Sama talo, uusi ympäristö ja meininki

Tilastokeskus on toiminut Helsingin Kalasatamassa vuosikausia, ja keväällä 2018 valmistuivat tuttuun taloon uudet tilat. Senaatti muunsi yhdessä Tilastokeskuksen kanssa Kevan omistamat toimistokerrokset avaraksi monitilaympäristöksi ja auttoi myös muutosprosessissa.

Miltä uusitut tilat ja uudet työnteon tavat tuntuvat? Tässä siitä tarjoavat kolme näkökulmaa Tilastokeskuksen pääjohtaja Marjo Bruun, tiedonhankintayksikön yliaktuaari Mari Rantanen ja tilastotuotannon yksikön projektipäällikkö Jussi Ritola.

Marjo Bruun: ”Olen saanut elämääni 500 uutta ihmistä”

Miten pääjohtaja on sopeutunut monitilaympäristöön?

Hyvin. Näin puheliaan ihmisen on tosin pitänyt vähän hillitä itseään. Hiljaiseen huoneeseen en ole uskaltautunut lainkaan.

Mahdumme tänne mukavasti. Tilat ovat avarannäköiset ja akustiikka on älyttömän hyvä. Tykkään eniten monikäyttöisistä kerroskeitaistamme. Siellä tapaa ihmisiä. Kahvikoneita on tosin liian vähän.

On myös piristävää, että nyt näen keitä täällä on töissä. Olenkin saanut monitilaympäristön myötä elämääni ainakin 500 uutta ihmistä, joita en ole juuri ennen nähnyt – aiemminhan meillä oli omat huoneet. Pyrinkin tekemään töitä aina vähän eri paikoissa. Työni on toisaalta sen laatuista, että ehdin olla yhdessä paikassa vain hetken.

En tosin tiedä kuinka kiusallisena ihmiset pitävät sitä, kun isken koneeni viereiselle pöydälle. Johtamista ajatellen on joka tapauksessa kiva olla lähempänä henkilökuntaa. Toivon, että onnistun kannustamaan vielä lisää tekemisen meininkiin. Ihmiset ovat uskomaton voimavara.

Mikä on ollut suurin muutos työtavoissa verrattuna entiseen?

On vielä liian aikaista kysyä sitä. Kollegani Virosta piipahti juuri täällä. Hän sanoi kadehtivansa etenkin avointa tilaamme. Heidän henkilöstönsä ei ollut sellaista hyväksynyt. Kollega oli hiukan kateellinen myös kannettavista puhelimista. Hänen väkensä haluaa vielä lankapuhelimet.

Monitilaympäristöllä on väistämättä vaikutusta siihen, miten ihmiset tekevät töitään itsekseen ja miten yhdessä tekemisen meininki muuttuu. On mainiota, että esimerkiksi kerroskeitaissa pidetään tiuhaan pikku palavereita.

Ennakkoon isoin keskustelu käytiin etätöistä ja tilojen ylibuukkauksesta – tilastotöitä kun ei toistaiseksi voi tehdä kotona. Muuton jälkeen keskustelu on laantunut. Paikoitellen tiloissa on kuulemma välillä aika tiivistä. Alussa myöskään tietotekniikkayhteydet eivät toimineet.

Omat odotukseni olivat yltiöpositiivisia. Mutta minulle olikin katastrofi muuttaa tänne, koska samaan aikaan lähti hyvä assistenttini, joka piti langat käsissään. Nyt alan pikkuhiljaa tottua tähän kaikkeen. Kokouksia ja puheluja varten minulle on varattu oma huone.

Miten näet tilojen suuruuden ja muutoksen kustannusvaikutukset?

Näin pääjohtajan kannalta kustannussäästöt ovat tuoneet meille Tilastokeskukseen hengitystilaa. Ei koko ajan kurista, mistä taas leikataan, mihin satsataan ja mitä uudistetaan. Olemme hankkineet tilavuokran säästöillä tänne uudet kalusteet, puhelimet, tietokoneet ja toimivat kokousvälineet. Ilman pienempiin neliöihin muuttamista tätä kaikkea ei olisi pystytty hankkimaan.

Mari Rantanen: ”Hiljaisessa tilassa pystyy keskittymään”

Kuinka tärkeää on muuton pilotointi etukäteen?

Ehdottoman tärkeää – sillä pilotti näyttää, mitä mahdollisuuksia monitilatoimisto tuo. Se on myös hyvä tapa puhdistaa itsensä purnausvaihteesta, joka on tyypillistä muutoksissa. Kun muutimme pilotointitiloihin, sokka irtosi: ideoita lenteli. Olin mukana työhyvinvointiryhmässä, jossa koostimme henkilöstökyselyjen tuloksia. Uudet työtilat herättivät paljon ajatuksia uusista työnteon tavoista ja hyvän työympäristön piirteistä.

Itse tulin pilottiin suoraan äitiysvapaalta. Olin juuri muuttanut yksivuotiaan lapseni kanssa uuteen kotiin, ja tavarat eivät olleet vielä löytäneet paikkaansa – vallitsi täyskaaos. Olikin ihana tulla työpaikalle, joka oli kauniisti sisustettu. Pilottitilassa kaikki materiaalit olivat mietittyjä ja värit rauhoittavia. Mikään ei kolissut tai kalissut. Se oli kuin keidas.

Puolen vuoden jälkeen palasimme väistötiloihin. Huonekalut oli keräilty sieltä täältä. Tiloja ei ollut suunniteltu niin monelle hengelle kuin meitä siellä oli. Hivuttauduinkin pilottitiloihin takaisin.

Mikä on ollut sinulle suurin muutos työtavoissasi?

Selkein muutos on matala kynnys kutsua koolle pieniä ryhmiä. Aiemmin valmistelin asiat ja tapaamiset tarkkaan, jotten tuhlaisi toisten aikaa. Nykyään alamme tehdä heti yhdessä. Minun pitää myös pystyä keräämään ihmiset kokoon nopealla aikataululla – ja nämä tilat oikein kutsuvat siihen.

On myös hauskaa, että ihmisten työnteon tavat ovat nyt näkyvillä. Siitä syntyy hyvää pöhinää. Kahvijonossakin tapahtuu spontaania oppimista.

Luulin etukäteen, että vaihdan työpisteitäni päivittäin. Yllätyksekseni olenkin melkein aina hiljaisessa tilassa. Osasyynä on kuusituntinen työpäiväni: täytyy pystyä keskittymään kunnolla.

Nämä tilat ovat parhaat työtilat, jotka olen nähnyt. Minulle esteettisyys on tärkeä asia. Arvostan kovasti taidetta seinillämme.

Myös etätyö on iso juttu. Se luo vapauden järjestellä töitä.

Mitä haluaisit vielä kehittää?

Eri paikkoja on vielä hiukan hankala identifioida, joten jokin Stockan kellon tyylinen tapaamispiste olisi tarpeen, tai jokin infopallo voisi olla hyvä. Ehkä jostakin taulusta tulee treffauspaikka, jonka kaikki tietävät. Nyt löydämme toisemme Lyncillä.

Myös yhteiskäyttöisten näppisten puhtaanapitoon olisi hyvä saada kunnon ohjeistus. Erityisesti kevätflunssan aikaan niiden hygieenisyys mietitytti. Rättejä, puhdistusaineita ja sumuttimia on kopiokonehuoneessa, mutta ihmiset eivät oikein tiedä, mikä on niiden oikea käyttötapa.

Jussi Ritola: ”Toimistoreppu on hyvä keksintö”

Monessako työpisteessä istut päivittäin tai viikoittain?

Teen päivittäin töitä vähintään kahdessa paikassa: keitaalla ja ”kotikulmillani”. Työskentelen yleensä samoissa työpisteissä, jotta minut on tarvittaessa helppo löytää.

Minulle on tosi tärkeää, että lähelläni on ihmisiä, joiden kanssa minun täytyy pysyä ajan tasalla. Monitilaympäristö edistää spontaania ajatustenvaihtoa. Kommunikaatio on muuton jälkeen selvästi tehostunut ja tehostuu tulevaisuudessa varmaan vielä enemmän.

Viikon mittaan palaveeraan noin kymmenessä eri neuvotteluhuoneessa tai projektitilassa.
Olen pääosin luopunut 2–3 hengen palavereista neukkareissa, ellei niihin ole erityistä syytä. Ensisijaisesti pyydän porukan keitaalle ja seuraavaksi Flow-tilaan, jossa on kaikki tarvittavat välineet: iso näyttö ja kirjoitustauluja. Isot 20 hengen neuvotteluhuoneet näyttävät olevan nyt aika tyhjillään.

Jos haluan rauhaa, laitan vastamelukuulokkeet päähän ja kuuntelen yleensä jotain metallia. Siinä sanoista ei saa välttämättä selvää, joten on helppo keskittyä töihin. Hiljaisessa tilassa en ole vielä käynytkään. Sinnekään ei tunnu olevan tunkua.

Mistä ja miten työkaverisi löytävät sinut?

Ihmisten löytäminen on monitilatoimistossa selkeästi asia, johon täytyy etsiä ratkaisua. Meillähän ei ole kulunvalvontaa, jolla ihmiset pystytään paikantamaan. Ainoa tapa kertoa olinpaikka on luetella litania ”3A789” eli paikan numero.

Itse saatan sanoa, että tule pyörimään tänne yksikköni kotipesän kulmille. Minut aletaan nyt jo löytää, sillä olen istunut niin pitkään samassa paikassa.

Aluksi istuin rauhallisessa syvennyksessä, mutta halusin hieman trafiikkia ympärilleni. Nyt olen kulkuväylän varrella ja sermittömässä työpisteessä. Vilkkaalla paikalla on selkeitä hyötyjä: siitä kulkee ohi paljon ihmisiä, ja monia asioita tulee hoidettua spontaanisti käytävällä keskustellen.

Pääasiassa viestit kulkevat Lyncillä. Minut saa hyvin kiinni, sillä olen aika lailla on line palavereissakin. En muuten muista, milloin olisin soittanut puhelimella kenellekään töissä. Asiat tulee hoidettua jopa muidenkin virastojen tyyppien kanssa Lyncin kautta.

Miten kuljetat tavaroitasi?

Toimistoreppu on hyvä keksintö. Saimme valita 6–8 vaihtoehdosta työlaukun, jossa voi kuljettaa päivän aikana kaiken tarvittavan työpisteestä toiselle.

Minulla on kolmannessa kerroksessa lokero, jossa säilytän reppuani. Se on kuin moduuli, jonka vetäisen kaapista käyttööni. Repussa on läppäri, piuhat ja rullahiiri. Säilössä on myös vesipullo ja kahvikuppi, jotka nappaan töihin tultuani mukaani.

Jos tiedän, että olen yli kaksi tuntia pois paikaltani, minusta on kohteliasta tyhjentää pöytä. Mutta yhtä tuntia varten en sitä tee. Tästä ei kylläkään ole selkeää toimintaohjetta, joten käytän maalaisjärkeä.