Joensuun Kauppakatu 40:neen valmistuu nykyaikaiset, yhteiskäyttöiset työympäristöt usealle valtion virastolle sekä virastojen yhteiset asiakaspalvelun tilat. Joensuun virastotalon palveluiden valmistelu on käynnistynyt hyvissä ajoin jo hankesuunnitteluvaiheessa, sillä tulevat palvelut vaikuttavat myös rakentamisen ja sisustuksen suunnitteluun omalta osaltaan. Anne Rautiainen huolehtii, että esimerkiksi palveluiden edellyttämät koneiden tilavaraukset, liitännät ja laitteiden hyvä sijoittelu on huomioitu suunnitelmissa. Rautiainen on myös käynyt tulevien vuokralaisten kanssa läpi heidän tarvitsemiaan palveluita ja niitä on tarvittaessa räätälöity virastojen tarpeisiin sopiviksi.
Uudenlaisia digitaalisia palveluita
Digitaalisten palveluiden hankinta on vaatinut runsaasti ennakkoselvityksiä.
– Olemme osittain uuden edessä digitaalisten palveluiden järjestämisessä, esimerkiksi tietoliikenneyhteydet tulevat Joensuun virastotaloon Senaatti-kiinteistöjen kautta keskitettynä hankintana Valtorilta. Digitaalisten palveluiden suunnittelu onkin aloitettu hyvissä ajoin, kertoo Rautiainen.
Digitaalisiin palveluihin sisältyy muun muassa työpisteiden näytöt, AV-laitteet, kiinteistön asioista kertovat infonäytöt työkahvilassa ja kokoustilojen varausjärjestelmä. Lisäksi Senaatti-kiinteistöt kilpailutta parhaillaan myös asiakasohjausjärjestelmää, joka ohjaa tiloissa vierailevia asiakkaita oikeisiin palvelupisteisiin. Kauppakatu 40:een tulee myös itsepalvelutietokone ja videoyhteydellä varustettu tila, joiden kautta asiakkaiden on mahdollista olla yhteydessä mihin tahansa valtion viranomaiseen.
Virastojen vieraat voivat puolestaan ilmoittautua virtuaaliaulan itsepalvelupisteessä, jos aulan palvelupisteessä ei ole työntekijää paikalla.
Palveluita saippuasta sydäniskuriin
– Palveluita on paljon ja lisää hankintaan, jos tarpeita on. Toivonkin, että Joensuun virastotaloon muuttavat virastot antavat ideoita, miten kiinteistön palveluja voi tarvittaessa parantaa, Rautiainen sanoo.
Digitaalisten palveluiden lisäksi tiloihin tuleviin palveluihin kuuluvat hyvin kattavat puhtauspalvelut, joihin kuuluu siivous aina sisäänkäyntien mattojen vaihdosta tietosuojajätteiden hävittämiseen. Catering-palveluihin puolestaan kuuluu esimerkiksi astioiden ja kahvikoneiden hankinta. Myös kalusteet ja toimistotarvikkeet tulevat tiloihin Senaatti-kiinteistöjen palveluna pääosalle asiakkaista.
Hankittaviin turvallisuuspalveluihin kuuluu muun muassa aulaan tuleva vartija, joka palvelee tiloissa vierailevia asiakkaita ja pitää huolta turvallisuudesta. Tiloihin tulee myös hälytysvalvonta ja piirivartiointi. Lisäksi pelastussuunnitelma, -ohjeistukset ja -koulutukset kuuluvat tuleviin palveluihin.
Uutta kohti
Yhteiskäyttöiset virastotalot ovat vielä uusi asia, etenkin Joensuun virastotalon mittakaavassa. Rautiainen näkee tilojen etuna keskitettyjen palveluiden helppouden ja kustannustehokkuuden virastoille. Myös yhteistyö ja sitä kautta toisilta oppiminen ovat avainasemassa uudenlaisissa tiloissa.
– Näen hyvänä, että eri virastojen työntekijät kohtaavat ja tutustuvat toisiinsa ja toistensa toimintatapoihin, hän kertoo.
Rautiaisen tavoitteena on, että kaikki on palveluiden osalta valmista, kun virastot muuttavat. Tyytyväisten asiakkaiden lisäksi hän toivoo sujuvaa yhteistyötä palveluiden toimittajien kanssa.
Virastotaloon muuttaville hän lähettää seuraavanlaisia terveisiä:
– Tulkaa avoimin ja positiivisin mielin yhteiseen työympäristöön. Muistetaan myös kunnioittaa yhteisiä pelisääntöjä, jotta kaikki pystyvät keskittymään työhönsä uusissa tiloissa, Rautiainen sanoo.
