Asiakirjajulkisuus Senaatti-kiinteistöissä
Kuvaus asiakirjajulkisuudesta
Senaatti-kiinteistöt on valtion liikelaitos, jota koskee julkisuuslaki, arkistolaki, hankintalaki, tiedonhallintalaki ja tietosuojalaki (ml. EU:n yleinen tietosuoja-asetus).
Julkisuuslaissa (L621/1999) ja tiedonhallintalaissa (L906/2019) Senaatti-kiinteistöt määritellään viranomaiseksi, joka noudattaa toiminnassa julkisuuslakia.
Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Kuvauksen on sisällettävä tiedot:
1) tietojärjestelmistä, jotka sisältävät asiarekisteriin kuuluvia tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja;
2) asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämien tietojen antamisesta päättävästä viranomaisesta ja sen yhteystiedoista tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi;
3) tietojärjestelmien sisältämistä tietoaineistoista tietoryhmittäin;
4) hakutekijöistä, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea teknisesti viranomaisen asiarekisteristä tai tietojärjestelmistä;
5) tietoaineistojen saatavuudesta avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Tiedonhallintayksikön on julkaistava 1 momentissa tarkoitettu kuvaus yleisessä tietoverkossa siltä osin kuin kuvauksen tiedot eivät ole salassa pidettäviä.
Senaatti-kiinteistöjen asiakirjarekisterit ja tiedonhallinta
Senaatti-kiinteistöillä on seuraavanlaisia asiakirjarekistereitä ja palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja:
Asiakirjarekisterit
- Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä
- Rakennustoiminnan sähköisen dokumentaation hallintajärjestelmä
- Hallinnon tilahallintajärjestelmä
- Rakennushankkeiden hallintajärjestelmä
- Matkalaskujen käsittelyjärjestelmä
- Talouden perustietojärjestelmä
- Henkilöstöasioiden tietojärjestelmä
- Tilausjärjestelmä
Tietojärjestelmien tietoryhmät ja hakukriteerit
1. Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä
- Senaatti-kiinteistöjen julkinen asiakirjarekisteri (diaari)
- Sähköinen arkisto
- Hallituksen ja johtoryhmän kokousasiakirjat
- Ostosopimusten hallinta
- Johtamisen asiakirjat: strategiat, vuosisuunnittelu, sisäinen tarkastus
- Asiakkuudenhallinnan, markkinoinnin ja viestinnän asiakirjat
- Palveluprosessin ja vuokrauksen asiakirjat: tilaratkaisut ja vuokraaminen
- Rakennuttamisprosessin asiakirjat: uudisrakennus, korjaushankkeet, kalusteinvestoinnit, turvatekniikkainvestoinnit
- Ylläpitoprosessin asiakirjat: kunnossapito, kiinteistönhoito, toimitilapalvelut
- Kiinteistökehittämisen, kiinteistömyynnin ja kiinteistöjen hankkimisen asiakirjat
- Kiinteistövarallisuuden hoitamisen asiakirjat: asunto- ja kiinteistöosakeyhtiöasiat, kiinteistöjen hallinnan siirrot, kampustarkastelu, edunvalvonta kaava- ja naapuruusasioissa, rasite- ja maankäyttöasiat, hallinnon tilahallinnan asiat, rakennus- ja kulttuurihistorialliset selvitykset
- Hankintojen ja toimittajanhallinnan asiakirjat: toimittajanhallinta, hankinta-asiakirjat, puitesopimukset
- Talouden asiakirjat: budjetointi ja suunnittelu, raportointi ja tilinpäätös
- Oikeudelliset asiakirjat: reklamaatiot, perintä ja ulosotto, hankinta- ja kilpailuoikeudelliset asiat, riita- ja vahingonkorvausoikeudelliset asiat, rikosoikeudelliset asiat, hallinto-oikeudelliset asiat, vakuutusasiat
- Tiedonhallinnan asiakirjat: tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon kuvaukset, tietosuoja- ja rekisteriselosteet, tietosuojan vaikutusarvioinnit ja raportointi, henkilötietojen käsittelysopimukset
- Yhteiskuntavastuun asiakirjat: yhteiskuntavastuun katselmointi, yhteiskuntavastuun auditointi, ympäristöselvitykset
- Turvallisuuden asiakirjat
1. Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän hakukriteerit
- Senaatin TOS-luokitus (tehtäväluokitus). Luokitus on osa Senaatin tiedonhallintamallin kuvausta (linkki)
- Asianumero (diaarinumero): SEN/nro/vuosi
- Asiakirjan yksilöivä numero: #123456
Järjestelmän tiedot eivät ole saatavilla avoimesti, vaan tietoja tulee pyytää Senaatti-kiinteistöjen kirjaamolta (kirjaamo@senaatti.fi)
Tietojärjestelmien tietoryhmät
2. Kiinteistötiedon sähköisen dokumentaation hallintajärjestelmä
- Rakennushankkeiden lähtötietoasiakirjat
- Rakennushankkeiden suunnittelun ja kilpailutuksen asiakirjat
- Rakennushankkeiden toteutuksen ja työmaiden asiakirjat
- Rakennushankkeiden vastaanoton ja takuuajan asiakirjat
- Rakennushankkeiden johtamisen ja rakennuttamisen asiakirjat
- Rakennushankkeiden viranomaislupa-asiakirjat
- Rakennuskohteiden teknisten ajantasatietojen CAD/BIM/PDF-asiakirjat
- Rakennuskohteiden tutkimusten ja mittausten asiakirjat
- Rakennuskohteiden sisäilma-asioiden, PIMA, PIRA asiakirjat
- Rakennuskohteiden tekniset turvallisuus asiakirjat
- Rakennuskohteiden pientöiden asiakirjat
Järjestelmän tiedot eivät ole saatavilla avoimesti, vaan tietoja tulee pyytää Senaatti-kiinteistöjen kirjaamolta (kirjaamo@senaatti.fi)
3. Hallinnon tilahallinnan järjestelmä
- HTH puite- ja liittymissopimukset valtionhallinnon kanssa (Asianhallinnassa)
- HTH 1.0 sopimus toimittajan kanssa (Asianhallinnassa)
- HTH 2.0 sopimus toimittajan kanssa (Asianhallinnassa)
- Asiakkaiden vuokrasopimusasiakirjat muiden vuokranantajien kanssa (kuin Senaatin)
- Pohjakuvapiirustukset (lähdearkistossa dwg-aineistot)
- Älykkäät tilahallintakuvat (tietokannassa, voidaan siirtää xml-muodossa)
- Toimitilakustannukset
- Henkilölukumäärät ja HTV toimipaikoittain
- Valtion toimitilojen käytön tunnusluvut
Järjestelmän tiedot eivät ole saatavilla avoimesti, vaan tietoja tulee pyytää Senaatti-kiinteistöjen kirjaamolta (kirjaamo@senaatti.fi)
4. Rakennushankkeiden hallintajärjestelmä
- Rakennushankkeiden yksilöivät tunnustiedot
- Rakennushankkeiden ominaisuuksien perustiedot
- Rakennushankkeiden kustannustiedot
- Rakennushankkeiden päätöstiedot
- Rakennushankkeiden aikataulutiedot
- Senaatin rahoitustarvetiedot nykyisistä hankkeista
- Senaatin rahoituksen sitoumatiedot nykyisistä ja tulevista hankkeista
Järjestelmän tiedot eivät ole saatavilla avoimesti, vaan tietoja tulee pyytää Senaatti-kiinteistöjen kirjaamolta (kirjaamo@senaatti.fi)
5. Matkalaskujen käsittelyjärjestelmä
- Matkalaskut
- Kululaskut
- Kilometriveloituslaskut
- Ulkomaan matkasuunnitelmat
Järjestelmän tiedot eivät ole saatavilla avoimesti, vaan tietoja tulee pyytää Senaatti-kiinteistöjen kirjaamolta (kirjaamo@senaatti.fi)
6. Talouden perustietojärjestelmä
- Ostolaskut
- Myyntilaskut, maksumuistutukset ja korkolaskut
- Kirjanpidon tositteet
Järjestelmän tiedot eivät ole saatavilla avoimesti, vaan tietoja tulee pyytää Senaatti-kiinteistöjen kirjaamolta (kirjaamo@senaatti.fi)
7. Henkilöstötiedon järjestelmä
- Työsuhteeseen liittyvät asiakirjat
Järjestelmän tiedot eivät ole saatavilla avoimesti, vaan tietoja tulee pyytää Senaatti-kiinteistöjen kirjaamolta (kirjaamo@senaatti.fi)
8. Tilausjärjestelmä
- Ostolaskut
- Maksumuistutukset
- Ostotilaukset
- Hankintapyynnöt
- Ostolaskujen muistutustositteet
- Toistuvaislaskutussopimukset
Järjestelmän tiedot eivät ole saatavilla avoimesti, vaan tietoja tulee pyytää Senaatti-kiinteistöjen kirjaamolta (kirjaamo@senaatti.fi)
Asiakirjallisen tiedon antaminen ja yhteystiedot
Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (JulkL 621/1999, 9§ 1.mom.).
Asiakirjapyynnön esittäminen
- Asiakirjapyynnöt tulee esittää kirjallisesti (sähköposti tai muuten) Senaatti-kiinteistöjen kirjaamoon kirjaamo@senaatti.fi. Asiakirjapyyntö kirjataan Senaatin diaariin, ja välitetään asiakirjahallinnon päällikölle asiakirjan yksilöintiä, ja julkisuuden arviointia varten.
- Pyyntöön vastataan mahdollisimman pian, ja asiakirjat toimitetaan ensisijaisesti pyytäjän haluamalla tavalla viimeistään 2 viikon kuluessa pyynnön saapuessa Senaatilla (työläissä ja vaativissa tapaukissa maximissa 4 viikon kuluessa)
- Pyyntö tulee yksilöidä riittävällä tavalla tiedon löytämiseksi ja julkisuuden selvittämiseksi. Senaatti-kiinteistöt auttaa pyynnön yksilöinnissä.
Asiakirjan julkisuudesta päättäminen ja tiedon luovuttaminen
Asiakirjahallinnon päällikkö luovuttaa pyydetyt asiakirjat julkisilta osin. Jos asiakirjoissa on salassapidettäviä osia, ne poistetaan, mikäli se on asiakirjan eheyden kannalta mahdollista.
Senaatti toimittaa mahdollisesta kielteisestä luovutuspäätöksestä perustelut ja valitusosoituksen hallinto-oikeuteen.