Paikkatietokeskuksen pitkä matka toimivaan työympäristöön

Paikkatietokeskus FGI tekee tutkimusta, johon ihan tavallinen toimistomiljöö ei taivu. Kun keskus muutti Kirkkonummen Masalasta pieniksi jääneistä tiloista Espoon Otaniemeen, se sai uudet erityistilat muun muassa kalibrointitoimintaan ja autonomisiin autoihin liittyvään tutkimukseen. Yhteistyö muiden tutkimuslaitosten kanssa on entistä helpompaa, kun tilat joustavat tarpeen mukaan.

Katso kaikki

Vuorimiehentie 5, Otaniemi, Espoo

Käyttäjä

Paikkatietokeskus FGI (2. kerros)

Neliöt

3 122

Henkilömäärä (työluku 130, vanhat tilat suunniteltu 55:lle)

156

Yhteiset tilat

Kokouskeskus, henkilöstöravintola

Tilatehokkuus nyt, toimisto-m2/HTV

16,3

Paikkatietokeskus: Tutkijoiden näkökulma otettiin huomioon

Tehtäväni oli varmistaa, että tutkijoiden näkökulma ja tarpeet kuuluvat toimitilahankkeessa. Oli hienoa, ettei uusia tilojamme alettu suunnitella yleisten toimistostandardien mukaan, vaan meitä tutkijoita haluttiin kuulla. Henkilökunnalla oli aito mahdollisuus vaikuttaa. Työmme luonteeseen kuuluu, että kyseenalaistamme ja kaipaamme perusteltuja näkemyksiä. Moni olisi varmasti halunnut säilyttää oman työhuoneensa. Suurin osa henkilökunnasta lähti kuitenkin hyvillä mielin uusiin tiloihin. Nyt Vuorimiehentiellä on paljon erilaisia tiloja erityyppiseen työhön ja olemme oppineet monipaikkaista työskentelyä. On hiljaisia tiloja keskittymistä vaativaan, itsenäiseen työhön ja tiloja, joissa voi kokoustaa tai tehdä ryhmätyötä. Nyt yksittäinen tutkimusryhmä voi varata itselleen työtilan koko projektin ajaksi, ja myös esimerkiksi luottamuksellisen aineiston säilytys on huomioitu. Osaan toimistotiloista on pääsy vain turvallisuusselvitetyillä henkilöillä. Saimme myös tarvitsemamme tilat mittauslaitteiden kalibrointiin ja muuhun meille erityiseen työhön. Työpisteet ovat moninkertaisesti viihtyisämmät, ja akustiikka on parantunut. Iloitsemme myös siitä, että saimme kunnollisen lounasravintolan. Osaavien työntekijöiden rekrytointi helpottuu, kun toimitilat ovat houkuttelevat.

Tutkimusryhmäpäällikkö Mika Karjalainen

Paikkatietokeskus: Tilat muuntautuvat eri tarpeisiin

Tarvitsimme muuntojoustavat tilat, sillä työmme on usein projektiluontoista ja henkilökunnan määrä sekä projektien sisällöt vaihtelevat. Halusimme myös keskeisemmälle paikalle ja fyysisesti lähemmäs tärkeitä yhteiskumppaneitamme ja sidosryhmiämme, kuten muun muassa Aalto-yliopistoa, VTT:tä ja muita tutkimuslaitoksia. Geologian tutkimuskeskus GTK on nyt lähinaapurimme. Meillä oli jo aiemmin tutkimusyhteistyötä, mutta tulevaisuudessa sen tekeminen on entistä helpompaa, kun sijaitsemme samassa rakennuksessa. Vaikka Vuorimiehentiellä Otaniemessä kenelläkään ei ole enää nimettyä työtilaa, tilamme sopivat meille entistä paremmin. Meidän tarpeisiimme tehty uusi lisärakennus mahdollistaa entistä paremmin muun muassa kalibrointitoiminnan, autonomisiin autoihin liittyvän tutkimuksen ja muihin erityistiloja vaativiin tutkimuksiin liittyvän toiminnan sekä tutkimuslaitteiden rakentamisen. Myös luottamuksellisen tiedon käsittely on järjestetty uusissa tiloissa aiempaa paremmin. Henkilökunta on ottanut tilat omakseen. Café Mittarin ja kirjaston yhdistävä aulatila kerää työntekijöitä keskustelemaan ja verkostoitumaan talon sisällä uudella tavalla. Työskentelen itsekin nykyään enemmän toimistolla kuin kotona.

Kehityspäällikkö Jyrki Mononen

Paikkatietokeskus: Ulkoistaminen oli järkevää

Vanhoissa toimitiloissamme Kirkkonummen Masalassa ei ollut tarpeeksi asianmukaisia tiloja työllemme. Tarvitsimme myös lisää laboratoriomaisia tiloja. Määrittelimme uusien tilojen vaatimukset niin, että ne palvelisivat meitä myös tulevaisuudessa. Projektin alkaessa ei ollut tiedossa rakennusta, jonne muuttaisimme. Teimme vertailukelpoiset suunnitelmat kahdesta erilaisesta kohteesta. Vedimme hankkeen läpi Maanmittauslaitoksen projektikäsikirjan mukaisesti kuin se olisi ollut mikä tahansa projekti. Vaikka se lisäsi byrokratiaa, saimme jäntevyyttä kokonaisuuden hallintaan. Viisivuotiseen taipaleeseen mahtui monta mutkaa. Työympäristön muutoksen lisäksi työtavat päivittyivät. Senaatti hoiti muutosjohtamisen tuen ammattimaisesti yhdessä konsulttina toimineen KVA-arkkitehtien kanssa. Oli järkevää hoitaa se ostopalveluna, sillä meillä ei ollut siihen resursseja. Ilman Senaatin fasilitoimaa yhteistyötä tutkijoiden kanssa tästä ei olisi tullut yhtään mitään. Nyt tutkijoillamme on tilat, jotka tukevat heidän työtään. Niillä on suuri merkitys tulosten saamiselle. Minulle toimitila-asiantuntijana projekti oli opettavainen sukellus tutkimuslaitoksen asiantuntijoiden työhön.

Projektipäällikkö Matti Mäensivu
Maanmittauslaitos/Toimitilapalvelut

Senaatti: Haastoimme ja osallistimme henkilöstöä

Paikkatietokeskuksen vanhat tilat Masalassa oli suunniteltu 55 henkilölle, mutta ajan saatossa toiminta oli kasvanut ja henkilöstön määrä yli kaksinkertaistunut. Kahdeksan vuotta sitten todettiin, että tilat eivät enää taipuneet toiminnallisesti eivätkä rakenteellisesti tutkimuslaitoksen työn tarpeisiin. Silti muutosvastarintaa oli. Moni tutkija arveli oman työnsä vaarantuvan ja mietti, palvelevatko uudet tilat toimintaa aidosti. Hankkeessa havaittiin tarvittavan laajasti muutosjohtamisen ja työympäristökehittämisen asiantuntijuutta. Paikkatietokeskuksen henkilöstöä oli myös haastettava, miten oman työn voisi tehdä toisella tavalla. Tuimme organisaatiota kaikin mahdollisin keinoin muutoksen tarpeen ymmärtämisessä ja sen läpiviemisessä. Osallistimme henkilöstöä laajasti. Järjestimme infotilaisuuksia, työpajoja ja ekskursioita, hyödynsimme vertaistietoa muista tutkimusorganisaatioista ja tuimme esimiehiä alaisten tukemisessa. Näin suuren ja pitkäkestoisen muutoksen edessä oli erityisen tärkeää joka vaiheessa jakaa tietoa sekä antaa henkilöstölle mahdollisuus kysyä ja vaikuttaa oikea-aikaisesti. Asiakas on paras oman toimintansa ymmärtäjä, meidän tehtävämme on kääntää se ymmärrykseksi tiloista.

Asiakaspäällikkö Riitta Sirén / Senaatti-kiinteistöt