Kuntien tilatietopalveluyksikkö työskentelee tällä hetkellä yli 220 kunnan kanssa. Tietoja kuntien tiloista kootaan yhteistyössä Skenarios-palveluun, josta löytyy tällä hetkellä noin 20 100 rakennusta ja arviolta 18,5 miljoonaa neliötä.
”Skenarios-palveluun kootaan perustietoja eli niin sanottuja rakennuskannan tunnuslukuja, ja niitä täydennetään muun muassa kustannus-, investointi- ja vuokratiedoilla. Palveluun tallennettujen tietojen pohjalta kunnat saavat käyttöönsä erilaisia raportteja ja ennusteita, joita ne voivat hyödyntää esimerkiksi päätöksenteon tukena”, tilatietopalveluyksikössä aiemmin tilatietokäsittelijänä ja nyt asiantuntijana työskentelevä Julia Heljomaa (kuvassa vasemmalla) selittää.
Yhteen kootut ajantasaiset tilatiedot auttavat kuntia rakentamaan täsmällistä kokonaiskuvaa niiden omistamista ja vuokraamista tiloista. Niiden avulla kunnat voivat myös kehittää tilankäyttöään vastaamaan entistä paremmin kuntalaisten tarpeita sekä huolehtia tilojensa turvallisuudesta.
”Yhtenäiseen muotoon mitallistettuja tietoja voidaan vertailla luotettavasti, ja poikkeavuudet, kuten samankaltaisten kiinteistöjen kuluerot, havaitaan nopeasti”, tilatietokäsittelijä Jenna Parviainen (kuvassa keskellä) täydentää.
Motivoivaa ja vaihtelevaa työtä tiimin tuella
Kuntien tilatietopalveluyksikkö työskentelee kuudelta paikkakunnalta käsin ja kokoontuu kerran kuukaudessa yhteiseen tiimipäivään. Tilatietokäsittelijän työssä korostuu itsenäisyys, vaikka yksikkö tekeekin tiiviisti yhteistyötä etäyhteyksien välityksellä sekä toistensa että asiakkaidensa kanssa.
”Työ mahdollistaa omien työskentelytapojen kehittämisen ja tarjoaa tilaa uusien ideoiden testaamiselle. Tämä itsenäisyys yhdistettynä työyhteisön tukeen tekee arjesta mielekästä sekä motivoivaa ja lisää työssä viihtymistä”, tilatietokäsittelijä Krista Hopia (kuvassa oikealla) sanoo.
Tilatietokäsittelijän keskeisin työtehtävä on datamigraatio eli kuntien toimittamien kiinteistö- ja rakennustietojen käsittely yhteismitalliseen muotoon ja siirtäminen Skenarios-palveluun.
”Työpäiväni koostuvat pääasiassa datamigraatiosta ja siihen liittyvistä työtehtävistä. Excel toimii tärkeimpänä työkaluna, sillä tietojen käsittely ja siirto Skenarios-järjestelmään tapahtuu sen avulla. Yhteistyö jokaisen kunnan kanssa on kuitenkin erilaista, ja käytännön työtehtävät riippuvat paljon siitä, minkälaisia tietoja mikäkin kunta toimittaa ja millaisia tarpeita heillä on”, Parviainen kertoo.
Heljomaan, Parviaisen ja Hopian mielestä vaihtelevuus ja monipuolisuus ovat itsenäisyyden ohella tilatietokäsittelijän työn suola ja pitävät arjen mielenkiintoisena.
”Joinain päivinä työskentelemme täysin itsenäisesti, toisina päivänä olemme paljon tekemisissä asiakkaidemme ja muiden sidosryhmiemme kanssa. Datamigraation lisäksi osallistumme muun muassa aloituspalavereihin, jotka pidetään kunnan ottaessa Skenarioksen käyttöönsä. Lisäksi pidämme koulutuksia ja neuvomme asiakkaitamme tietojen kokoamisessa ja niiden laadun varmistamisessa esimerkiksi käymällä tietoja yhdessä läpi”, Hopia sanoo.
Haasteita hajanaisessa tiedonhallinnassa ja paloa palvelujen kehittämiseen
Kiinteistö- ja rakennustiedot ovat olleet monissa kunnissa hajallaan, mikä näkyy tilatietokäsittelijän työssä tietojen pirstaloitumisena ja epäyhtenäisyytenä.
”Eri paikkoihin, eri muodossa ja eri tavalla tallennettujen tietojen yhtenäistäminen täsmälliseen ja vertailukelpoiseen muotoon asettaa toisinaan haasteita. Tietojen kokoaminen ja harmonisointi ovat monivaiheisia prosesseja, jotka vaativat tarkkuutta”, Heljomaa sanoo ja jatkaa:
”Tiedon laatuun liittyvät ongelmat voivat olla hyvinkin kiperiä, ja niiden selvittämiseen voi kulua paljonkin aikaa, ennen kuin tietoa päästään varsinaisesti käsittelemään. Tämä kuitenkin kuuluu työn luonteeseen: tehtävänä on parantaa tiedon laatua ja yhtenäisyyttä, jotta kuntien tilatiedot saadaan aiempaa paremmin hallittaviksi ja hyödynnettäviksi.”
Tilatietokäsittelijän työ tarjoaa monia palkitsevia hetkiä sekä runsaasti mahdollisuuksia kehittää jo nyt asiakkaille tarjottavia palveluja mutta myös jotain täysin uutta, kuten toiminnallisuuksia Skenarios-palveluun.
”Erityisen palkitsevaa on nähdä kehitystyön tulokset ja palveluun kirjattujen tietojen laadun kehittyminen. Kun kiinteistö- ja rakennustiedot saadaan yhdenmukaisiksi ja luotettaviksi, kunnat pystyvät toimimaan omistamiensa ja vuokraamiensa tilojen kanssa entistä tehokkaammin, vastuullisemmin ja kestävämmällä tavalla”, Parviainen toteaa.
Palvelujen kehittämisen ohella kuntien tilatietopalveluyksikkö kehittää aktiivisesti tiimin omia toiminta- ja työtapoja sekä ideoi säännöllisesti muiden yksiköiden ja tiimien kanssa uusia työnteontapoja.
”On hienoa nähdä, miten pienilläkin muutoksilla voidaan säästää aikaa, tehostaa työtä ja parantaa sekä oman työn että yhteisten projektien sujuvuutta”, Hopia sanoo.
Tilatietokäsittelijä tuntee järjestelmät ja tunnistaa asiakkaiden tarpeet
”Tilatietokäsittelijä tarvitsee teknistä osaamista, erityisesti Excelin ja asiakkaille tarjoamiemme palvelujen sujuvaa käyttöä. Lisäksi jatkuva halu oppia on tärkeää, samoin innostus uusien ratkaisujen kehittämiseen, kuten automaation hyödyntämiseen tietojen kokoamisessa ja yhdenmukaistamisessa”, Heljomaa sanoo.
Laajaa datamäärää käsiteltäessä tilatietokäsittelijän tärkeimmiksi ominaisuuksiksi nousevat tarkkuus, kärsivällisyys sekä rautainen keskittymiskyky.
”Laadukas data on toimivan palvelumme perusta. On tärkeää varmistaa datan laatu ennen sen viemistä palveluumme. Lipsahdus, kuten pilkku väärässä paikassa energiankulutustiedoissa tai ylimääräinen nolla bruttoneliöissä, saa tiedot näyttämään kummallisilta ”, Hopia kuvaa.
Tilatietojen käsittely ei ole pelkästään teknistä työtä, vaan siinä tarvitaan usein tiivistä yhteistyötä kuntien ja muiden sidosryhmien kanssa. Heljomaan, Parviaisen ja Hopian mukaan palveluhenkisyys ja kehitysmyönteisyys ovat avainasemassa tilatietokäsittelijän työssä.
“Jokaisella kunnalla on erilaiset lähtökohdat tilatietojen kokoamiseen sekä erilaiset tarpeet palvelujen käyttöön ja koulutukseen. On tärkeää tunnistaa asiakkaan yksilöllinen tilanne sekä tarkastella tietojen kokoamista ja päivittämistä palveluun asiakkaan näkökulmasta”, Parviainen kertoo.
”Hyvät viestintätaidot ja kyky selittää monimutkaisia asioita selkeästi ovat tärkeitä erityisesti silloin, kun kuntia opastetaan palvelujemme käytössä tai kun ohjataan tietojen kokoamista tai autetaan siinä”, Hopia tiivistää.
Lisätietoja kuntien tilatietopalveluista: https://testi-e2c55b704894.senaatti.fi/palvelut-kunnille/
