Yksiin kansiin kootuista tilatiedoista voidaan rakentaa raportteja kuntien tilahallinnan ja -johtamisen sekä päätöksenteon tueksi. Kuntien tilatietopalveluyksikön analyytikko Jarno Kajanne valottaa, mitä nämä raportit ovat, mihin niitä käytetään ja miten kunta voi hyödyntää niitä esimerkiksi taloutensa suunnittelussa.
Mistä on kyse, kun puhutaan kuntien tilatietopalveluiden raporteista?
Kuntien tilatietopalveluissa kehitetään raportteja moniin eri tarkoituksiin. Raportteja tarjotaan kaikille sopimuskunnille, kuntien tilatietopalveluyksikön sisäiseen käyttöön sekä valtiolle havainnollistamaan kuntien hallinnoimaa kymmenien miljoonien neliöiden tilakantaa. Kuntien tilatietopalveluiden raporteilla tarkoitetaan Power BI -pohjaisia raportteja. Niiden aineistona ovat pääosassa Skenarios-palvelussa oleva kuntien tilakanta sekä siihen eri rajapinnoista, esimerkiksi Tilastokeskuksesta, yhdistellyt tiedot.
Millaisia raportteja on saatavilla? Mitä tietoja raporteilta saa?
Raporteista näkyvin on kaikille sopimuskunnille käytössä oleva johtamisen koontiraportti, joka on laaja kokonaisuus. Raporttia uudistettiin kesällä 2024, ja sen visuaalinen ulkoasu ja asettelut kokivat muodonmuutoksen. Raportin helppokäyttöisyyttä parannettiin esimerkiksi lisäämällä vasempaan sivustaan navigointipalkki sekä aiempaa selkeämmillä painikkeilla ja teksteillä.
Raportti koostuu kuudesta osa-alueesta: rakennuskannan kohdetiedot, investoinnit, kustannukset, energiankulutustiedot, vuokrasopimukset sekä valtakunnallinen vertailu. Johtamisen koontiraportti on kaikkien sopimuskuntien vapaassa käytössä, ja aineistot sinne tulevat kunnilta Skenarios-palvelun kautta. Kunta voi päivittää aineistojaan Skenarioksessa, ja muutokset näkyvät raportilla viimeistään seuraavana päivänä.
Johtamisen koontiraportti muodostaa näkymän kunnan tilakannan kaikkiin osa-alueisiin erilaisilla kuvaajilla, taulukoilla ja tunnusluvuilla. Raporteista on tehty mahdollisimman dynaamisia, ja käyttäjä voikin itse valita kulloinkin merkitsevät tunnusluvut sekä haluamansa ryhmittelyt ja suodatukset eri näkymiin. Johtamisen koontiraportin avulla kunta voi tehdä tarkkoja havaintoja tilakannastaan, kun kaikki osa-alueet on koottu samalle raporttipohjalle.
Kohdetiedot-näkymässä käyttäjä voi suodattaa tilatiedoistaan haluamansa rakennuskannan sekä ryhmitellä siihen kuuluvat rakennukset ja tarkastella esimerkiksi niiden korjausvelkaa vuosikymmenyksittäin.
Johtamisen koontiraportilta löytyy myös valtakunnallisen vertailun osio, jossa kunta voi verrata omia tunnuslukujaan muihin palvelussa mukana oleviin kuntiin. Vertailu on mahdollista tehdä tunnuslukujen summina tai asukaslukuihin suhteutettuna. Valtakunnallista vertailua on tarjolla myös kiinteistökustannuksista, eli kunta voi verrata, miten sen omat ylläpitokustannukset ovat kehittyneet vuosien varrella verrokkikohteisiin nähden. Verrokkikohteita voi suodattaa halutuiksi, jolloin vertailu on mahdollista tehdä esimerkiksi vain opetusrakennusten lämmityskustannusten osalta.
Valtakunnallista vertailua on mahdollista tehdä maakunnan, kuntakokoryhmän tai kuntatyypin sisäisesti kokonaistunnuslukujen tai asukaskohtaisten tunnuslukujen osalta.
Kaikille sopimuskunnille avoinna olevan johtamisen koontiraportin lisäksi kunnille on saatavilla maksullisia toimitilajohtamisen asiantuntija- ja raportointipalveluja. Näihin palveluihin sisältyvät muun muassa palvelutarve- ja väestöennusteet, nykytila-analyysi sekä toimenpidesuunnitelman seuranta ja mittaristo.
Toimenpidesuunnitelma tarjoaa säästöpotentiaalinäkymän toteumineen pitkälle tulevaisuuteen. Suunnitelman näkymät kootaan automatisoidusti Skenarios-palveluun tallennetuista tiedoista.
Kuntien tilatietopalveluilla on käytössään myös lukuisia sisäisiä raportteja, joista voidaan seurata muun muassa kootun tilatiedon laatua, yhteydenpitoa kuntiin, palveluiden käyttäjien aktiivisuutta sekä kuntien etenemistä palvelussa. Sisäisten raporttien ja kuntien raportoinnin lisäksi kuntien tilatietopalvelut tuottaa sidosryhmilleen raportteja eri käyttötarkoituksiin. Sidosryhmien raportointiportaalista löytyy tällä hetkellä raportit muun muassa hyvinvointialueiden palveluverkkoselvitysten vaikutuksista kuntiin, uimahalleista ja jäähalleista sekä valtakunnan tilannekuva oppilaitos- ja päiväkotirakennuksista.
Mitä hyötyä raporteista on kunnille?
Kun kunnat kokoavat tietoja tiloistaan ja niistä koostuva aineisto syventyy, raportoinnin hyödyt korostuvat. Perustiedoilla, kuten rakennusten sijainti-, ikä- ja kokotiedoilla, kunta saa käyttöönsä perusraportointia, eli se voi tarkastella näistä tiedoista koostettuja näkymiä. Kun mukaan lisätään esimerkiksi rakennusten kustannus- ja arvonmääritystietoja, raportilta voidaan tehdä huomattavasti tarkempia johtopäätöksiä.
Sopimuskunnat ovat todenneet raportoinnin muun muassa auttaneen havaitsemaan kulupoikkeamia samankaltaisissa kiinteistöissä. Raportoinnista on ollut apua myös tiloihin liittyvän säästöpotentiaalin tarkastelussa sekä taloudellisten tietojen analysoinnissa. Lisäksi raportointi on tuottanut sopimuskunnille kokonaiskuvan niiden tilojen nykytilanteesta huomioiden lukuisia osa-alueita.
Siinä, missä kunnan raporttien hyödynnettävyys kasvaa aineistojen syventyessä, tarkentuvat myös valtion tilannekuva kuntien tiloista sekä vertailuaineistot muiden kuntien saataville. Käytännössä kaikki osapuolet hyötyvät jokaisen kunnan täydentäessä omia tietojaan Skenarios-palvelussa.
Miten kunta saa jonkin raportin käyttöönsä?
Johtamisen koontiraportti on sopimuskuntien vapaassa käytössä. Käytännössä raportin käyttöönotto vaatii kunnalta tiedonsiirtosopimuksen, rakennuskannan tietojen toimittamisen Skenarios-palveluun sekä rekisteröitymisen ja kirjautumisen Kuntatila-portaaliin. Kuntatilasta löytyy kirjautumisen jälkeen painike, josta pääsee suoraan raporteille. Maksullisten raporttien käyttöön tarvitaan erillinen sopimus. Opastamme kuntien tilatietopalveluyksikössä raporttien käyttöön ja raportteihin liittyvissä kysymyksissä.
Miten raportteja kehitetään?
Raportteja kehitetään jatkuvasti kunnilta tulevan palautteen ja tarpeiden perusteella. Pieniä muutoksia tai lisäyksiä tehdään hyvinkin nopeasti toiveiden pohjalta. Viimeisimpänä on uudistettu raportin ulkoasu kesällä sekä tehty maksullisiin asiantuntija- ja raportointipalveluihin saataville uusi nykytila-analyysiraportti, jonka avulla kunta saa dynaamisen raportin lisäksi halutessaan PowerPoint-muodossa kattavan näkymän rakennuskantansa kaikista eri osa-alueista. Nyt pöydällä ovat uusien energiadirektiivien tuomat vaatimukset, joihin pyritään vastaamaan toimivilla raporteilla heti, kun raportointitarpeet tarkentuvat.
