Työpaikkamme vuonna 2030 – arviossa strategia, todellisuus & tulevaisuus
6 min
Miten ja millaisissa tiloissa työskentelemme muutaman vuoden päästä? Pyysimme Senaatin Kasper Fabritiusta peilaamaan työnteon trendejä ja käynnissä olevaa mullistusta valtion upouuden toimitilastrategian linjauksiin.
Senaatti-kiinteistöjen myynti- ja markkinointipäällikkö Kasper Fabritius seuraa työssään kiinteistökehityksen kansainvälisiä ilmiöitä ja tutkimusta. Hän oli myös mukana uudistamassa valtion toimitilastrategiaa, jonka valtioneuvosto hyväksyi joulukuussa 2021. Valtiovarainministeriön johdolla uudistettu strategia vaikuttaa kuluvan vuosikymmenen loppuun mennessä valtion 70 000 virkamiehen työntekoon. Fabritiuksen mukaan se näyttää mallia myös kansainvälisesti.
Toimitilastrategia: Paikkasidonnainen ja monipaikkainen työ ovat samanarvoisia. Etätyö on yksi tapa tehdä töitä monipaikkaisesti. Neljännes valtion työntekijöistä työskentelee yhteiskäyttötiloissa vuoteen 2030 mennessä.
Kasper Fabritius: ”Koko käsite työpaikka on muuntumassa. Tulevaisuudessa valtion työntekijällä ei välttämättä ole enää omaa työpistettä, vaan hän voi mennä tekemään työnsä mihin tahansa maanlaajuisen toimitilaverkoston työtilaan. Valinnanvapaus on keskeinen arvo. Nyt koronan aikana monet ovatkin muuttaneet kauemmas työpaikastaan tai tehneet töitä mökillä.
Tällä on suuri vaikutus elämänlaatuun ja työhyvinvointiin. Monipaikkaisuus ja yhteiset työympäristöt koituvat varsinkin pienten paikkakuntien eduksi.
Uuden toimitilastrategian myötä valtio ottaa paikan työympäristöjen edelläkävijänä kansainvälisestikin. Me Senaatissa rakennamme valtiolle yhteisten työympäristöjen verkoston, jolla tuemme asiakkaidemme muuttuneita tarpeita ja uusia työnteon tapoja pitkälle tulevaisuuteen. Esimerkiksi Ruotsissa valtiolle on tehty vasta muutamia co-working-tiloja, jotka täydentävät perinteisiä toimistotiloja. Ruotsalainen kollegani sanoikin minulle, etteivät he ole vielä näin pitkällä ajattelussa kuin Suomessa.”
Toimitilastrategia: Tilat tukevat tuloksellista toimintaa.
”Osallistuin äskettäin hybridikokoukseen, jossa ensimmäiset puoli tuntia kuluivat äänen, kuvan ja ruudun jakamistoiminnon säätämiseen. Tekniikkaa pitää osaa käyttää ja etäosallistujat pitää huomioida. Kokouksissa kaikkien pitäisi tuntea olevansa läsnä tasapuolisesti. Nyt tämä ei aina toteudu.
Vaikka tiimit tekevät työtä monipaikkaisesti ja virtuaalisesti, tiimiläistenkin täytyy välillä kokoontua. Tarvitaan fläppitauluja, post it -lappuja, kenties kahvikoneita ja ennen kaikkea kokoontumispaikka, jonne tullaan innovoimaan ja vahvistamaan yhteishenkeä.
Toimiston on samaan aikaan tuettava sekä yhdessä tekemistä että tarjottava vetäytymistiloja. Tarvitaan paljon pieniä huoneita, joihin voi vetäytyä pitämään Teams-palavereja.
Miten työntekijä, joka voi olla missä päin Suomea tahansa, löytää verkostostamme tilan, jossa voi käydä luottamuksellisia palavereita laadukkaiden etäyhteyksien varassa? Miten tuon tilan voi varata ennakolta? Hybridityön koordinointi ja johtaminen on meille vaikein yhtälö, jonka ratkaiseminen vaatii määrätietoista työskentelyä.”
Toimitilastrategia: Muutokset edistävät henkilöstön työhyvinvointia.
”Monissa kansainvälisissä keskusteluissa pohditaan, miten pandemian hellitettyä ihmiset houkutellaan tai jopa komennetaan takaisin työpaikoilleen. Suomessa ajatus komentamisesta on vieras, sillä työntekijöihin luotetaan. Yhteiskunnassamme vallitsee hyvä luottamus. Se tuntuu organisaatioiden sisällä sekä asiakkaiden ja organisaatioiden välillä. Myös kansalaiset luottavat julkiseen hallintoon.
Toimistojen ja tilojen pitää tulevaisuudessa olla niin houkuttelevia, että työntekijät haluavat käydä niissä. Esimerkkiä näyttävät kauppakeskukset, jotka muokkaavat itsestään entistäkin vetovoimaisempia.
1990-luvulla alettiin puhua elämystalouden noususta. Nyt tuo ilmiö alkaa koskea jopa valtion työpaikkoja.
Elämystalouden vaikutukset ovat jo jossain määrin näkyneet kiinteistöalalla. Jo vuosia sitten brändättiin World Trade Centerit ja Business Parkit. Ne tarjoavat yrityksille mukavia tiloja, joissa on hyvä tunnelma, oma host ja henkilökohtaista palvelua. New Yorkissa aloittanut WeWork järjesti tiloissaan tapahtumia lähes päivittäin.
Tilat ja niiden laatutaso on yksi tärkeä osatekijä, mutta ennen kaikkea työpaikalle houkuttelee yhteishenki, kollegat ja yhteinen tekeminen ja kokemus yhteenkuuluvuudesta. Eräässä kyselyssä ihmiset ilmoittivat, että pandemian aikana he ovat kaikkein eniten kaivanneet työpaikan kahviautomaattia ja keskusteluita satunnaisten kollegojen kanssa sen liepeillä. Ihmiset kaipaavat aitoja kohtaamisia työkavereiden kanssa. Miten tämä onnistuisi etänä? Piilaaksossa järjestetään eräänlaisia 20–30 minuutin mittaisia rusettiluistelutreffejä. Tietokone valitsee satunnaiset parit ja varaa yhteisen kalenteriajan virtuaalikahveille.”
Toimitilastrategia: Valtion ja kuntien yhteistyö tiivistyy. Asiakkaat saavat entistä parempaa palvelua.
Tulevaisuudessa julkinen hallinto toimii yhä enenevässä määrin yhteisissä tiloissa. Valtionhallinnolle ja kunnille syntyy yhteisiä asiakaspalvelupisteitä. Ensimmäiset hankkeet on jo käynnistetty. Valtiovarainministeriön asettama valtion palvelu- ja toimitilaverkkouudistus etenee kolmessa maakunnassa Pohjois-Karjalassa, Päijät-Hämeessä ja Etelä-Karjalassa, ja Poriin valmistuu vuonna 2024 yhteinen virastotalo valtion virastoille ja kaupungille. Tavoitteena on asiakaslähtöisemmät, kustannustehokkaammat ja suunnitelmallisemmat palvelut asiakkaille.
Yhteiset asiakaspalvelupisteet laajentavat palveluiden saatavuutta. Kansalaisten, yritysten ja yhteisöjen palvelu paranee. Lähtökohtana on digitaalinen palvelu, joiden kautta ihmiset voivat hoitaa asiat verkossa. Hyvänä ja konkreettisena esimerkkinä on Omavero-palvelu. Palvelupisteissä henkilökunta menee yhdessä asiakkaan kanssa verkkopalveluun, esimerkiksi Kelaan tai verotoimistoon.”
Toimitilastrategia: Valtion tilat otetaan käyttöön entistä tehokkaammin ja kestävämmin vuoteen 2030 mennessä. Uudistukset tuottavat säästöjä ja vähentävät päästöjä. Valtio on hiilineutraaliustavoitteen edelläkävijä.
”Valtiolla on noin 70 000 työntekijää, joista noin 55 000 työskentelee toimistoissa. Toimistoissamme on 25 000 monitilatyöpistettä, joista nimeämättömissä työskenteli ennen koronaa noin 15 000 henkilöä.
Vaikka tilankäyttö on jo tehostunut huomattavasti, meillä on edelleenkin aivan liikaa tilaa suhteessa siihen, miten tiloja käytetään. Ennen pandemiaa tutkimme valtion toimitilojen käyttöasteita eri hankkeissa. Työpisteen käyttöaste on yleensä 40 prosenttia. Yli puolet työajasta työpisteet seisovat siis tyhjinä, kun ihmiset ovat neuvotteluhuoneissa, asiakkaiden luona ja työmatkoilla.
Tilan tarve puolittuu nykyisestä. Kun tilaa on nyt 18 neliötä henkilötyövuotta kohden, vuoteen 2030 mennessä tilaa on kymmenen neliötä. Muutos voi kuulostaa isolta, mutta se on suhteellista. Iso-Britanniassa valtion co-working tilojen mitoitusperuste on viisi neliötä.
Sanotaan, että what you can’t measure, you can’t manage. Samalla kun siirrymme yhteiskäyttöisiin tiloihin ja monipaikkaisuuteen, tarvitsemme täsmällistä dataa käyttöasteesta ja tilojen käytöstä, jotta tiloja voidaan kehittää ja käyttää viisaasti.
Käyttäjille yhteiskäyttöisten tilojen pitää olla helposti älypuhelimella varattavissa ja helposti saavutettavissa. Ennen kaikkea tiloissa pitää olla niin hyvä fiilis, että niihin halutaan tulla.”
Toimitila- ja kiinteistöstrategia pähkinänkuoressa
Valtion tilat otetaan käyttöön entistä tehokkaammin ja kestävämmin vuoteen 2030 mennessä.
Tilat tukevat tuloksellista toimintaa.
Kiinteistöjä hallitaan ja hoidetaan tehokkaasti, kestävästi ja valtion kokonaisetua turvaten.
Työnteon mallit ja prosessit kehittyvät muuttuvien tilojen mukana.
Eri virastojen työntekijät voivat työskennellä samoissa tiloissa.
Valtion ja kuntien yhteistyö tiivistyy. Julkinen hallinto palvelee usein yhteisissä asiakaspalvelupisteissä.
Neljännes valtion työntekijöistä työskentelee yhteiskäyttötiloissa vuoteen 2030 mennessä.
Paikkasidonnainen ja monipaikkainen työ ovat samanarvoisia. Etätyö on yksi tapa tehdä töitä monipaikkaisesti.
Muutokset edistävät henkilöstön työhyvinvointia.
Asiakkaat saavat entistä parempaa palvelua.
Toimintojen tarpeet ja tietosuoja huomioidaan tarkasti.
Uudistukset tuottavat säästöjä ja vähentävät päästöjä. Valtio on hiilineutraaliustavoitteen edelläkävijä.
Vuonna 2025 valtiolla on yhteiskäytössä noin 18 rakennusta 15 paikkakunnalla. 2030 loppuun mennessä määrä kasvaa 25:een.
Rekrytoimme jatkuvasti parhaita osaajia joukkoomme. Senaatti-kiinteistöissä meitä työskentelee noin 400 ja Puolustuskiinteistöissä noin 700 alan ammattilaista. Tervetuloa osaksi sitoutunutta ja innostunutta työyhteisöämme.