Ett aktivitetsbaserat kontor är mycket annat än ett antal olika slags rum och lokaler. Det innebär ett nytt sätt att utföra och leda arbetet.
I dag är kontorsarbete inte längre bundet till tiden, platsen eller det egna arbetsrummet. Arbete kan utföras flexibelt i hemmet eller till exempel på ett tåg eller kafé – även under andra tider än traditionellt från åtta till fyra.
Stela kontorslösningar stöder inte längre arbetet i dag och därför inte heller arbetsmålen. Därför är aktivitetsbaserade kontor lösningen.
Aktivitetsbaserade kontor förutsätter en ny verksamhetskultur inom organisationen och nytt sätt att utföra och leda arbetet. I dem förenas fysiska lokaler med digitala, virtuella och sociala dimensioner. Arbetet utförs med laptop och mobiltelefon i trådlösa nät. Exempel på den virtuella dimensionen är Skype-möten. Moderna lokaler främjar kontakterna på arbetsplatsen och även kontakterna över organisationsgränser.
Chefen för Senatfastigheters arbetsmiljöenhet Reetta Ripatti-Jokela berättar att man ännu för tio år sedan ansåg att utvecklingen av arbetsmiljön var en lite väl radikal idé. I dag anses förändringen vara nödvändig.
”Traditionella kontor med arbetsrum börjar vara historia inom statsförvaltningen. Man kan inte låta bli att följa med utvecklingen en längre tid, för då slutar utvecklingen av organisationen och resultaten lider.”
Nyaste nytt representeras av Senatfastigheters Sesam i Sörnäs i Helsingfors. Alla anställda inom statsförvaltningen kan komma dit för att testa hur det är att arbeta i ett aktivitetsbaserat kontor. Samtidigt kan man träffa nya kolleger.
I ett aktivitetsbaserat kontor kan arbetsmiljön och själva arbetet inte längre separeras från varandra, eftersom de går in i varandra. Olika arbetsuppgifter har egna optimala lokaler.
Ett arbetsbord i ett kontorslandskap är ett bra val när arbetet kräver växelverkan med kolleger. För arbete som kräver koncentration och konfidentialitet finns det tysta rum. Telefonsamtal sker i ljudisolerade bås eller tysta rum.
Vid sidan av mötesrum som bokas separat finns det också grupparbetsrum. I ett aktivitetsbaserat kontor kan möten ordnas snabbt.
Olika mötesplatser, såsom trivsamma hörn med fåtöljer, när kreativt tankeutbyte, idékläckning och socialt umgänge. Kaféer och matsalar kan vara gemensamma för olika enheter och organisationer.
Ett aktivitetsbaserat kontor är en överlägsen lösning jämfört med gamla modeller. Ingen har ett eget arbetsbord, men å andra sidan är ingen heller fastkedjad vid sitt arbetsbord. Man väljer arbetsplats efter sina aktuella behov och preferenser.
På ett aktivitetsbaserat kontor kan arbetsborden justeras elektriskt så att alla hittar en lämplig arbetsställning. Även stolarna ska gå att justera ordentligt.
Aktivitetsbaserade kontor har inte ett korrekt användningssätt, utan varje medarbetare bearbetar dem enligt sina preferenser. Aktivitetsbaserade kontor kräver dock gemensamma spelregler. Medarbetarna kommer bland annat överens om i vilka lokaler man får diskutera ljudligt och i vilka det ska vara helt tyst. När man behöver rogivande lokaler finns det utöver tysta ”biblioteksrum” även enskilda tysta rum.
Digitaliseringen och den fortlöpande utvecklingen av IT-lösningar gör det möjligt att utföra arbetet var och när som helst. Alla har sin laptop, som är uppkopplad till ett trådlöst nät.
Eftersom data sparas elektroniskt behövs det inte hyllor för papper och mappar. Arbetsbordet städas efter varje arbetspass, och personliga föremål bärs från ett ställe till ett annat i till exempel korgar eller kassar.
Aktivitetsbaserade kontor väcker känslor för och emot. Motståndare kan ha dåliga erfarenheter av gammalmodiga kontorslandskap som saknade valfriheten och flexibiliteten på aktivitetsbaserade kontor.
Övergången till nya lokaler och nya arbetssätt kräver omsorgsfulla förberedelser och lyssnande ledarskap. Det är bra att involvera personalen redan i planeringen till exempel genom att ordna workshoppar.
Det tar i allmänhet några år att rigga upp en ny arbetsmiljö. Det är bra att använda tiden till att åstadkomma en ny operativ kultur inom organisationen och etablera nya arbetsrutiner, så att den nya arbetsmiljön kan införas helt från första början.
Nya arbetsrutiner kräver förtroende för individer av ledningen och hela organisationen och av individer förmåga att hantera större helheter och leda sig själva. Dessutom är det väsentligt att inhämta och dela relevant information genom nätverkande och ansvarstagande.
På ett aktivitetsbaserat kontor försvinner föråldrade ledningsmodeller med hörnrummen: cheferna arbetar både psykiskt och fysiskt tillsammans med andra.
Aktivitetsbaserade kontor tränger inte undan växelverkan mellan människor utan skapar tvärtom ännu mer möjligheter för det. Trivsamma mötesplatser och gemensamma co-working-lokaler möjliggör kreativitet och nätverkande över organisationsgränser. Även virtuella verktyg, såsom videokonferenser och Skype underlättar kontakter och sparar tid.
För att främja samarbetet finns det i lokalerna också stora tv-skärmar på hjul eller på väggen.
Utvecklingen av IT har gjort det möjligt för anställda att röra sig utanför arbetsplatsen, till exempel möten och distansarbete. På konventionella kontor kan hela 60 procent av arbetsplatserna vara tomma under arbetsdagen.
På aktivitetsbaserade kontor finns det i allmänhet inga personliga arbetsbord. Därför behövs det färre kvadratmeter. På statsförvaltningens kontor finns det i dag 23 kvadratmeter per person, men antalet minskar hela tiden. Målet enligt kontorsstrategin är 18 kvadratmeter per person i objekt som totalrenoveras och 15 kvadratmeter i nybyggen, vilket innebär en avsevärt effektivisering av lokalanvändningen och medföljande kostnadsnedskärningar. En övergång till aktivitetsbaserade kontor kräver visserligen investeringar, men eftersom det behövs mindre yta är den totala hyran i allmänhet lägre.
Eftersom aktivitetsbaserade kontor kräver färre kvadratmeter per anställd, kan flera organisationer få plats i samma fastighet och gemensamma lokaler. Detta är fallet vid till exempel Kyrkogatan 12, i Helsingfors som inhyser personal från inrikesministeriet, utrikesministeriet och statsrådets kansli. Patent- och registerstyrelsen har flyttat in i Statskontorets hus vid Sörnäs strandväg 13.
Aktivitetsbaserade kontor behöver alltså inte helt nya byggnader, utan kan också konstrueras i gamla fastigheter. Ett exempel på detta är Senatfastigheters egna lokaler i Sörnäs i Helsingfors. De finns i en gammal spannmålssilo och ett rotfruktslager.
I dag arbetar över 14 000 statsanställda på aktivitetsbaserade kontor. Dessutom har Senatfastigheter färdiga kontorskoncept för 35 000 statsanställda, men konkreta åtgärder har ännu inte vidtagits i dessa objekt.
Chefen för Senatfastigheter arbetsmiljöenhet Reetta Ripatti-Jokela har utvecklat arbetsmiljöer i 20 år, varav 15 år inom Senatfastigheter. Kontorskoncept har utvecklats förutom för ämbetsverk och ministerier även för många specialobjekt, såsom laboratorier, polisstationer, fängelser och kulturinstitutioner.
”I själva verket en har staten blivit en föregångare på området. Senatfastigheter har spridit arbetsmiljötänkande utöver till sina kunder även mer allmänt i olika nätverk inom fastighetssektorn och har deltagit i otaliga forsknings- och utvecklingsprojekt i både Finland och utomlands”, berättar Ripatti-Jokela.
När en statlig organisation bestämmer sig för att övergå till ett aktivitetsbaserat kontor erbjuder Senatfastigheter sin expertis även inom ändringsledning.
”Ändringsledning kan inte outsourcas utan måste utgå från organisationen. Enskilda statliga organisationer står inför sådana stora kontorsändringar med ca tjugo års intervall, men det här är vårt jobb – Senatfastigheter har hela tiden pågående projekt för aktivitetsbaserade kontor runt om i Finland. Vi erbjuder kunderna vår erfarenhet och våra metoder och verktyg.”
Enligt Senatfastigheters utredningar har de statliga organisationer och deras anställda som övergått till aktivitetsbaserade kontor i allmänhet varit mycket nöjda.
”Nöjdheten syns kanske inte genast på inflyttningsdagen utan efter ett tag när man ser hur de nya lokalerna fungerar. I allmänhet är det så att ju större förändringen är, desto nöjdare är användarna. Största delen säger att de inte vill återvända till de gamla lokalerna.”
Receptionstjänsten är en väsentlig del av många fastigheters dagliga verksamhet. Den som kommer till en fastighet möter receptionstjänsten först när hen går in och sist när hen går ut. En…
”Förberedelser inför exceptionella omständigheter blev ett centralt mål från och med februari 2022. Vi stöder starkt våra kunder i den förändrade situationen", säger Tuomas Pusa, operativ direktör på Senatfastigheter.
I den här artikeln berättar vi om vitt byggnadsdamm, grått rumsdamm och de medel som används vid städning, så att solljuset inte avslöjar tjocka dammoln.
När två eller flera ämbetsverk sammanförs, vad händer då? En gemensam arbetsmiljö. Varför görs de och vilken nytta ger de? Kundchefen för Senatfastigheter Karin Hukkanen och chefen för kundrelationsgruppen Ari…
De gemensamma lokalerna väckte till en början tvivel i ämbetshuset i Borgå, men nu känner skattetjänstemän och lantmätare redan stolthet och glädje över sina moderna arbetslokaler. Skattebyråns Pirjo Vainio och…
Lantmäteriverket och Skatteförvaltningen är smidiga föregångare inom statsförvaltningen – i båda ämbetsverkens lokalstrategier inskrevs nya arbetssätt och allaktivitetsmiljöer redan för nästan tio år sedan. Nu arbetar 95 anställda vid ämbetsverken…
Senatfastigheter har minskat sina miljökonsekvenser under flera år, till exempel genom att minska energiutsläppen från sina fastigheter med över 70 procent. Den pågående förändringen inom arbetssätten – övergången till distansarbete…
Vem ansvarar för inomhusluften, tar man oron på allvar, har vi särskilt många problem? Anne Korpi, specialsakkunnig på inomhusförhållanden hos Senatfastigheter, besvarar frågor och ger råd om hur man ska…
Under coronapandemin förvandlades många hem till ett kontor. Senatfastigheters inneluftsexperter ger fem tips som det lönar sig att beakta när man arbetar på distans.