Kunnilla on yhteenlaskettuna noin 50 miljoonaa bruttoneliömetriä erilaisia tiloja, joiden vuosittaiset kustannukset ovat arviolta neljä miljardia euroa. Kunnissa onkin havahduttu siihen, että niillä on melkoinen tilaomaisuus. Jos ajankohtaisia tietoja tiloista ei ole tai tiedot on kirjattu moniin eri paikkoihin, on vaikea saada rakennettua luotettavaa kokonaiskuvaa kuntien omistamista ja vuokraamista kohteista tai esimerkiksi niiden kustannuksista.
”Kun aloitimme yhteistyön kuntien tilatietopalveluyksikön kanssa, tietoja kiinteistöistämme oli kerätty ja tallennettu hajanaisesti eri paikkoihin. Tietojen etsiminen ja esimerkiksi yhteenvetojen laatiminen oli haastavaa, kun tietoja löytyi ripotellen eri Exceleistä”, Collin toteaa ja jatkaa:
”Yksi tärkeimmistä syistä yhteistyölle oli nimenomaan tilatietojemme kokoaminen yhteen paikkaan, josta ne ovat helposti saatavilla sekä näppärästi koostettavissa esitysten tai asiakirjojen tueksi. Tietoja ei tarvitse enää haalia eri lähteistä ja yhdistellä palapelin lailla, vaan kaikki on käden ulottuvilla.”
Tilankäytön seuranta helpottuu ja tietojen vertailu mahdollistuu
Ajantasaiset tilatiedot auttavat kuntia rakentamaan kokonaiskuvaa omistamistaan ja vuokraamistaan tiloista. Tietojen tuella kunnat voivat myös kehittää tilankäyttöään siten, että tilat vastaavat aiempaa paremmin paitsi kunnan myös kuntalaisten tarpeita, ja huolehtia tilojensa turvallisuudesta ja terveellisyydestä.
”Yhteen kootuista ja yhtenäiseen muotoon mitallistetuista tiedoista havaitsee nopeasti, jos esimerkiksi jonkin kiinteistön tulot ja menot eivät kohtaa tai jos samanlaisten kiinteistöjen kulut poikkeavat toisistaan. Lisäksi oman kunnan tietojen vertailu muihin palvelua käyttäviin kuntiin antaa laajempaa perspektiiviä sekä itse tiloihin että niiden käyttöön, kuluihin ja ylläpitoon”, Collin sanoo.
Kunnat kokoavat tietoja tiloistaan Skenarios-palveluun yhteistyössä kuntien tilatietopalvelujen asiantuntijoiden ja tilatietokäsittelijöiden kanssa. Palveluun kootaan perustietoja eli niin sanottuja rakennuskannan tunnuslukuja, joita täydennetään muun muassa kustannus-, investointi- ja vuokratiedoilla. Skenariokseen tallennettujen tietojen pohjalta kunnat saavat käyttöönsä erilaisia raportteja sekä ennusteita. Esimerkiksi koontiraporttia energiankulutuksesta tai arviota ylläpidon tai investointien tulevista kuluista voidaan hyödyntää päätöksenteon tukena.
Kiitosta yhteistyöstä
Yhteistyön alkaessa odotukset Ähtärissä olivat maltilliset. Kuntien tilatietopalveluiden asiantuntijoiden aktiivinen yhteydenpito ja yhdessä tekeminen saavat Collinilta kiitosta. Hänen mukaansa tiloihin liittyvän valtavan tietomäärän kokoaminen on vaatinut resursseja ja toisinaan tuntunut työläältä, mutta työ on ollut vaivan arvoista.
”Resurssien riittävyys saattaa huolettaa, mutta kuntien tilatietopalvelujen henkilöstö tukee tietojen kokoamisessa ja kouluttaa palveluiden käyttöön. Vaikka etätyö on yleistynyt hurjasti viime vuosina, olemme onnistuneet järjestämään kolme yhteistä live-tapaamista, joissa olemme muun muassa työstäneet PTS-suunnitelmaamme.”
Kuntien tilatietopalveluyksikkö järjestää etätyöpajoja ja -infoja, jotka tarjoavat kaikille kunnille tasavertaisen mahdollisuuden osallistua tilaisuuksiin ympäri Suomen. Etäyhteistyön lisäksi tilatietopalveluiden asiantuntijat jalkautuvat kuntiin, ja tapaamisissa voidaan esimerkiksi tutustua kunnille räätälöityihin palveluihin, koota ja täydentää tietoja Skenarios-palveluun tai syventyä raportointiin ja tietojen analysointiin.
Lue lisää
Rakennuskannan tunnusluvuista toimitilajohtamisen kehittämisohjelmaan – digitaalisilla työkaluilla terävyyttä Laitilan tilahallintaan
Excel-taulukoista digitaaliseen tilatietopalveluun – täsmällinen kokonaiskuva tilakannasta sujuvoittaa arjen tilahallintaa Hollolassa
Tilatietopalvelut kunnille
