Koronapandemia on suurelta osin tyhjentänyt toimistot ja siirtänyt tietotyöläiset virtuaaliyhteyksien päähän koteihinsa ja kesämökeilleen. Suomessa ja maailmalla on otettu valtava digiloikka, ja nyt monilla tahoilla mietitään, mikä on työnteon tulevaisuus koronarajoitteiden aikanaan poistuessa ja millaiseen työympäristöön palaamme töihin?
Valtionhallinnossa tietotyötä toimistoissa tekee noin 56 000 ihmistä, joten edellä mainituilla kysymyksillä on valtaisia vaikutuksia johtamisesta käytännön tilaratkaisuihin saakka. Niinpä aloimme jo keväällä yhdessä valtion konsernitoimijoiden kanssa selvittää, mihin suuntaan työnteon tavat seuraavaksi kehittyvät. Raporttimme valmistui kesällä 2020, ja sen tuloksia hyödynnetään muun muassa talven ja kevään 2021 aikana päivitettävässä valtion toimitilastrategiassa.
Työnteon tavat valtiolla ovat jo käyneet läpi suuren muutoksen viimeisen kymmenen vuoden aikana, kun koppikonttoreista on siirrytty ministeriö ja virasto kerrallaan joustaviin ja muunneltaviin monitilaratkaisuihin. Korona sysäsi vauhdilla liikkeelle seuraavan ison muutoksen, joka tosin oli jo osin käynnistynytkin.
Viimeistään koronapandemia teki etätyöstä tasa-arvoisen vaihtoehdon työpaikalla tehtävälle työlle, ja se vaikuttaa moneen asiaan. Kun monitilaympäristössä työntekijä valitsee itselleen kulloinkin sopivimman tilan, uudessa paikkariippumattomassa maailmassa hän voi valita työntekopaikakseen kuhunkin tehtävään parhaiten soveltuvan paikan. Se voi olla koti, toimisto tai jokin muu paikka – mobiileilla työvälineillä töitä voi tehdä lähes missä tahansa. Yhden organisaation monitilaympäristöjä seuraavatkin valtion eri toimijoiden yhteiset tilat – ja mukana yhteistyössä voi olla muitakin kuin valtion organisaatioita.
Valtion yhteisille työympäristöille on tarvetta. Arvioimme, että noin neljännes valtion työntekijöiden työajasta kuluu jatkossa yhteisissä työympäristöissä tai valtion muiden yksiköiden toimipisteissä. Työntekijä voi valita työskentelypaikkansa sen mukaan, missä asuu tai missä kulloinkin liikkuu. Yhteiskunnallisella tasolla valtion toimintojen alueellistamisen merkitys muuttuu ja työnteosta syntyvä päästökuorma pienenee, kun työmatkaliikenne etenkin pääkaupunkiseudulla ja muissa kaupungeissa vähenee.
Monen eri käyttäjän yhteiset tilat ovat myös tilankäytöltään tehokkaita. Valtion toimistotilan keskimääräinen käyttö henkilötyövuotta kohti on pudonnut noin 21 neliömetriin ja uusimmissa monitilatoteutuksissa se on 12–14 neliömetriä. Raporttimme arvion mukaan tulevaisuudessa tilaa saatetaan tarvita vain noin 10 neliömetriä henkilötyövuotta kohti, koska toimistoissa ollaan vain osa työajasta. Tehokas tilankäyttö on kestävää kehitystä: jokainen rakentamatta jäänyt neliö on ekoteko.
Yhteiskäyttötilat ovat hyödyllisiä myös asiakkaiden eli kansalaisten näkökulmasta. Eri viranomaisten palvelupisteet löytyvät samasta paikasta, mikä sujuvoittaa asiointia ja auttaa pitämään valtion palveluita saatavilla eri puolilla maata. Samoissa tiloissa voi olla myös kunnan tai muiden toimijoiden palveluita.
Nyt toden teolla käynnistynyt suuri muutos kohti joustavaa työtä ja yhteiskäyttöisiä työtiloja vaatii työntekijöiltä paljon uuden oppimista sekä yhteisten pelisääntöjen sopimista yli organisaatiorajojen. Meidän on määriteltävä yhdessä tavat johtaa sekä omaa työtämme että tehdä yhteistyötä. Yhtä lailla meidän on luotava uusia tapoja huolehtia työhyvinvoinnistamme sekä yhteisestä informaatiosta eli kuinka pysymme ajan tasalla fiksusti. Uusi normaalimme tulee olemaan verkostoina toimiminen yli siilorajojen.
Hyvät digitaidot korostuvat monipaikkaisessa ja paikkariippumattomassa työssä. Tarvitsemme yhteiset korkealaatuiset ja tietoturvalliset työkalut ja yhteydet, jotta suuri muutoksemme onnistuu.
Reetta Ripatti-Jokela työskentelee Työympäristöyksikön päällikkönä Senaatti-kiinteistöissä. Senaatin lisäksi selvitystä muuttuvista työnteon tavoista olivat laatimassa Valtiokonttori, Valtori, Haus, Hansel, Palkeet, Digi- ja väestötietovirasto, Valtioneuvoston kanslia sekä Valtiovarainministeriö.
