Digitaalisen työympäristön merkitys kasvaa samalla kun toimistotilojen käyttö muuttuu. Tulevaisuudessa digitaalinen työympäristö on ensisijainen, kaiken kokoava työn tekemisen paikka.
Senaatti-kiinteistöjen tietotyön erityisasiantuntija Heljä Franssila sekä Senaatti-kiinteistöjen muutosjohtamisen erityisasiantuntija Pertti Siekkinen vinkkaavat, millaisia periaatteita työpaikoilla kannattaisi pohtia, kun työnteon uusista tavoista koronan jälkeen sovitaan.
1. Valinnanvapaus on taattava, yhteisistä periaatteista velvollisuus sopia
Koronapandemia osoitti, että työnantajan tarjoamilla tiloilla on asiantuntijatyön tekijöille oletettua pienempi merkitys. Tulevaisuudessa työntekijä voi valita itselleen sopivimman työnteon paikan kodin, työpaikan tai muiden tilojen väliltä. Valtiolla tällaista moneen paikkaan ulottuvaa työympäristöä kutsutaan monipaikkaisen työn ekosysteemiksi.
Työhyvinvoinnin tueksi yksilöille on taattava mahdollisimman suuri valinnanvapaus siinä, missä työtä tehdään. Samaan aikaan yhteistyön tekemisen rytmistä ja tavoista pitää sopia yhdessä työyhteisön kanssa. Tekemisen tapoja ei voi vain määrätä ylhäältä eivätkä ne toisaalta synny itsestään.
2. Yhteen kokoontumiselle olisi hyvä olla perusteet
Toimistolle tullaan ensisijaisesti tekemään töitä yhdessä. Jos työyhteisö kokoontuu toimistolle samaan aikaan, sille pitää olla jokin yhteisesti hyväksytty tarkoitus. Samassa paikassa yhdessä vietetty aika on kaikkein arvokkainta. Sitä kannattaa käyttää harkiten.
Perusteeksi voi riittää, että yhteen paikkaan kokoontuminen koetaan yhteisesti mukavaksi. Satunnaisten kohtaamisten syntyä voivat tukea esimerkiksi erilaiset toimistosovellukset, joiden avulla voi nähdä, milloin kollegat ovat paikalla.
3. Omasta työstä kannattaa kertoa avoimesti
Kun työ muuttuu monipaikkaiseksi ja eri aikaiseksi, yksittäisen työntekijän on tärkeää oppia kommunikoimaan yhteisölleen avoimesti. Muille on hyvä kertoa, mitä teen milläkin hetkellä ja milloin olen työkavereille tavoitettavissa. Vuorovaikutuksen ja viestinnän rooli asiantuntijatyössä korostuu, sillä vain harvaa tehtävää pystyy tekemään täysin itsenäisesti.
Läpinäkyvyys omista työtehtävistä, aikatauluista ja tavoitettavuudesta tasoittaa tietä pois yksinäisestä suorittamisesta ja sitoo työyhteisöä yhteen digitaalisessa ympäristössä. Yhteisöllisyyden syntyminen ei voi hybridiaikana perustua vain toimistokohtaamisiin.
4. Oikea viesti oikeaan kanavaan
Työpaikalla on tärkeää sopia, mitä viestintätapoja ja -kanavia käytetään ja mihin tarkoitukseen. Mitä viestintäkanavaa pitkin tulevaan viestiin pitää reagoida heti, mikä kanava voi odottaa ehkä tunnin tai kaksi, ja milloin riittää, jos reagoi viestiin huomenna tai myöhemmin viikolla. Odotukset reagointiajasta eivät voi vaihdella, vaan niiden pitää olla kaikille samat. Hybridityö ei saisi myöskään johtaa siihen, että päivystetään Teamsissa tai sähköpostissa.
Heljä Franssila ja Pertti Siekkinen puhuivat aiheesta Senaatti-areenassa. Katso video!
Lue Heljä Franssilan ja Pertti Siekkisen Työn tuuli -lehteen kirjoittama laaja artikkeli koronan jälkeisestä työympäristöstä.
Mitä muutosjohtamisen erityisasiantuntija Pertti Siekkisen työhön kuuluu? Lue Pertin esittelyjuttu.
Miksi tietotyön tekemisen tapojen kehittäminen on tärkeää? Lue tietotyön erityisasiantuntija Heljä Franssilan esittelyjuttu.