1. Mitä ovat yhteiset työympäristöt?
Yhteiset työympäristöt ovat tiloja, joissa kahden tai useamman eri viraston työntekijät käyttävät yhdessä samoja työ-, tauko- ja sosiaalitiloja. Joillakin virastoilla on oma kotipesä tehtäviin, joita ei voi esimerkiksi tietoturvasyiden mukaan hoitaa yhteisissä tiloissa.
2. Kuka päättää, että eri alojen virastot yhdistetään samoihin tiloihin?
Usein muutos saa alkunsa, kun yhden viraston tilat tarvitsevat korjausta. Käynnistyy keskustelu siitä, olisiko järkevintä tehdä yhteinen työympäristö muiden kanssa. Suunnittelua ohjaa valtion toimitilastrategia. Senaatti ja virastot suunnittelevat yhdessä työympäristön, jossa on otettu huomioon sekä strategia että virastojen ydintoiminnan tarpeet.
3. Miksi yhteisiä työtiloja tehdään?
Työnteon tavat ovat muuttumassa nopeasti. Kun digitaaliset laitteet, yhteydet ja osaaminen ovat parantuneet, työ ei enää ole sidottu yhteen paikkaan eli se kehittyy monipaikkaiseksi. Koronapandemia on vauhdittanut muutosta. Monessa organisaatiossa on nyt opittu etätyötaidot ja etätyön suosio on kasvussa.
Myös kustannukset vaikuttavat työtilojen kehittämiseen. Kun useampi virasto yhdistää voimansa, tilat voidaan toteuttaa kustannustehokkaammin, laadukkaammin ja monipuolisemmin palvelemaan kaikkia käyttäjiä.
Yhteiset työympäristöt pienentävät merkittävästi toimitilojen hiilijalanjälkeä ja parantavat tilatehokkuutta.
4. Miten tilat toimivat turvakriittisillä toimijoilla?
Turvakriittisten toimijoiden kanssa täytyy aina erikseen tarkastella, mitkä toiminnot tai työtehtävät voidaan hoitaa yhteisessä työympäristössä ja mitkä vaativat oman erillisen kotipesäalueen. Lähes jokaisesta virastosta löytyy jokin osa-alue, jossa pystytään hyödyntämään yhteisen työympäristön mahdollisuuksia, esimerkiksi kokoustiloja.
5. Onko jotain toimialaa, jolle yhteiset työympäristöt eivät sovi?
Ei ole alaa, joka ei voisi hyötyä yhteisestä työympäristöstä ainakin osittain. Yhteiset tarpeen löydetään kaikkien osapuolien yhteisissä keskusteluissa. Virasto on aina oman alansa asiantuntija, jota Senaatti tukee muutostyössä.
Kun esimerkiksi Porvoon verotoimisto ja Maanmittauslaitos yhdistyivät, molemmat saivat viihtyisät yhteiset tilat. Ainoastaan verotoimiston puhelinpalvelulle jouduttiin nimeämään virastokohtainen tila.
6. Miten yhteisiä työympäristöjä kehitetään?
Suunnittelun lähtökohta on monitilaympäristö: tila on yhteinen, omaa työpöytää ei ole, ja jokainen valitsee työpisteensä kulloisenkin tehtävänsä mukaan. Kun suunnittelu alkaa, jokaisen käyttäjän erityispiirteet ja tarve kotipesälle selvitetään. Näin hahmottuu alustava tilaratkaisu, jota tekniset suunnittelijat työstävät eteenpäin. Työ tehdään aina tiiviissä yhteistyössä käyttäjävirastojen kanssa.
7. Mitkä ovat työntekijöiden suurimmat huolet, jotka liittyvät yhteiseen työympäristöön?
Omasta työhuoneesta on vaikea luopua. Monitilaympäristö ei ole kaikille tuttu asia. Työyhteisö kasvaa oman viraston sisältä muiden virastojen puolelle. Samoissa tiloissa on uusia ihmisiä ja uusia tapoja. Nämä seikat mietityttävät aluksi.
Senaatti tukee muutoksessa ja huolten käsittelyssä virastojen johtoa ja muuta henkilöstöä. Henkilöstö osallistuu esimerkiksi sisustuksen suunnitteluun ja luo pelisäännöt, joilla uutta yhteistä tilaa tullaan käyttämään.
Usein kysytään myös sitä, miten tietoturva-asiat on huomioitu. Oikeastaan tilanne ei muutu mitenkään. Jos työntekijä käsittelee salassa pidettävää tietoa, ei siihen tietoon ole oikeutta toisella henkilöllä. Tämä koskee sekä oman että naapuriviraston työntekijöitä.
Yhteisessä työympäristössä tiedon digitaalinen käsittely auttaa tiedon salassa pitämisessä. Työpiste valitaan käsiteltävän tiedon mukaan. Tarvittaessa ulkoisissa näytöissä käytetään suojakalvoa.
Henkilökohtainen vastuu korostuu yhteisessä työympäristössä. Jokainen huolehtii siitä, että itse käsittelee tietoja oikealla tavalla ja myös siitä, ettei tarkoituksella pyri näkemään toisen salassa pidettävää tietoa.
Lue myös:
Vero ja MML yhteisiin tiloihin Porvoossa – ”Ensin kirpaisi, nyt olemme yksi työyhteisö”
Seuraava iso ilmastoaskel otetaan yhteiskäyttötiloissa
Mikä on monitilaympäristö? Tästä on kyse
