Ensin jokaisella oli oma työhuone, sitten tulivat avokonttorit. Tätä päivää ja tulevaisuutta ovat monitilaympäristöt. Tässä 10 asiaa, jotka erottavat avokonttorin ja monitilatoimiston ratkaisevasti toisistaan.
Avokonttorissa istutaan samassa tilassa – tosin hiirenhiljaa, ettei vain häirittäisi kollegan keskittymistä. Muutos omista työhuoneista avokonttoreihin on säästänyt tilakustannuksia, mutta samalla vuorovaikutus ja keskittyminen ovat joutuneet koetukselle.
Nyt avokonttorit ovat jäämässä välivaiheeksi historiaan, sillä tätä päivää ovat monitilaympäristöt. Senaatti-kiinteistöjen työympäristöyksikön päällikön Reetta Ripatti-Jokelan mukaan moni kuitenkin luulee edelleen, että monitilaympäristö on sama asia kuin avokonttori.
”Monitilaympäristö kehitettiin ratkaisuksi niin erillishuoneiden kuin avokonttoreidenkin ongelmiin. Omat huoneet ja avokonttorit eivät enää tue muuttunutta ja jatkuvasti kehittyvää tietotyötä.”
Senaatti-kiinteistöt on työnteon tapojen uudistamisen edelläkävijä ja rakentanut ensimmäiset monitilatoimistot valtionhallinnon organisaatioille jo yli 15 vuotta sitten. Valtiolla toimistotyötä tekee noin 52 000 henkeä, ja heistä jo lähes kolmasosa työskentelee monitilaympäristössä.
”Tulevaisuuden askel on, että valtionhallinnon työntekijät voivat valita työskentelypisteen eri puolilla maata olevista Senaatin yhteisöllisistä työtiloista eli Hupeista ja Sesameista. Tämä edesauttaa kontaktien luomista myös eri alojen ihmisten välillä ja yli organisaatiorajojen.”
Avokonttori: Istut samassa avonaisessa tilassa kollegoidesi kanssa. Sinulla on oma työpiste, joka on yleensä erotettu sermeillä tai kaapeilla naapureistasi. Kuva: iStock.
Monitilaympäristö: Sinulla ei ole omaa työpistettä, joten et ole enää työpöytäsi vanki. Monitilaympäristössä tilat ovat samalla tapaa työväline kuin vaikkapa tietokone. Vaihdat paikkaa sen mukaan, mitä kulloinkin teet. Siirtyminen työtilasta toiseen lisää myös liikkumista ja siten edistää terveyttä. Kuva Senaatin Sesamin työtiloista.
Reetta Ripatti-Jokela: ”Avokonttorissa kaikki toiminta lukuun ottamatta kokouksia tai kahvitaukoja tapahtuu oman työpöydän ääressä. Monitilaympäristö tuo tähän monia muita vaihtoehtoja, kuten puhelinkopit, hiljaisen työskentelyn huoneet sekä ryhmätyöskentelytilat. Monitilaympäristön oivallus on, että työtilat tukevat kulloistakin työtehtävää, ja työntekijä voi valita tilojen välillä vapaasti.”
Avokonttori: Läppärit yleistyvät, mutta yhtä lailla sinulla saattaa olla vielä kiinteä pöytäkone tai ainakin telakka, johon kannettavasi isket. Sitä kautta hoituvat myös tietoliikenneyhteydet.
Monitilaympäristö: Työskentelet läppärillä mobiilisti ja työpaikan langattoman verkon välityksellä. Työpisteissä on tarjolla isompia ja useampia näyttöruutuja. Neuvottelutiloissa on seinälle kiinnitettyjä tai pyörillä liikkuvia isoja ruutuja yhteistyöskentelyyn.
Reetta Ripatti-Jokela: ”Monitilaympäristön sujuvuus edellyttää, että työpaikalla on tarpeeksi myös pistokkeita puhelimien ja läppäreiden lataamista varten.”
Avokonttori: Hoidat kaikki työtehtävät puheluita myöten työpisteessäsi muun joukon keskellä. Keskustelut kuullaan väkisinkin puolin ja toisin, ja panet vaistomaisesti merkille myös muiden liikehdinnän tilassa. Keskittyminen häiriintyy vähän väliä. Kuva: iStock.
Monitilaympäristö: Kun tarvitset hiljaisuutta, valitset oman vetäytymishuoneen. Rauhaa tarjoaa myös kirjastotyyppinen tila, jossa keskustelu on kielletty ja kännykät ovat äänettömällä. Näissä tiloissa keskittyminen ja työrauha on taattu. Kuva Senaatin Sesamin työtiloista.
Reetta Ripatti-Jokela: ”Avokonttorissa korkeilla seinäkkeillä toisistaan erotetut työpisteet ovat kuin köyhän miehen erillishuone. Koska näköyhteyttä ei ole, sermit antavat valheellisen tunteen yksityisyydestä – ikään kuin kukaan ei kuulisi keskusteluja. Monitilaympäristössä ääniongelmat on taklattu tekemällä hiljaisen työskentelyn huoneita.”
Avokonttori: Sinulla on oman työpöydän lisäksi ikioma työtuoli. Joillakin kollegoistasi on sähköiset pöydät, mutta sellaisen saaminen edellyttää esimiehen tai työterveyshuollon lupaa.
Monitilaympäristö: Koska työntekijät liikkuvat työpisteestä toiseen, kaikki työpöydät ovat sähköisiä ja tuoleissakin on hyvät säätömahdollisuudet.
Reetta Ripatti-Jokela: ”Kalusteiden ergonomia on olennaista. Jokaisen on löydettävä helposti itselleen parhaat asetukset niin pöytään kuin tuoliinkin. Nykyään toimistojen peruskalusteetkin alkavat olla hyvin säädettävissä. On muistettava myös, että paras työasento on seuraava työasento. Työntekijän on tärkeää liikkua ja vaihtaa asentoa useamman kerran työpäivän aikana.”
Avokonttori: Ensin avokonttorin uskottiin edistävän vuorovaikutusta. Todellisuudessa et uskalla siellä edes pukahtaa, ettet häiritsisi muita. Tämä estää nopean kommunikoinnin ja ideoiden lennon. Kuva: iStock.
Monitilaympäristö: Monitilan ytimen muodostaa usein avoin ryhmätyötila, jossa työntekijät näkevät toisensa ja kommunikaatio hoituu kätevästi. Tapaat työkavereitasi myös tiloissa, jotka on luotu varta vasten yhteisöllisyyteen: kahvittelupaikoissa, nojatuolein varustetuissa nurkkauksissa tai vaikkapa istumaportaikoissa. Kuva Senaatin Sesamin kahvilatiloista.
Reetta Ripatti-Jokela: ”Avokonttorissa kokoonnutaan vapaamuotoisesti yleensä vain kahvipöydän ympärille, ja satunnainen vuorovaikutus muiden kuin lähimpien työkavereiden kesken on haastavaa. Monitilaympäristöstä löytyy mahdollisuuksia monenlaiselle pöhinälle, se aivan tarkoituksellisesti törmäyttää ihmisiä. Työntekijä voi mennä vaikka eri kerrokseen kohtaamistilaan katsomaan, keitä siellä sattuu olemaan paikalla. Pian esimerkiksi me senaattilaiset voimme sensoriteknologian ansiosta nähdä puhelimemme sovelluksesta, missä kollegamme ovat.”
Avokonttori: Kokouksia varten on erilliset neuvotteluhuoneet, joissa yleensä istutaan yhden pitkän pöydän ääressä. Huoneet pitää varata etukäteen.
Monitilaympäristö: Neuvotteluhuoneitakin on, mutta palavereja voidaan pitää lisäksi ilman varauksia avoimissa ryhmätyö- tai pikapalaveritiloissa. Neuvotteluihin osallistutaan paljon myös etänä Skypen välityksellä.
Reetta Ripatti-Jokela: ”Monitilaympäristössä sisäisen kokoustamisen painopiste siirtyy muodollisista, etukäteen aikataulutetuista neuvotteluista kohti pikapalavereita. Ihmiset kootaan jonkin asian takia nopeasti yhteen, ja sen jälkeen päästään tehokkaasti takaisin omien töiden pariin.”
Avokonttori: Pöydälläsi on paperipinoja sekä valokuvia, ja muistitauluihinkin olet kiinnittänyt tärkeitä papereita, kuvia ja sloganeita. Pöydän vieressä on oma laatikosto ja lähistöllä usein myös kaappitilaa. Kuva: Helsingin tutkintavankilan hallintosiipi, kuvaaja Sakari Kiuru, Helsingin kaupunginmuseo.
Monitilaympäristö: Tyhjennät pöydän työrupeaman päätteeksi ja kuljetat tavarasi paikasta toiseen esimerkiksi toimistokassissa tai -korissa. Henkilökohtaisia tavaroita varten sinulle on yhteisessä tilassa oma lokero tai lukollinen kaappi. Valokuvia varten avuksi tulee virtuaalisuus: tietokoneesi näytössä voit vaihdella läheistesi kuvien lisäksi vaikkapa viimeisimmän lomasi tunnelmia. Kuva Senaatin Sesamin lukollisista säilytyskaapeista.
Reetta Ripatti-Jokela: ”Mapit ja kirjat sitovat työn tiettyyn työpisteeseen. Monitilaympäristössä työskentely edellyttää paperin määrän radikaalia vähentämistä tai jopa paperittomuutta – muuten tilan ominaisuudet jäävät hyödyntämättä.”
Avokonttori: Saatat harhautua ajattelemaan, että sermi estää paitsi näkemisen myös kuulemisen. Näin ei käy, joten epähuomiossa puhelimeen kailottamasi salaisuudet leviävät saman tien muidenkin tietoisuuteen.
Monitilaympäristö: Puhelimessa puhumista varten on omia äänieristettyjä vetäytymistiloja tai puhelinkoppeja. Niissä puhelujen sisältö jää vain keskustelijoiden väliseksi tiedoksi.
Reetta Ripatti-Jokela: ”Vetäytymistilojen äänieristys on kaiken a ja o, sitä ei voi korostaa liikaa.”
Avokonttori: Työntekijät ovat avotilassa, mutta ainakin ylimmälle johdolle on omat huoneensa. Kuva: Toimitusjohtajan työhuone vuonna 1960-luvun lopulla, kuvaaja Unto Laitila.
Monitilaympäristö: Esimiehet ovat muiden työntekijöiden joukossa ja siten hyvin näkyvillä ja helposti lähestyttävissä. He myös vaihtavat työpisteitä kuten muutkin. Monitilaympäristö vaikuttaa kaikkinensa toimintakulttuuriin – tapaan tehdä ja johtaa työtä. Kuva Valtiokonttorin ryhmätyöskentelytilasta.
Reetta Ripatti-Jokela: ”Mobiili ja usein myös monipaikkainen monitilatyöskentely asettaa johtamiselle ja esimiestyölle aivan uudenlaisia haasteita. Tämä edellyttää organisaation koko toimintakulttuurin kehittämistä. Esimiehet pitävät yhteyttä työntekijöihin hyödyntämällä virtuaalisia keinoja, kuten Skype-palavereita ja pikaviestejä, mutta yhtä lailla tarvitaan kohtaamisia säännöllisesti myös kasvokkain.”
Avokonttori: Perinteisissä toimistotiloissa tilaa on noin 20–30 neliötä henkeä kohden. Tutkimustenkin mukaan toimistojen työpisteet ovat tätä nykyä paljon tyhjillään, koska monet työntekijöistä ovat vuorollaan asiakkaiden luona, palavereissa tai etätyössä.
Monitilaympäristö: Koska kaikki eivät ole useimmiten yhtä aikaa työpaikalla, pärjätään vähemmillä neliöillä ja työpisteillä. Monitilaympäristössä varataan tyypillisesti työntekijää kohden noin 10–15 neliötä. Tämä säästää toimitilakustannuksia.
Reetta Ripatti-Jokela: ”Nimeämättömät työpisteet ja liikkuvuus mahdollistavat niin sanotun ylibuukkauksen eli sen, että työpisteitä on vähemmän kuin työntekijöitä. Sopiva ylibuukkaus on tyypillisesti noin 25 prosenttia. Tästä huolimatta kaikille löytyy jokin istumapaikka myös siinä teoreettisessa tapauksessa, että koko henkilöstö on yhtä aikaa paikalla.”
(Artikkelin pääkuva: Vasemmalla Helsingin kaupungintalon toimisto 1970-luvulla, kuvaaja Teuvo Kanerva, Museovirasto. Oikealla Aimo Saarisen aukioksi nimetty tila Senaatin Sesamin monitilaympäristössä.)
Haluatko lukea uusimmat sisältömme ensimmäisten joukossa?
Senaatti-areenassa keskusteltiin hallitusohjelman mukaisesta julkisen sektorin tilaohjelmasta, jonka tavoitteena on tehostaa tilakustannuksia ja hakea ratkaisuja valtion, hyvinvointialueiden ja kuntien tilakysymyksiin. Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa valotti puheenvuorossaan valtion toimitilakustannuksista saatuja…
Aulapalvelu on olennainen osa monen kiinteistön jokapäiväistä toimintaa. Kiinteistöön tulija kohtaa aulapalvelun ensimmäisenä sisään astuessaan ja viimeisenä ulos lähtiessään. Hyvä aulapalvelu paitsi sujuvoittaa kiinteistön arkea myös auttaa rakentamaan ja pitämään…
Joensuun virastotalo osoitteessa Kauppakatu 40 saneerattiin kiireestä kantapäähän syksyn 2020 ja tammikuun 2023 välillä. Peruskorjauksen valmistuttua toiminta virastotalon yhteisessä palvelupisteessä ja yhteiskäyttöisissä toimistotiloissa otti ensi askeleensa 20. helmikuuta.
”Poikkeusoloihin varautuminen nousi keskeiseksi tavoitteeksi helmikuusta 2022 lähtien. Tuemme vahvasti asiakkaitamme muuttuneessa tilanteessa”, Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa kertoo.
Jasmin Johansson oli yksi Puolustuskiinteistöjen kesätyöntekijöistä ympäristöpalveluissa ja työskentelee luonnon monimuotoisuuden edistämiseksi.
Monipuolisia kesätyötehtäviä Senaatilla riittää — niin myös kaikenikäisiä ja taustaisia osaajia. Linda Liljeström on yksi heistä.
Homma hoidossa! Tikkakosken paikallisyksikössä kesätyöntekijä Silja Ukskoski huolehti rakennusten kunnossapitotoimenpiteiden kartoittamisesta kesän ajan. Silja kertoo nyt, millaisissa merkeissä hänen työntäyteinen kesänsä meni.
Kesäaikaan merellisessä Helsingissä veneilijöitä riittää. Merenkulun helpottamiseksi Puolustuskiinteistöillä kesän ajan työskennellyt Aleksi Pohjola on ollut varmistamassa, että alitus Hevossalmen sillalla sujuisi veneillä ongelmitta.
Saara Rönkä vietti kesän kesätyöntekijänä Puolustuskiinteistöjen Rissalan paikallisyksikössä.