Asiointipalvelun käyttöehdot

Yleistä

Senaatin asiointipalvelu (myöh. asiointipalvelu) on Senaatti-konsernin sähköisen asioinnin palvelueteinen, jonka kautta käyttäjä voi kirjautua Senaatti-kiinteistöjen ja Puolustuskiinteistöjen digitaalisiin palveluihin. Käytettävissä olevia palveluita ovat esim. palvelupyynnöt, tilavaraukset ja extranet.

Rekisteröityessään asiointipalveluun käyttäjä hyväksyy nämä käyttöehdot kokonaisuudessaan ja sitoutuu noudattamaan niitä.

Asiointipalveluun rekisteröityminen

Rekisteröityminen asiointipalveluun vaatii toimivan, tunnistettuun Senaatti-kiinteistöjen tai Puolustuskiinteistöjen asiakasorganisaatioon yhdistettävän sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Virtu-luottamusverkostoon liittyneet käyttäjät voivat rekisteröityä ja kirjautua palveluun Virtu-tunnuksillaan.

Valtionhallinnon sisäisissä verkkopalveluissa käyttäjät tulee aina tunnistaa. Sähköpostiosoitteen tai Virtu-tunnuksen avulla varmistetaan, että asiointipalvelun käyttäjä on Senaatti-konsernin asiakasorganisaation edustaja. Senaatin palveluiden tunnukset on tarkoitettu ainoastaan henkilökohtaiseen käyttöön ja käyttäjä toimii palveluissa omalla nimellään.

Käyttäjän oikeudet ja vastuut

Rekisteröitymällä asiointipalveluun käyttäjä saa käyttöoikeuden erikseen määriteltyihin palveluihin. Asiointipalvelussa julkaistujen palveluiden käyttöoikeudet määrittelee Senaatti-kiinteistöt. Saadessaan käyttöoikeudet Extranet-palvelun käyttöön, sitoutuu käyttäjä noudattamaan Extranetin tietolähteenä toimivan HTH-tietopalvelun käyttöön liittyviä sopimusehtoja.

• Käyttäjä vastaa siitä, että hänellä on tarvittavat oikeudet toimia asiointipalvelussa työnantajansa edustajana
• Käyttäjä vastaa kaikista tunnuksillaan asiointipalvelussa tehdyistä toimenpiteistä
• Käyttäjä on vastuussa siitä, että salasana, käyttäjätunnus tai muu vastaava tieto ei päädy vääriin käsiin
• Salassa pidettävän tiedon käsittelyn osalta on huomioitava, mitä on todettu myöhemmin näissä ehdoissa kohdassa Salassa pidettävän tiedon käsittely.

Senaatti-kiinteistöjen oikeudet ja vastuut

Senaatti-kiinteistöillä on oikeus valvoa asiointipalvelun käyttöä. Senaatti-kiinteistöjen pääkäyttäjä voi tarvittaessa tarkastella käyttäjien tekemiä toimintoja asiointipalvelun sovelluksissa ja reagoida mahdollisiin väärinkäytöksiin.

Senaatti-kiinteistöillä on oikeus käyttää asiointipalveluun muodostuvia tietoja asiakkuuden hoidossa, palautteen keräämisessä, palveluntuottajien ohjauksessa sekä palveluiden kehittämisessä. Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointikäyttöön.

Senaatti-kiinteistöt ei vastaa käyttäjien asiointipalveluun lisäämien, poistamien tai muokkaamien tietojen virheellisen sisällön tai virhetoiminnan taikka näiden käyttöehtojen vastaisen toiminnan mahdollisesti aiheuttamista välillisistä tai välittömistä vahingoista.

Senaatti-kiinteistöillä on oikeus muuttaa käyttäjän oikeuksia tai poistaa käyttäjän oikeudet kokonaan esim. väärinkäytön vuoksi tai mikäli tunnus on ollut vähintään vuoden käyttämättömänä. Väärinkäyttöä voi olla esim. esiintyminen toisen käyttäjän nimissä.

Salassa pidettävän tiedon ja henkilötietojen käsittely

Asiointipalvelussa toimiessaan käyttäjä sitoutuu noudattamaan tietojen salassapidosta ja vaitiolovelvollisuudesta annettuja voimassa olevia säädöksiä, kuten viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999) ja valtioneuvoston asetusta tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010).

Asiointipalvelu on tarkoitettu ainoastaan julkisen tiedon käsittelyyn ja välittämiseen. Käyttäjä sitoutuu olemaan syöttämättä asiointipalveluun julkisuuslain tai sen nojalla annettujen säädösten, muun säädöksen tai sopimuksen perusteella salassa pidettävää tietoa. Poikkeuksen edellä mainitusta muodostaa asiointipalvelun Extranet-palvelu, jossa voidaan käsitellä myös tiedonhallintalain mukaan salassa pidettäviä asiakirjoja tai turvallisuusluokitusasetuksen mukaisesti TL IV -luokiteltuja asiakirjoja. Extranet-palvelun käyttöoikeuksissa on rajattu, ettei palvelun käyttäjä voi nähdä eikä käsitellä muiden organisaatioiden käyttäjien tietoja.

Henkilötietoja tulee käsitellä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain (1050/2018) edellyttämällä tavalla.

Asiointipalvelun rekisteriseloste

Käyttövaltuushallinnan (IAM) rekisteriseloste

Käyttö- ja huoltokatkot

Käyttökatkot ovat mahdollisia huollon, järjestelmän päivityksen tai muun syyn vuoksi. Senaatti-kiinteistöt pyrkii tiedottamaan suunnitelluista käyttö- ja huoltokatkoista. Huoltokatkot ajoitetaan ensisijaisesti klo 17–08 välille.