbetssätt och allaktivitetsmiljöer redan för nästan tio år sedan. Nu arbetar 95 anställda vid ämbetsverken…
Senatfastigheter har minskat sina miljökonsekvenser under flera år, till exempel genom att minska energiutsläppen från sina fastigheter med över 70 procent. Den pågående förändringen inom arbetssätten – övergången till distansarbete…