”Olemme into piukeina mukana kehityksessä” – Yhteiskäyttöisyys ja kiertotalous toteutuvat Porvoon virastotalossa
5 min
Maanmittauslaitos ja Verohallinto ovat valtionhallinnon ketteriä edelläkävijöitä – molempien toimitilastrategioihin kirjattiin uudet työnteon tavat ja monitilaympäristöt jo lähes kymmenen vuotta sitten. Nyt virastojen 95 työntekijää työskentelevät täysin yhteiskäyttöisissä tiloissa Porvoossa.
Porvoossa aukesi keväällä 2018 loistava mahdollisuus pilotoida valtion täysin yhteiskäyttöisiä tiloja, kun sekä Verohallinnolla että Maanmittauslaitoksella oli tarve uudistaa työympäristöjään ja vuokrasopimuksiaan. Sekä Verolla että MML:lla on ollut aiemmin joitakin yhteiskäyttöisten tilojen kokeiluja, mutta ei tässä mittakaavassa.
Veron toimitilapäällikkö Olli Aalto ja MML:n toimitilapäällikkö Elina Aaltonen kertovat, että pilotti olikin melkoinen opintomatka. Kahden viraston raja-aitojen kaatamisessa oli paljon asioita, joita ratkottiin ensimmäistä kertaa. Vaikka vastaukset eivät aina löytyneet helposti, oli niiden etsiminen heidän mukaansa yhdessä mukavaa.
”Porvoossa kaikki natsasi kohdilleen. Molemmat virastot olivat optimaalisen kokoisia. Nyt tilat tarjoavat viihtyisän työympäristön 60:lle Verohallinnon ja 35:lle Maanmittauslaitoksen työntekijälle”, Olli Aalto sanoo.
Maanmittauslaitoksen toimitilapäällikkö Elina Aaltonen ja Verohallinnon toimitilapäällikkö Olli Aalto kertovat, että matkan varrella vastaan tuli monenlaista ratkottavaa, kuten virastojen tietoaineistojen tietoturva. ”Palaute henkilöstöltä on ollut positiivista. Saimme toimivammat, monipuolisemmat ja viihtyisämmät tilat kuin olisimme pystyneet omin voimin erillisinä virastoina tekemään.”
”Hienoa olla eturintamassa”
Sekä Veron Olli Aalto että MML:n Elina Aaltonen nostavat hattua virastojensa henkilökunnalle ja projektiryhmälle, jossa oli mukana molemmista virastoista paikallinen esimies ja työntekijöitä.
”Projektiryhmäläiset toimivat muutosagentteina. He sekä välittivät meille kullanarvoista tietoa ja viestejä että keskustelivat henkilöstön kanssa. Ryhmän jäsenet tekivät hurjan ison työn siinä, että hanke onnistui näin nopeasti, hyvin ja positiivisessa hengessä. Monet valtion virastot tutkailevat nyt tarkasti malliamme. Muuallekin halutaan moderneja, terveellisiä, turvallisia ja tyylikkäitä yhteiskäyttötiloja”, Aaltonen sanoo.
Uudistuva työ edellyttää yhteistyötä tukevia työympäristöjä, joissa on tiloja sekä tiimityölle että keskittymistä vaativille tehtäville. Nykyaikaiset työtilat lisäävät henkilöstön hyvinvointia, takaavat kansalaisille parempia palveluita ja alentavat toimitilakustannuksia.
”Me Verohallinnossa olemme olleet pääjohtajasta lähtien aika into piukeina mukana tässä kehityksessä. Digitalisaatio muuttaa maailmaa ja monesta työstä tulee paikkariippumatonta. On hienoa olla eturintamassa kehittämässä uusia työnteon ratkaisuja”, Olli Aalto toteaa.
”Onhan tämä hurjan viihtyisä monitila – sisustussuunnittelija on tehnyt hyvää työtä”, MML:n Elina Aaltonen kiittelee.
”Asiakas voi keskittyä ydintoimintaansa”
Porvoon Verohallinnon ja Maanmittauslaitoksen täysin yhteiskäyttöisen työympäristön suunnittelu ja toteutus on ollut kiinnostava ja ainutlaatuinen hanke myös Senaatti-kiinteistöjen asiakaspäälliköille, Verosta vastaavalle Karin Hukkaselle ja MML:sta vastaavalle Riitta Sirénille.
”Vero ja MML ovat edelläkävijävirastoja, jotka ovat valmiita kokeilemaan monia asioita ensimmäisinä. Keskusteluyhteys on ollut koko ajan hyvä ja mutkaton. Kommunikoimme selkeästi, että tämä on meillekin pilotti ja uutta valtionhallinnossa. Kaikki ei tulekaan meiltä valmiina, vaan kehitämme konseptia ja teemme muutoksen yhdessä”, Hukkanen kertoo.
Senaatin asiakaspäälliköt Riitta Sirén ja Karin Hukkanen kertovat, että Porvoon hanke oli myös Senaatin kiertotalouspilotti. ”Painotimme muun muassa energiatehokkuutta, kiertotaloutta ja muovitonta rakentamista.”
Valtion toimitilastrategiassa 2020-luvun työympäristöt tulevat olemaan yhä enemmän yhteiskäyttöisiä. Koronan synnyttämä digiloikka vain vauhdittaa tätä kehitystä, sillä työn muuttuminen monipaikkaiseksi näyttää vähentävän toimistotilojen tarvetta ennakoituakin enemmän.
”Kun suunnittelemme uutta, otamme lähtökohtaisesti aina myös tarkasteluun yhteiskäyttöisyyden mahdollisuuden, jotta valtion rajalliset resurssit saadaan hyödynnettyä viisaasti. Etenkin pienemmillä paikkakunnilla yhteiskäyttöisyys luo myös yksittäiselle virkamiehelle laadukkaamman ja monipuolisemman työympäristön, mihin ei välttämättä muuten olisi taloudellista mahdollisuutta”, Riitta Sirén sanoo.
Tilojen kehittämisen tavoitteena on vauhdittaa valtion toiminta- ja organisaatiokulttuurin muutosta. Senaattilaiset ovat keränneet matkan varrella arvokasta oppia yhteiskäyttöisyyden toteuttamisesta niin, että asiakaskokemus säilyy mahdollisimman hyvänä ja oppia pystytään jakamaan valtakunnallisesti.
”Olemme matkan varrella pyrkineet kehittämään palvelupakettia, jossa kokonaisuus tulee Senaatin kautta. Hanke olikin samalla myös palvelumuotoiluprojekti. Haluamme viestiä asiakkaille, että tuotamme kokonaisen työympäristön – aina työpisteiden laitteiden asentamisesta ja siivouksesta alkaen. Asiakas voi keskittyä työympäristön toimivuuden sijaan puhtaasti omaan ydintoimintaansa”, Riitta Sirén sanoo.
Porvoon Veron ja MML:n modernit, valoisat ja viihtyisät tilat tarjoavat monipuoliset työskentelymahdollisuudet virastotalon neljässä kerroksessa. Sisustuksessa on käytetty paljon tekstiilejä ja puuta, ja Valtion taidekokoelmasta lainaksi saadut teokset tuovat oman silauksensa lämpimään tunnelmaan.
”Painotimme muovitonta rakentamista”
Karin Hukkanen kertoo, että Porvoon hanke oli myös Senaatin kiertotalouspilotti, jonka kokemuksia ja oppeja tullaan hyödyntämään uusissa työympäristöhankkeissa monipuolisesti.
”Painotimme hiilijalanjälkeä pienentäviä menetelmiä, energiatehokkuutta, kiertotaloutta ja muovitonta rakentamista. Olemme keränneet tietoa uusiokäyttöön sopivista materiaaleista ja verranneet kustannuksia perinteisesti toteutettuihin rakennushankkeisiin. Remontoitavissa tiloissa pyrittiin säästämään mahdollisimman paljon olemassaolevaa – näin minimoimme hankkeen ympäristövaikutuksia.”
