Senaatti-areena: Toimitilastrategiasta työn tekemisen strategiaan

Valtiolla ollaan töissä Suomelle. Mutta millaista tuo työnteko tulevaisuudessa on, ja miten koronakriisi vaikuttaa siihen? Sitä pohdittiin 23. syyskuuta virtuaalisesti järjestetyssä Senaatti-areenassa muun muassa digitalisaation, muuttuvan työn johtamisen, palvelu- ja toimitilaverkoston kehittämisen ja kuntien näkökulmasta.

1. Tavoite maailman parhaasta hallinnosta yhdistää

Kansalaisten digitaidot kehittyvät ja tekoälyteknologia harppoo eteenpäin. Hallitusohjelmassa on nostettu vahvasti esiin palveluiden parempi saavutettavuus ja digitalisointi, alueiden elinvoiman edistäminen ja paikkariippumattoman työn sekä monipaikkaisuuden hyödyntäminen.

Yllättäen iso digiloikka otettiinkin kerralla maaliskuussa, kun suuri osa valtion ja koko Suomen työntekijöistä ja koululaisista siirtyi yhdessä yössä etätyöhön.

”Olemme pärjänneet koronakriisissä varsin hyvin. Kiitos kuuluu kaikille valtiolla työskenteleville. Uudenlaista tilannetta on osattu ja pystytty johtamaan, ja työnteko uusin menetelmin on ollut sujuvaa”, Senaatti-areenan avannut kuntaministeri Sirpa Paatero sanoi.

Koronapandemiasta saatuja oppeja aiotaan hyödyntää esimerkiksi valtion alueellistamisohjelman ja alueellistamislainsäädännön uudistamisessa. Työn alla on myös valtion toimitilastrategian uudistaminen: valtionhallinnon toimitilaverkon ja julkisen asiakaspalveluverkon kehittämiselle on suuri tarve.

”Aloimme miettiä kesällä Senaatin johdolla uusia työnteon tapoja, edellytyksiä, vaikutuksia ja toimenpiteitä. Virtuaalityöpajoissa esiin nousivat etätyön aseman vahvistaminen, paikkariippumattomuus, yhteiset työympäristöt ja uudet työnteon taidot. Olemmekin suuren muutoksen edessä: kehitämme samanaikaisesti sekä työtapoja että toimitilaratkaisuja – fyysistä ympäristöä ja sisältöä.”

Paateron mukaan paikkariippumattomuus mahdollistaa tulevaisuudessa esimerkiksi yhteisten palvelupisteiden toteuttamisen.

”Arvioimme, että voisimme luopua jopa puolesta toimistotiloistamme vuoteen 2029 mennessä. Uskon, että yhdeksän vuoden päästä meillä ei ole enää erillisiä valtionhallinnon pisteitä ympäri Suomea, vaan yhteisiä toimipisteitä. Tavoitteenamme on maailman paras julkinen hallinto. Siksi ajatus, että olemme töissä Suomelle, yhdistää meitä kaikkia.”

2. Digitalisaatio tukee paikkariippumattomuutta – kunhan yhteydet pelaavat

Minkälaista valtion toimintaa ja läsnäoloa alueilla tavoitellaan? Valtiovarainministeriön finanssineuvos Anu Nousiainen kertoi alueellistamisen uudistamisen strategian valmistuneen keväällä samoihin aikoihin, kun Suomi siirtyi etätöihin ja -kouluihin.

”Monipaikkainen työ lisääntyi ja saimme parhaan mahdollisen kokeilualustan strategian toimeenpanoon. Kaikki strategian tavoitteet tukevat monipaikkaisuuden ja paikkariippumattomuuden tavoitetta. Läsnäolo alueilla tulee perustumaan vastaisuudessa entistä vahvemmin palveluiden ja viranomaisten tehtävien järjestämisen tarpeeseen.”

Nousiaisen mukaan pääkaupunkiseudulla työskentelee noin 40 prosenttia valtion henkilöstöstä ja muualla Suomessa 60 prosenttia – yhteensä väkeä on noin 75 000.

”Meidän on oltava siellä missä asiakaskin. Vaikka kuljemme digitalisaatio edellä, aina tulee olemaan joukko, joka tarvitsee käyntiasioinnin palveluita. Määrä vähenee, ja on mietittävä, kuinka tarjoamme entistä laadukkaammat palvelut entistä tehokkaammin julkisen hallinnon yhteistyönä. Valtion täytyy myös miettiä, kuinka hyödyntää pieneneviä osaamisresursseja ja näyttäytyä kilpailukyisenä työnantajana. Se haastaa johtamistamme, esimiestyötämme sekä henkilöstö- ja työnantajapolitiikkaamme.”

Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin toimitusjohtaja Pasi Lehmus kertoi, että Valtorillakin paikkariippumattomuus on vahvasti pinnalla. Ilman toimivia tietoliikenneyhteyksiä ja sähköisiä välineitä paikkariippumaton työ ei onnistu. Sujuvat yhteydet ovat alueilla tehtävän työn elinehto, sillä työ on pitkälti digitaalista ja tehdään sähköisessä ympäristössä.

”Yhteiskäyttöisiin työympäristöihin siirryttäessä emme oleta, että käyttäjät kirjautuvat vierailijaverkkoon vierailijatunnuksilla, vaan laitteiden pitää yhdistyä kätevästi omaan sisäverkkoon ja jos joku tulostaa jotain, tulostimen pitää löytyä helposti. Tämän vakiointi on meille haaste.”

3. Kyberuhat ovat todellisuutta – tietosuojasta huolehdittava hyvin

Digi- ja väestötietoviraston ylijohtaja Aino Jalonen ja Senaatin toimialajohtaja Riikka Juutilainen keskustelivat työn muutoksesta ja sen johtamisesta. Johtajien on seurattava toimintaympäristönsä muutoksia, reagoitava ja sopeuduttava – mutta myös vietävä muutosta eteenpäin ja mietittävä, miten haluttuun tulevaisuuteen päästään.

Aino Jalosen mukaan monipaikkaisessa työssä on muistettava myös turvallisuuteen liittyvät kysymykset. Suomessa on hyvin toimiva julkinen hallinto, johon ihmiset luottavat. Tätä luottamusta on ylläpidettävä ja vahvistettava edelleen.

”Käsittelemme julkisessa hallinnossa paljon esimerkiksi henkilötietoja, jotka on suojattava hyvin. On tärkeää huolehtia tietojen turvallisuudesta myös uusien työntekemisen muotojen yhteydessä. Uudenlaiset uhat – kuten kyberuhat – tuovat uusia riskejä: meidän on oltava koko ajan valppaina sen suhteen, että pysymme ajan tasalla ja osaamme varautua oikealla tavalla.”

Riikka Juutilainen sanoi, että luottamus on myös henkilöstön näkökulmasta tärkeä asia.

”Meillähän virkamiehet haluavat toimia oikein. Hankkeissa on noussutkin esiin, että johdolta toivotaan selkeitä linjauksia siitä, miten työtä tehdään uudenlaisessa työympäristössä – on se etätyötä tai yhteisiä työtiloja muiden virastojen kanssa. Että asiat tehdään niin kuin kuuluu ja huolehditaan tietosuojasta ja salassapidosta.”

4. Koppikonttoreissa istuu vielä 30 000, mobiili työnteko kasvaa nopeimmin

Yhteiskäyttöisyydessä on vielä paljon tekemistä ja mahdollisuuksia. Näin tiivistivät valtiovarainministeriön neuvotteleva virkamies Pauliina Pekonen ja Senaatin myynti- ja markkinointipäällikkö Kasper Fabritius, jotka esittelivät kiinnostavia lukuja valtion toimitilastrategian takaa.

Pekonen kertoi keväällä suomalaisten yliopistotutkijoiden tekemästä tutkimuksesta, jossa vastaajat olivat pääosin valtion ja julkisen sektorin työntekijöitä.

”Digitalisaation tulemisesta on puhuttu pitkään, ja maaliskuussa niin kävi. Tutkimus osoitti, että etätyökokemusta oli keskimäärin todella vähän ja muutos on ollut iso. Kun 70 prosenttia sanoi, että oli aiemmin tehnyt viikoittain ehkä yhden päivän tai ei ollenkaan etätöitä, niin nyt olemme tilanteessa, jossa 76 prosenttia on tehnyt etänä kokonaisen arkiviikon.”

Kasper Fabritiuksen mukaan valtion 75 000 työntekijästä vajaat 60 000 tekee tietotyötä toimistoissa. Heistä noin 22 000 työskentelee monitilaympäristöissä ja 12 000 nimeämättömissä työpisteissä eli mobiilisti. Yhteiskäyttöisissä tiloissa työskentelee 1 200 henkilöä.

”Mobiili työnteko on lisääntynyt voimakkaasti, yli viidellätuhannella työntekijällä vuodessa. Edelleen 30 000 virkamiestä istuu koppikonttoreissa, eli paljon on vielä tehtävissä.”

Koppikonttoreista luopumisesta on saatu esimakua myös Sipoossa, jossa kunnan hallintotoiminnot muuttivat helmikuussa uuteen monitilaympäristöön. Sipoon kunnanjohtaja Mikael Grannas kertoi, että neliöt tippuivat puoleen eikä omia työpisteitä ole enää kellään. Tiloja on erilaisiin työnteon tapoihin ja tarpeisiin, mutta totuttelu on vielä kesken, sillä korona iski pian muuton jälkeen.

Grannas pohti myös käynnissä olevan valtiovarainministeriön ja Kuntaliiton julkisen hallinnon strategiatyön merkitystä ja mahdollisuuksia Suomen yli 300 kunnalle. Hän on mukana ohjausryhmässä, joka pohditaan muun muassa millainen julkisen hallinnon strategia mahdollistaisi suomalaisen yhteiskunnan menestyksen vuonna 2030 ja miten julkishallinto voisi olla uudistuksen edelläkävijä.

5. Työnantajan tarpeissa riittää myös mietittävää – valtio voi tukea kuntia muutoksessa

Kuinka tästä eteenpäin? Senaatti-kiinteistöjen toimitusjohtaja Jari Sarjo ja valtiovarainministeriön ylijohtaja, osastopäällikkö Juha Sarkio summasivat areenan antia ja vastasivat yleisöltä tulleisiin kysymyksiin.

”Täällä on käyty tänään todella hienoa keskustelua siitä, mihin työelämä menee ja mitä digitalisaatio ja uustyö vaativat meiltä. Aika vähän puheenvuoroja käydään yleensä siitä, mitä työnantaja haluaa: ihmisethän ovat töissä työnantajan tarpeisiin ja meillä on työnantajapuolellakin kaikilla mietittävää, minkälaista työelämää haluamme rakentaa yhdessä ihmisten kanssa”, Juha Sarkio pohti.

Jari Sarjo nosti esille valtion uuden toimitilastrategian, jonka tekeminen on alkamassa. Hänen mukaansa muutos aiempaan on niin suuri, että kokonaisuutta pitäisikin tarkastella ennemmin työn tekemisen strategiana.

”On aika helppo ajatella, että toimistotilojen määrä voitaisiin puolittaa vuoteen 2029 mennessä – ja se onkin tehtävissä ja sitä lähdemme tekemään. Tämä tarkoittaa, että tiloja pitää pystyä muokkaamaan ja ne ovat muuntojoustavia. Suurin kysymys liittyy kuitenkin siihen, miten työtä tehdään. Toivon todella, että tämä saisi huomattavasti laajemman näkökulman uudessa strategiassa.”

Sarjo myös muistutti valtion roolista kuntien tukena muutoksen eteenpäin viemisessä ja sujuvoittamisessa.

”Mitä valtio voi tehdä? Jaamme mielellämme erilaisia malleja, alustoja, konsepteja ja parhaita käytäntöjä kuntien kanssa. Eli kun ajattelemme koko julkisen hallinnon toiminnan tehostumista, valtiolla on paljon annettavaa kuntatalouteen ja teemme sen mielellämme.”