Joensuussa yli 90 % tyytyväisiä yhteisiin työympäristöihin
Joensuussa toteutettiin ensimmäinen tutkimus käyttäjien kokemuksista siirryttäessä valtion yhteisiin toimisto- ja asiakaspalvelutiloihin. Senaatti-kiinteistöjen peruskorjaaman Joensuun virastotalon valtion yhteisen työympäristön ja yhteisten asiakaspalvelutilojen käyttäjille suunnatun asiakaspalautekyselyn mukaan yli 90 prosenttia asiakaspalautekyselyn vastaajista kokee fyysiset toimistotilat viihtyisiksi ja toimiviksi.
Joensuun uusi virastotalo on osa valtion palvelu- ja toimitilaverkkouudistusta, jonka tavoitteena on koota valtion käyntiasiointi yhteisiin asiakaspalvelupisteisiin. Samalla eri virastojen työntekijät siirtyvät työskentelemään yhteiseen työympäristöön. Työympäristöratkaisuna on nykyaikaisia työnteon tapoja tukeva monitilaympäristö, jossa on tarjolla monipuolisesti erilaisia työtiloja niin rauhalliseen yksilötyöskentelyyn kuin palavereihin ja ryhmätyöhön.
Fyysisiin toimistotiloihin ollaan tyytyväisiä, yhteisöllisyydessä petrattavaa
Uusiin tiloihin muuttaneille virastojen työntekijöille tehdyssä asiakaskyselyssä yli 90 prosenttia vastaajista kokee fyysiset toimistotilat viihtyisiksi ja toimiviksi. Kiitosta toimistotilat saavat erityisesti mahdollisuudesta tietoturvalliseen työskentelyyn, tietoliikenneyhteyksien toimivuudesta ja yhdessä sovittujen pelisääntöjen toteutumisesta.
Tyytyväisiä toimistotilojen käyttäjät ovat myös siihen, että tilojen käyttäjät tuntevat tietoturvallisen työskentelyn pelisäännöt ja noudattavat niitä, sekä henkilökohtaisten ja toimistotilojen ICT-laitteiden toimivuuteen.
Kehitettävää puolestaan löytyy yhteisöllisyydessä ja viestinnässä yli organisaatiorajojen, oman organisaation sisäisen yhteisöllisyyden toteutumisessa ja ICT-ongelmien ratkaisemisen ripeydessä ja helppoudessa.
Kehitystoiveet keskittyvät suurelta osin organisaatiorajat ylittävän viestinnän toimivuuteen ja kattavuuteen. Yli puolet vastaajista kokee yhteisten tilojen lisänneen kuitenkin jo nyt vuorovaikutusta eri organisaatioiden välillä.
Yhteisille asiakaspalvelutiloille kiitosta turvallisuudesta, käytännön toimintatavat hakevat vielä muotoaan
Joensuussa asiakkaita palvellaan eri virastojen yhteisissä asiakaspalvelupisteissä. Yhteisissä asiakaspalvelutiloissa työskenteleminen koetaan kyselyssä turvalliseksi. Kiitosta kyselyyn vastanneet 26 asiakaspalvelutiloissa työskentelevää vastaajaa antavat yhteisten palveluhuoneiden ja -pisteiden pelisääntöjen toimivuudesta ja niiden noudattamisesta, yhteisen asiakaspalvelun roolien toimivuudesta ja yhteistyön sujuvuudesta sekä siitä, että asiakas pystyy hoitamaan asiakaspalvelutiloissa asiansa anonyymisti ja tietosuoja huomioiden. Lisäksi vastaajat kokevat, että yhteiset asiakaspalvelutilat tekevät asioiden hoitamisesta asiakkaille aiempaa helpompaa ja mahdollistavat entistä paremman asiakastyytyväisyyden.
Käytännön toimintatapojen vakiinnuttaminen on Joensuussa vielä työn alla. Vastaajien mukaan on tärkeä lisätä samoissa asiakaspalvelutiloissa toimivien viranomaisten tietoisuutta toistensa keskeisistä palveluista, jotta asiakas osataan tarvittaessa ohjata toisen viranomaisen luo.
Joensuun virastotaloa kehitetään vastaamaan täysimääräisesti palvelu- ja toimitilaverkkohankkeen konsepteja
Joensuun uusi virastotalo on osa valtion palvelu- ja toimitilaverkkouudistusta, jonka tavoitteena on koota valtion käyntiasiointi yhteisiin asiakaspalvelupisteisiin 2020-luvun aikana ja samalla tehostaa valtion tilankäyttöä, kun virastot muuttavat yhteiskäyttöisiin toimistotiloihin. Joensuun virastotalo tarjoaa nykyaikaisen yhteisen työympäristön kymmenelle valtion virastolle, minkä lisäksi sinne on toteutettu yhteiset asiakaspalvelutilat Digi- ja väestötietovirastolle, Maanmittauslaitokselle sekä TE-toimistolle.
Joensuun virastotalo ei vielä täysimääräisesti vastaa palvelu- ja toimitilaverkkohankkeessa kehitettyjä asiakaspalvelu- ja toimistotilakonsepteja, sillä toistaiseksi vain osa viranomaisista tarjoaa palveluitaan yhteisessä asiakaspalvelupisteessä, eivätkä toimistotilat ole kaikilta osin yhteisessä käytössä. Virastotalon palveluja ja tiloja kehitetään lähivuosien aikana muun muassa asiakaspalautekyselyiden perusteella.
Lisätietoja:
Senaatti-kiinteistöt, työympäristöpalvelut, asiantuntija Varpu Penninkilampi-Kerola,
varpu.penninkilampi-kerola@senaatti.fi, p. 040 687 8009
