Från två våningar till en, från båskontor till aktivitetsbaserat kontor

Ljuset flödar in genom de stora fönstren. Det reflekteras från elementglasväggarna med karmar i ek som väntar på att transporteras bort i en prydlig hög vid hissarna. Snart blir det betydligt mer öppet i LMV:s lokaler i Åbo: väggar rivs i rasande fart när det föråldrade båskontoret ersätts med ett nytt och fräscht aktivitetsbaserat kontor hösten 2018.

”Efter renoveringen kan vår personal återvända till en trivsam, funktionell och modern arbetsmiljö. Samtidigt ökar vår lokaleffektivitet medan våra kostnader sjunker. Ändringsarbetena är med andra ord helt i linje med statens och vår lokalstrategi”, säger LMV:s lokalchef Tarja Ek.

Utsikten över Självständighetsplatsen och Aura å från de översta våningarna i Statens ämbetshus är magnifik. Vyn mot Idrottsparken är ett frodigt parklandskap.

Framöver blir det ännu lättare att beundra den fina utsikten när man blir av med arbetsrummen för en eller två personer längs med korridoren.

Tommi Tirkkonen (till vänster) från Turun Rakennustiimi som ansvarar för arbetsledningen, Senatfastigheters specialsakkunnig Sinikka Selänne, LMV:s registerchef Merja Hakamäki, lokalchef Tarja Ek och kartläggare Jarmo Kemppainen besökte byggarbetsplatsen (bilden ovan).

Inredningsplaneringen spelar en stor roll på aktivitetsbaserade kontor. Senatfastigheter har tagit fram en enhetlig image för Statens ämbetshus samt väljer och konkurrensutsätter inredningen i alla lokaler. ”Inredningens färgskala kan varieras, men i övrigt är inredningsalternativen de samma för varje ämbetsverk. Det är lätt att renovera: den enhetliga imagen bevaras oberoende av vem som använder lokalerna”, berättar Sinikka Selänne (bilden nedan).

Allt öppnare och fräschare lokaler

Senatfastigheter äger ämbetshuset som blev klart 1967 och som planerades av arkitekterna Risto-Veikko Luukkonen och Helmer Stenroos. Byggnaden med sin imponerande fasad i koppar är belägen på en central plats bredvid Åbo stadsteater och Wäinö Aaltonens museum.

LMV:s personal använde tidigare drygt hälften av ämbetshusets sjunde våning och hela åttonde våningen. Efter renoveringen som blir klar i oktober fortsätter hela personalen med undantag för kundtjänsten arbetet på det splitternya aktivitetsbaserade kontoret på sjunde våningen.

Enligt Tarja Ek innebär övergången till en våning dock inte trångare lokaler, utan tvärtom.

”När väggar avlägsnas ökar ljuset, öppenheten och fräschheten i lokalerna.”

Väggar försvinner när Senatfastigheter renoverar ämbetshusets sjunde våning till ett modernt och ljust aktivitetsbaserat kontor för LMV. I samband med totalrenoveringen av ämbetshuset 2013 planerades arbetsrummens mellanväggar så att de lätt kan avlägsnas, och därför har rivningsarbetet framskridit snabbt och smidigt.

LMV har totalt 40 verksamhetsställen från Mariehamn till Ivalo. I Åbo finns 119 anställda.

Tarja Ek berättar att LMV började tillämpa sin lokalstrategi 2014 och ställde höga krav på en bättre lokaleffektivitet. Då var lokaleffektiviteten 36 kvadratmeter per anställd, och nu är siffran 21,7 kvadratmeter. Målet för 2020 är 15 kvadratmeter.

”Vi planerade de första aktivitetsbaserade kontoren i Uleåborg, Tavastehus och Björneborg. Åbo är det åttonde verksamhetsstället som vi omvandlar till ett aktivitetsbaserat kontor. Redan nu har det blivit klart att beslutet var korrekt och att den gamla arbetsrumsmodellen inte stöder dagens arbetsrutiner. Trots ett litet motstånd mot förändringarna i början har nöjdheten med arbetsmiljön stigit enligt enkäter, och samarbetet har förbättrats.”

Enligt Ek motsvarar bra lokaler människors olika arbetsrutiner och -behov.

”Det behövs lokaler för interaktivt arbete, tyst arbete, teamarbete, möten med kolleger och fri samvaro. På aktivitetsbaserade kontor är lokalerna ett verktyg på samma sätt som till exempel en dator: du kan byta plats beroende av vad du håller på med. Enligt studier stöder aktivitetsbaserade kontor informationsarbete och ger personer en möjlighet att själva besluta i hurdana lokaler och ljudmiljöer de vill arbeta.”

LMV:s Tarja Ek och Senatfastigheters Sinikka Selänne är glada över att förändringen kom snabbt i gång. LMV:s lokaleffektivitet per anställd i Åbo var tidigare 19,4 kvadratmeter, men i de nya lokalerna är den 12,7 kvadratmeter. Kontakterna mellan LMV:s verksamhetsställen upprätthålls främst via Skype och Lync, och det nya aktivitetsbaserade kontoret stöder i hög grad detta elektroniska samarbete.

Senatfastigheter engagerar sig starkt i förändringen

Senatfastigheters specialsakkunnig Sinikka Selänne berättar att den pågående renoveringen av LMV:s lokaler berodde på att Åboenheten vid magistraten i Sydvästra Finland hade akut utrymmesbehov.

”Före julen 2017 började vi få alarmerande signaler från magistraten: personalen hade redan en längre tid haft symptom på grund av inomhusluften i magistratens lokaler, som hyrts av en privat fastighetsägare. Magistraten ville flytta, och vi på Senatfastigheter hjälpte dem. Vi anlitade till exempel våra jurister för att häva deras hyresavtal.”

Under Selännes ledning ordnade Senatfastigheter inom några veckor tillfälliga lokaler åt magistraten på tre adresser: Statens ämbetshus, FPA:s lokaler vid Eriksgatan i Åbo och Heikkilä kasern.

”De rentav flydde från sina gamla lokaler”, berättar hon.

Det var klart att magistraten inte kunde verka på flera adresser en längre tid. Därför började Sinikka Selänne reda ut det övergripande läget för ämbetshusets hyresgäster och deras utrymmesbehov.

”Lantmäteriverket hade gott om utrymme, och vi hade redan tidigare gett andra ämbetsverk delar av deras extra lokaler. Eftersom jag visste att de planerade att så småningom övergå till ett aktivitetsbaserat kontor kom jag med ett förslag till LMV och räknade ut att hela personalen ryms på sjunde våningen – med samma lokaleffektivitet som NTM-centralen och TE-byrån i Egentliga Finland som också har sina lokaler i ämbetshuset. Jag visste också att LMV:s personalresurser var sysselsatta på annat håll och därför föreslog jag att Senatfastigheter skulle överta ett större ansvar för genomförandet av förändringarna.”

Efter förhandlingarna blev LMV intresserat av planen, och samtidigt blev det klart för Selänne att hela magistraten får plats på den lediga åttonde våningen. Utöver renoveringen och anskaffningen av ny inredning kom Senatfastigheter överens om att hjälpa LMV med flytten till tillfälliga lokaler, inredningen av dem, beräknandet av flyttkostnaderna samt inventeringen och flyttningen av inredningen.

”Bitarna föll lätt på plats. Man kan säga att LMV räddade magistraten.”

PatinoidustaStatens ämbetshus som är känt för sin patinerade kopparfasad är beläget på en fin plats vid Aura å i Åbo. Totalrenoveringen av byggnaden till ett modernt kontorshus blev klar 2013.

Ämbetshuset kan ändras flexibelt

Sinikka Selänne och Tarja Ek är nöjda med det ömsesidiga öppna, dialogbaserade och smidiga samarbetet och anser att den snabba tidtabellen för ändringarna annars inte skulle ha varit möjlig.

”Vi började tillsammans planera det nya aktivitetsbaserade kontoret genast i januari 2018. Senatfastigheters ledning talar mycket om att projekt av denna typ tar för lång tid och att de bör genomföras lite snabbare. Jag bestämde mig för att testa hur snabbt vi kan fixa det hela”, säger Selänne med ett skratt.

Hon menar att LMV:s personal hängt väl med under renoveringens snabba framskridande.

”Så klart väckte det också en del frågor, eftersom personalen hade informerats om att inget skulle ske på ett tag, men plötsligt påbörjades omvandlingen till ett aktivitetsbaserat kontor. De arbetade ju i relativt nya lokaler, trots att de hade traditionella arbetsrum.”

År 2009 påbörjade Senatfastigheter en totalrenovering av Statens ämbetshus: byggnaden renoverades i tre faser på in- och utsidan. Endast betongstommen blev kvar. Den omfattande renoveringen av byggnaden till ett modernt kontorshus blev klar 2013. Enligt Selänne var det redan då klart att förändringarna skulle fortsätta.

”Vi agerade proaktivt. Byggnaden skulle inte enbart bli hälsosam och säker utan också lätt att förändra. Vi konstruerade till exempel ett decentraliserat ventilationssystem, som är lätt att justera och effektivisera. Alla arbetsrums mellanväggar blev systemväggar, som i samband med de senare förändringarna har visat sig vara en guldgruva: Väggarna är lätta att lösgöra och montera på nytt. Tack vare de lätta konstruktionerna kan vi renovera lokalerna snabbt och förmånligt.”

Före totalrenoveringen av Statens ämbetshus 2013 arbetade knappt 400 personer i byggnaden. ”Då räknade vi ut att huset kan rymma tusen personer. Då verkade siffran stor, men nu närmar vi oss denna gräns”, berättar Sinikka Selänne.

Workshoppar är viktiga i ändringsledning

Tarja Ek berättar att LMV:s personal har arbetat på två adresser under renoveringen: på åttonde våningen i ämbetshuset där lokalerna komprimerades så mycket som möjligt och i tillfälliga lokaler i Heikkilä – i samma byggnad där magistraten har sina tillfälliga lokaler.

”I ändringsledning är det viktigt att personalen informeras öppet om planerna, att den blir hörd och att de får information om arbetets framskridande.”

LMV ordnade det första informationsmötet för personalen i januari 2018. I mars deltog personalen i workshoppar som leddes av Senatfastigheters specialsakkunnig i ändringsledning Pertti Siekkinen och där man diskuterade de möjligheter som den nya arbetsmiljön medför och uppmuntrade till öppen dialog.

LMV:s kundtjänst som under renoveringen hade arbetat i tillfälliga lokaler hörde till de första som flyttade in i de nya lokalerna i september.

”Vi gick tillsammans igenom grundläggande frågor såsom vad ett aktivitetsbaserat kontor är och hur det förändrar arbetsrutinerna. I september ordnade vi dessutom två processpecifika workshoppar där personalen konkret gick igenom vilka förändringar det aktivitetsbaserade kontoret medför med tanke på de egna arbetsuppgifterna. Detta har visat sig vara mycket viktigt, eftersom det hjälper personalen att förbereda sig på övergången till den nya arbetsmiljön och på att lära sig nya arbetsrutiner”, berättar Ek.

Hon anser att det är viktigt att LMV har kunnat utveckla sin arbetsmiljö på lång sikt tillsammans med Senatfastigheter.

”Kundrelationen är snarare ett partnerskap, och Senatfastigheters medarbetare känner våra koncept som sina egna fickor. I vårt samarbete är Senatfastigheters nyckelperson kundchef Riitta Sirén, och vi samarbetar intensivt med henne på ett nationellt plan. Här i Åbo har samarbetet med Sinikka Selänne, byggherrechef Tarja Hietamäki och fastighetschef Petri Nurmio löpt utmärkt. Man lyssnar på oss, och om problem dyker upp reagerar man snabbt på dem.”

I följande del i artikelserien utreder vi hur LMV:s personal förbereder sig på övergången till ett aktivitetsbaserat kontor och hur den upplever förändringen.