Tiedot järjestykseen raporteilla – kunnille on tarjolla tehokkaita työkaluja tilahallintaan
4 min
Kuntien tilatietopalvelut kokoaa kuntien kanssa tietoja kuntien omistamista ja vuokraamista tiloista yhteen tietojärjestelmään. Täsmällisellä tilatiedolla paitsi tuetaan kuntien tilahallintaa myös valtakunnallisen kokonaiskuvan rakentamista kuntien tilakannasta. Kuntien tilatietopalveluiden kivijalkoihin kuuluvat Skenarios-tilatietopalvelu sekä erilaiset raportit. Kuntien tilatietopalveluyksikön analyytikko Jarno Kajanne valottaa, mitä raportit ovat, mihin niitä käytetään ja miten kunta voi hyödyntää niitä esimerkiksi taloutensa suunnittelussa.
Mistä on kyse, kun puhutaan kuntien tilatietopalveluiden raporteista?
Kuntien tilatietopalveluissa kehitetään raportteja moniin eri tarkoituksiin. Raportteja tarjotaan kaikille sopimuskunnille, toimitilajohtamisen kehittämisohjelman kunnille, kuntien tilatietopalveluyksikön sisäiseen käyttöön sekä valtiolle havainnollistamaan kuntien hallinnoimaa tilakantaa. Kuntien tilatietopalveluiden raporteilla tarkoitetaan Power BI -pohjaisia raportteja. Niiden aineistona ovat pääosassa Skenarios-tilatietopalvelussa oleva kuntien tilakanta sekä siihen eri rajapinnoista, esimerkiksi Tilastokeskuksesta, yhdistellyt tiedot.
Millaisia raportteja on saatavilla?
Raporteista näkyvin on johtamisen koontiraportti, joka on laaja kokonaisuus. Se koostuu kuudesta osa-alueesta: rakennuskannan tunnusluvut (esimerkiksi rakennusten lukumäärä ja bruttoneliömäärä), rakennusten ja kiinteistöjen tarkemmat kohdetiedot, investoinnit, kustannukset, vuokrasopimukset sekä valtakunnallinen vertailu. Johtamisen koontiraportti on kaikkien sopimuskuntien vapaassa käytössä, ja aineistot sinne tulevat kunnilta Skenarios-tilatietopalvelun kautta. Kunta voi päivittää aineistojaan Skenarios-palvelussa, ja muutokset näkyvät raportilla viimeistään seuraavana päivänä.
Johtamisen koontiraportti muodostaa näkymän kunnan tilakannan kaikkiin osa-alueisiin erilaisilla kuvaajilla, taulukoilla ja tunnusluvuilla. Raporteista on tehty mahdollisimman dynaamisia. Kunta voi siis itse valita kulloinkin merkitsevät tunnusluvut sekä haluamansa ryhmittelyt ja suodatukset eri näkymiin. Johtamisen koontiraportin avulla kunta voi tehdä tarkkoja havaintoja tilakannastaan, kun kaikki osa-alueet on koottu samalle raporttipohjalle.
Skenarios-tilatietopalvelun Kohdetiedot-näkymässä kunta voi suodattaa tilatiedoistaan esimerkiksi opetusrakennukset sekä ryhmitellä ne ja tarkastella niiden korjausvelkaa vuosikymmenittäin.
Kaikille sopimuskunnille avoinna olevan johtamisen koontiraportin lisäksi toimitilajohtamisen kehittämisohjelmaan osallistuville kunnille on tarjolla muun muassa palvelutarpeiden ja väestöennusteiden raportti sekä säästöpotentiaalin laskentatyökalu.
Toimitilajohtamisen kehittämisohjelman kunnat saavat käyttöönsä palveluverkko- ja väestöennusteraportin.
Kuntien tilatietopalveluilla on käytössään myös lukuisia sisäisiä raportteja, joista voidaan seurata kootun tilatiedon laatua ja kuntien etenemistä tilatietopalveluiden käyttöönotossa. Lisäksi kuntien tilatietopalvelut tuottaa valtiolle tilannekuvaraportin, joka muodostaa arvion kuntien ja kuntayhtiöiden hallussa olevasta nykyisestä tilakannasta sekä tulevaisuuden tilatarpeista.
Mitä hyötyä raporteista on kunnille?
Kun kunnat kokoavat tilatietojaan ja niistä koostuva aineisto syventyy, raportoinnin hyödyt korostuvat. Perustiedoilla, kuten rakennuksen sijainti-, ikä- ja kokotiedoilla, kunta saa käyttöönsä perusraportointia, eli se voi tarkastella näistä tiedoista koostettuja näkymiä. Kun mukaan tuodaan esimerkiksi rakennusten kustannus- ja arvonmääritystietoja, raportilta voidaan tehdä huomattavasti tarkempia johtopäätöksiä. Eräs kunta kertoi huomanneensa kustannusraportoinnin avulla poikkeamia ja kohdistaneensa näiden huomioiden perusteella toimenpiteitä rakennuksilleen.
Yksi todella paljon kuntia kiinnostava osio on valtakunnallinen vertailu, joka mahdollistaa oman kunnan rakennuskannan tunnuslukujen kokonais- tai asukaskohtaisen tilanteen vertaamisen oman maakunnan, vastaavan kuntakokoryhmän tai vastaavan kuntatyypin keskiarvolukuihin.
Kustannusten kuvaajanäkymään on valittu tunnusluvuiksi euroa per huoneistoneliö kuukaudessa ja ryhmittelyksi Rakennusluokitus 2018. Suodattimista kunta voi valita kustannuslajit, joita se haluaa tarkastella. Kuvaan on valittu tarkasteltavaksi kaikki ylläpitokustannukset.
Siinä, missä kunnan raporttien hyödynnettävyys kasvaa aineistojen syventyessä, tarkentuvat myös valtion tilannekuva sekä vertailuaineistot muiden kuntien saataville. Käytännössä kaikki osapuolet hyötyvät jokaisen kunnan täydentäessä omia tietojaan Skenarios-palvelussa.
Miten kunta saa jonkin raportin käyttöönsä?
Johtamisen koontiraportti on sopimuskuntien vapaassa käytössä. Käytännössä raportin käyttöönotto vaatii kunnalta tiedonsiirtosopimuksen, rakennuskannan tietojen toimittamisen Skenarios-palveluun sekä rekisteröitymisen ja kirjautumisen Kuntatila-portaaliin. Kuntatilasta löytyy kirjautumisen jälkeen painike, josta pääsee suoraan raporteille. Toimitilajohtamisen kehittämisohjelman raportit ovat maksullisia ja erillisen sopimuksen takana. Opastamme kuntien tilatietopalveluyksikössä raporttien käyttöön ja raportteihin liittyvissä kysymyksissä.
Miten raportteja kehitetään?
Raportteja uudistetaan jatkuvasti kuntien palautteiden perusteella, joten kannattaa olla matalalla kynnyksellä yhteydessä meihin. Pieniä muutoksia tai lisäyksiä tehdään hyvinkin nopeasti toiveiden pohjalta. Viimeisimpänä suurempana uudistuksena on kustannuksille tuotu trendinäkymä, jossa kunta voi tarkastella omien kustannustensa kehitystä vuosittain, kokonaisuudessaan tai kustannuslajeittain erikseen sekä vertailla omia lukujaan valtakunnallisiin keskiarvoihin. Seuraavaksi työn alle tulee tietomalliuudistuksien myötä vuokrasopimusnäkymän uudistaminen sekä energiankulutustietojen raporttiosio.
