Sörnäisten rantatie 13 on nyt uuden ajan viihtyisä virasto

Omista huoneista monipaikkaisuuteen. Tätä on valtion toimitilastrategia parhaimmillaan: Sörnäisten rantatie 13:n virastotalo on alun perin suunniteltu Valtiokonttorin tarpeisiin, mutta kolmessa vuosikymmenessä henkilöstömäärä supistui ja työtavat muuttuivat niin paljon, että johto suunnitteli jo uusiin tiloihin muuttamista. Hyvästien sijaan valtiokonttorilaiset saivatkin täysin uudistetun työympäristön ja naapureikseen Helsingin ydinkeskustasta muuttaneen Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH).

Paikka vaihtuu työn mukaan. Monipaikkaisessa työympäristössä on helppo vaihtaa työpistettä työtehtävän mukaan. Keskittymistä vaativaa työtä varten löytyy hiljaisia tiloja, kun taas vuorovaikutteisilla vyöhykkeillä saa keskustella vapaasti. Vetäytymistiloissa voi pitää Skype-kokouksia ja pieniä parin hengen palavereja, sekä käydä esimerkiksi luottamuksellisia keskusteluita.

Patentti- ja rekisterihallituksen ICT-tiimi Juha Myllyaho, Samuli Turkkila ja Timo Sorsamäki valitsi ajatustenvaihtopaikakseen pystypöydän ison näytön vierestä. Yhteen työpäivään voi mahtua keskittymistä vaativaa kirjoittamista, ennalta sovittuja palavereja ja spontaaneja ideointihetkiä.

Senaatti hoitaa käytännön asiat. Sörnäisten rantatie 13:n virastotalo on ensimmäisiä Senaatti-kiinteistöjen avaimet käteen -periaatteella rakennettuja työympäristöjä. Aiemmin sekä Valtiokonttori että Patentti- ja rekisterihallitus omistivat omat kalusteensa ja kilpailuttivat kiinteistöpalvelunsa siivouksesta alkaen. Nyt Senaatti vastaa kalustamisesta sekä aula-, kokous-, av- ja tietotekniikkapalvelujen järjestämisestä. Uusi malli säästää kustannuksia, työtä ja aikaa.

Hiljaisuus yllätti. Ennen muuttoa nykyisiin tiloihin osa Patentti- ja rekisterihallituksen tutkijainsinööreistä jännitti omista huoneistaan luopumista ja pelkäsi työrauhan menetystä. Arki uusissa tiloissa on yllättänyt työntekijät myönteisesti: hiljaisissa tiloissa on oikeasti hyvin hiljaista. Onnistuneet akustiikkaratkaisut vaientavat jopa askeleiden äänet.

Tilaa palavereille. Palvelumuotoilijat Laura Järveläinen ja Anna-Mia Myllykangas kuuluvat Valtiokonttorin D9-digitiimiin, joka vauhdittaa julkisten palvelujen siirtymistä digiaikaan. He ovat yllättyneet iloisesti moderneista tiloista.

“Käymme paljon asiakkaiden luona. Täällä toimistolla tulee enimmäkseen palaveerattua ja työskenneltyä koneella. Hiljaisissa tiloissa en ole vielä edes käynyt”, Laura Järveläinen kertoo.

Mahdollisuus vetäytyä. “Uusi työympäristö on huomattavasti edellistä monikäyttöisempi. Jos keskittyminen on vaikeaa, siirryn hiljaiseen työtilaan ja yleensä aina pääsen asiassa eteenpäin”, kiittelee Valtiokonttorissa taloushallinnon kehittämispäällikkönä työskentelevä Juho Ajo.

Taukojumppa pyörii. PRH:n henkilöstö osallistuu aktiivisesti jokapäiväiseen taukojumppaan. Kalusteita on helppo säätää omien mittojen mukaan, ja esimerkiksi kaikki työpöydät ovat sähkösäätöisiä.

Etätyötä suositaan. PRH:n asiakasneuvoja Jukka Pääkkönen työskentelee kolme päivää viikossa kotonaan. Muuton yhteydessä uudistettiin etätyöohjeistus niin, että jokainen työntekijä voi halutessaan tehdä etätyötä kolmena päivänä viikossa tai 60 prosenttia työajasta. Toimistolla Pääkkönen vaihtaa työpistettä töiden mukaan.

”Tilat ovat todella hyvät, mutta koneen irrottamiseen, pakkaamiseen ja kiinni kytkemiseen menee yllättävän paljon aikaa.”

Kamerakerhon kuvat seinillä. Valtiokonttorin kamerakerhon harrastajakuvaajien parhaat luontokuvat tuovat vetäytymistiloihin tunnelmaa ja toimivat samalla akustisina elementteinä. Valtiokonttorin vetäytymistilat tilat on nimetty muun muassa heinäkasvien mukaan. Nurmiröllissä keskustelemassa Anton Kiuru ja Sami Moksunen.

Omat tavarat mukaan. Monitilaympäristössä omat työpisteet ovat vaihtuneet nimettömiin työpöytiin. Työntekijä kuljettaa joka päivä tavaransa mukanaan siirtyessään tilasta toiseen – ja toisinaan kannettavaa on paljon. Valtiokonttorilaisilla on tumma ja PRH:n väellä vaalea huopalaukku. Moni etätyötä usein tekevä valitsi mieluummin repun.

Lounas viihtyisästi. Ylimmän kerroksen kokonaan uudistettu lounasravintola kerää kiitoksia. Se on Fazer Amica -ketjun lippulaivaravintola.

Toimivat tilat asiakkaille. Patentti- ja rekisterihallituksen uusissa tiloissa voi käydä vaikkapa jättämässä patenttihakemuksen. Asiakastilat ovat keränneet hyvää palautetta.

“Yhä useammat asioivat verkossa, mutta etenkin kansainväliset asiakkaat haluavat mielellään henkilökohtaista palvelua kasvokkain”, kertoo PRH:n asiakaspalveluesimies Marja Hakkarainen.

Yksityisyyttä palveluun. Asiointi PRH:n asiakaspalvelussa on nyt aiempaa mukavampaa ja yksityisempää. Neuvontatiskien välissä oli ennen pelkkä sermi. Nyt Jukka Pääkkönen kollegoineen neuvoo asiakkaita valoisissa ja äänieristetyissä huoneissa.

Matkalla paperittomuuteen. Valtion toimitilastrategia perustuu paperittomaan toimistoon, mutta Valtiokonttorissa ja PRH:ssa eletään vielä siirtymävaihetta mappien kanssa.

Kuntosali houkuttelee. ICT-asiantuntija Henri Haarala on uuden kuntosalin tyytyväinen käyttäjä. Jumppasalissa pyörivät työpäivien jälkeen henkilöstön jooga- ja pilatesryhmät. Aiemmin kuntoilu oli mahdollista vain virastotalon portaissa. PRH toi muutossa mukanaan vanhat kuntosalilaitteensa, jotka ovat nyt kaikkien yhteisessä käytössä.

Tavarat turvakaappiin. Toimistosihteeri Marjatta Erkkilä sanoo uusien työtapojen vaatineen pientä totuttelua.

”Se on hyvä neuvo, että hiljaisuutta kaipaava työntekijä siirtyy hiljaisiin tiloihin. Silloin ne, joiden työ vaatii puhumista, saavat keskustella rauhassa.”

Työvälineet jätetään lukittaviin henkilökohtaisiin lokerikkoihin töistä lähtiessä.

Pyöräilijöiden tarpeisiin. Remontin jälkeen katutasoon saatiin lämmitetty pyörävarasto. Patentti- ja rekisterihallituksen tilintarkastusvalvonnan johtaja Riikka Harjula harrastaa triathloneja ja arvostaa kulkupelinsä turvallista säilytyspaikkaa.