Sisäministeriönä tunnetun Kirkkokatu 12:n suurremontissa menivät uusiksi niin talo kuin työtavatkin. Nykyaikaisessa monitilaympäristössä sisä- ja ulkoministeriöiden virkamiehet voivat valita, millaisessa tilassa kulloinkin haluavat työskennellä.
Miten ministeriöiden työtavat muuttuvat uusissa tiloissa? Kokosimme sisäministeriön, ulkoministeriön, valtioneuvoston kanslian ja Senaatti-kiinteistöjen edustajat keskustelemaan työstä yhteisen katon alla.
Sisäministeriö oli aiemmin perinteinen, huonejakoinen toimisto. Nyt väliseiniä on purettu pois ja rakennus on avartunut monitilaympäristöksi, jossa sisäministeriöllä on kolme ja ulkoministeriöllä lähes kolme kerrosta. Neuvottelu- ja kahvitilat ovat kaikille yhteiset.
Sisäministeriön hallinto- ja kehittämisosaston osastopäällikkö Jukka Aalto: Parasta on, että jo muutamassa kuukaudessa turhat rajat tiimien ja organisaatioiden välillä vaikuttavat sulaneen pois. Ihmiset ovat luontevammin tekemisissä toistensa kanssa, koska tila ohjaa kohtaamiseen.
Myönnän, että aluksi jännitin, uskaltautuvatko ulkoministeriön ihmiset tänne meidän kerroksemme yhteiseen lounastilaan. Olen ilolla pannut merkille, että eri ministeriöiden väkeä istuu yhteisissä pöydissä.
Ulkoministeriön hallintojohdon projektipäällikkö Anna Pakkanen: Ihmisten sekoittuminen on äärimmäisen positiivista. Samalla rajat yhdessä tekemiseen madaltuvat.
Valtioneuvoston kanslian rakennusneuvos Hannu Kuikka: Tämä on onnistunut ensimmäinen askel. Luulen, että jatkossa ministeriöiden väki tulee työskentelemään entistä enemmän yhdessä. Erilaiset hubit ja co-working-tilat yleistyvät, ja ne sopivat hyvin moniin projekteihin.
Anna Pakkanen: Olen erityisen iloinen talon yhteisestä talotoimikunnasta. Se on jo ehtinyt ratkoa monta arjen sujumiseen vaikuttavaa pulmaa. Yksi esimerkki ovat henkilökohtaiset vaatekaapit: Niitä ei alun perin pitänyt tulla taloon lainkaan. Mutta koska moni työntekijä tulee töihin pyörällä ja toiset lähtevät nopeallakin varoitusajalla edustamaan ja työmatkoille, myös henkilökohtaisia vaatekaappeja päätettiin ottaa käyttöön.
Seuraavaksi on pohdittava jonkinlaisen henkilökohtaisen toimistokassin hankkimista kaikille. Käytävillä näkyy nyt aikamoisia kantamuksia, kun työntekijät siirtävät mappeja, näppiksiä ja muita tykötarpeitaan työpisteeltä toiselle.
Talon väki eri ministeriöistä ja osastoista kohtaa yhteisessä lounaskahvilassa.
Kirkkokatu 12 on ensimmäinen rakennus, jossa kahden ministeriön väki työskentelee nimeämättömissä työpisteissä.
Jukka Aalto: Kun muutama päivä sitten esittelin uudistuneita tilojamme Tilastokeskuksen ja Rikosseuraamuslaitoksen väelle, tajusin, miten valtava tämä muutos on ollut. Ryhtyessämme seitsemän vuotta sitten muutostyöhön kuvittelimme, että kolmannes talosta tulisi olemaan henkilökohtaisia huoneita ja loput yhteistä avotilaa. No, nyt täällä ei ole työhuone kuin ministerillä. Vaihdamme työpistettä sen mukaan, tarvitsemmeko hiljaista keskittymistä, vuorovaikutusta tiimin kanssa tai epämuodollisempaa ideointia pienellä ryhmällä.
Anna Pakkanen: Niin, te sisäministeriössä todella olitte valmistautuneet muutokseen. Meillä ulkoministeriössä on vasta suunnitteilla mittava Merikasarmin perusparannushanke, joka tämänhetkisen arvion mukaan valmistuu vuonna 2023. Kun toinen ulkoministeriön käytössä ollut kiinteistö Meripaja meni myyntiin etuajassa, tarvitsimme väistötilat pikavauhdilla. Oli onni, että tästä läheltä löytyi meille remontin ajaksi sopivat tilat.
Hannu Kuikka: Aikaisemmin ministeriöt vuokrasivat toimitilansa suoraan Senaatin kautta. Vuonna 2015 valtioneuvoston toimitilojen tilahallinto siirrettiin valtioneuvoston kansliaan. Edellisen vuoden lopussa oli hyväksytty valtioneuvoston periaatepäätös valtion uudeksi toimitilastrategiaksi ja sen pohjalta laadittiin valtioneuvostoon oma toimitilakonsepti.
Kiinteistöt ovat eräänlaisia ”ministeriöhotelleja”, joissa on omat toimistotilat yhdelle tai useammalle ministeriölle ja tämän lisäksi yhteiskäytössä olevat kokous-, sosiaali- sekä muut tukitilat. Myös tukipalvelut tuotetaan keskitetysti kaikille käyttäjille. Jatkossa kaikkien valtioneuvoston käyttämien toimistorakennusten perusparannushankkeet tehdään saman mallin mukaan.
Senaatti-kiinteistöjen asiakaspäällikkö Mika Kankainen: Nykyään valtioneuvosto vuokraa meiltä tilat ministeriöille. Me Senaatissa toteutamme yhdessä valtioneuvoston kanssa valtion toimitilastrategiaa, jonka tavoitteena on tehostaa valtion tilankäyttöä ja uudistaa työnteon tapoja.
Tässä hankkeessa on ollut hienoa, että olemme voineet tarkistaa tilasuunnitelmaa moneen kertaan. Tietotyön tehokkuuteen vaikuttavia tekijöitä on tutkittu viime vuosina, ja olemme pystyneet muokkaamaan tiloja hankkeen edetessä uusimman tiedon mukaisesti.
Entiset ministerit ja valtion turvallisuudesta vastanneet johtajat seuraavat työntekoa sisäministeriön käytävällä.
Ennen jokainen ministeriö omisti omat kalusteensa. Kirkkokatu 12:n Senaatti kalusti käyttäjien toiveiden mukaan avaimet käteen -periaatteella. Toimintatapaa kokeiltiin ensimmäistä kertaa.
Hannu Kuikka: Toiminnan joustavuuden ja tilankäytön optimoinnin kannalta tämä on ehdottoman fiksu systeemi. Valtion tilahallinnon asiantuntemus keskittyy nyt Senaatti-kiinteistöille, ja virastot saavat keskittyä substanssitehtäviinsä.
Anna Pakkanen: Ulkoministeriö työskentelee näissä tiloissa kolmisen vuotta. Ei meidän kannattaisi ostaa tänne kalusteita, kun Merikasarmiin tulevat sitten aivan toiset. Idea Senaatin omistamista kalusteista on siis hyvä.
Osa kalusteidemme toimituksista viivästyi. Kun ne sitten saapuivat, jouduimme ottamaan ne heti käyttöön ilman niiden vaatimaa tuuletusta. Tämän seurauksena kalusteista haihtui huoneilmaan päästöjä. Onneksi Senaatti tarttui heti asiaan tekemällä sisäilmatestejä ja hankkimalla ilmanpuhdistajia. Myös työterveyslääkärimme seurasi tilannetta.
Mika Kankainen: Kalusteiden myöhästyminen ja sisäilmahaitat ovat todella valitettavia. Tämä on ollut pilotti, ja otamme kokemuksesta opiksi. Tiimissämme on nyt henkilö, joka keskittyy kalustetilauksiin.
Senaatille ministeriöiden kalustaminen on luonteva tehtävä. Valtioneuvostolta säästyy aikaa ja voimavaroja, kun sen ei enää tarvitse organisoida kalustehankintoja. Organisaatiot voivat vaihtaa paikkaa joustavasti, kun tilat on kalustettu valmiiksi ministeriötarpeita varten.
Jukka Aalto: Isossa kuvassa muutto valmiisiin tiloihin on sujunut onnistuneesti. Ei meistä kukaan haluaisi palata siihen aikaan, jolloin jokaisessa organisaatiossa piti valikoida ja tilata kalusteita.
Toisen kerroksen neuvottelutilat ovat kaikkien ministeriöiden käytettävissä. Valoisassa aulassa moni tekee töitä ennen ja jälkeen kokouksen.
Tilat eivät ole koskaan valmiit, kun väki muuttaa sisään. Työympäristön kehittäminen jatkuu myös muuton jälkeen. Tavoitteena on, että käyttäjät saavat tiloista parhaan hyödyn irti.
Mika Kankainen: Me Senaatissa seuraamme nyt herkällä korvalla käyttäjien palautetta ja keräämme kokemuksia myös tulevia hankkeita silmällä pitäen. Palautteen perusteella kalustusta on mahdollista tarvittaessa järjestellä uudelleen tai tehdä täydentäviä hankintoja.
Anna Pakkanen: Muutto omista huoneista monitilaympäristöön on paljon muutakin kuin fyysisen työtilan muutos. Se vaatii uusia esimiestaitoja, koko henkilöstön välistä luottamusta ja avointa mieltä.
Jukka Aalto: Näin on. Me olemme ostaneet Senaatilta seuraaviksi kuukausiksi asiantuntijapalvelun, joka luotsaa henkilöstöä saamaan parhaan hyödyn uusista tiloista.
Anna Pakkanen: Olemme jo poimineet täältä monia havaintoja, joita voimme hyödyntää Merikasarmin suunnittelussa. Kirkkokadulla vapaamuotoinen kahvilatila on talon sisällä, eikä sinne alun kokeilun jälkeen enää saa viedä vieraita. Meidän työntekijämme asioivat jatkuvasti ulkopuolisten asiantuntijoiden, yritysten ja järjestöjen kanssa, ja siksi aiomme perustaa kahvilatiloja myös rakennustemme puolijulkiselle vyöhykkeelle.
Hannu Kuikka: Luulen, että me kaikki seuraamme jatkuvasti, mitä toimitilapuolella tapahtuu. Amerikassa tämäntyyppisessä työympäristössä voi olla jo pitkälti yli 20 eri tyyppistä tilaa. Eivät nämä nykyiset työtilat mikään pysyvä ratkaisu ole. Ne muuttuvat tarpeiden mukaan.
Sisäministerin entinen työhuone ja siihen kuulunut parveke ovat nykyään osa henkilökunnan vapaamuotoista kohtaamistilaa.
Anna Pakkanen, projektipäällikkö ulkoministeriön hallintojohdon tiimissä. Pakkanen vastaa ulkoministeriön työympäristön kehittämisestä Merikasarmi-hankkeessa. Valmista pitäisi olla 2023.
Jukka Aalto, hallinto- ja kehittämisosaston osastopäällikkö sisäministeriössä. Aalto on vetänyt ministeriönsä kiinteistömuutoksen.
Hannu Kuikka, rakennusneuvos valtioneuvoston kansliassa. Kuikka optimoi ja uudistaa ministeriöiden tilankäyttöä.
Mika Kankainen, Senaatti-kiinteistöjen asiakaspäällikkö. Kankainen vastaa ministeriöasiakkaiden tarpeiden toteutumisesta tilaratkaisuissa ja osapuolten tavoitteiden yhteensovittamisessa.
Haluatko lukea uusimmat sisältömme ensimmäisten joukossa?
Senaatti-areenassa keskusteltiin hallitusohjelman mukaisesta julkisen sektorin tilaohjelmasta, jonka tavoitteena on tehostaa tilakustannuksia ja hakea ratkaisuja valtion, hyvinvointialueiden ja kuntien tilakysymyksiin. Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa valotti puheenvuorossaan valtion toimitilakustannuksista saatuja…
Aulapalvelu on olennainen osa monen kiinteistön jokapäiväistä toimintaa. Kiinteistöön tulija kohtaa aulapalvelun ensimmäisenä sisään astuessaan ja viimeisenä ulos lähtiessään. Hyvä aulapalvelu paitsi sujuvoittaa kiinteistön arkea myös auttaa rakentamaan ja pitämään…
Joensuun virastotalo osoitteessa Kauppakatu 40 saneerattiin kiireestä kantapäähän syksyn 2020 ja tammikuun 2023 välillä. Peruskorjauksen valmistuttua toiminta virastotalon yhteisessä palvelupisteessä ja yhteiskäyttöisissä toimistotiloissa otti ensi askeleensa 20. helmikuuta.
”Poikkeusoloihin varautuminen nousi keskeiseksi tavoitteeksi helmikuusta 2022 lähtien. Tuemme vahvasti asiakkaitamme muuttuneessa tilanteessa”, Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa kertoo.
Jasmin Johansson oli yksi Puolustuskiinteistöjen kesätyöntekijöistä ympäristöpalveluissa ja työskentelee luonnon monimuotoisuuden edistämiseksi.
Monipuolisia kesätyötehtäviä Senaatilla riittää — niin myös kaikenikäisiä ja taustaisia osaajia. Linda Liljeström on yksi heistä.
Homma hoidossa! Tikkakosken paikallisyksikössä kesätyöntekijä Silja Ukskoski huolehti rakennusten kunnossapitotoimenpiteiden kartoittamisesta kesän ajan. Silja kertoo nyt, millaisissa merkeissä hänen työntäyteinen kesänsä meni.
Kesäaikaan merellisessä Helsingissä veneilijöitä riittää. Merenkulun helpottamiseksi Puolustuskiinteistöillä kesän ajan työskennellyt Aleksi Pohjola on ollut varmistamassa, että alitus Hevossalmen sillalla sujuisi veneillä ongelmitta.
Saara Rönkä vietti kesän kesätyöntekijänä Puolustuskiinteistöjen Rissalan paikallisyksikössä.