Senaatti-konsernin Dataroom-palvelun tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Senaatti-kiinteistöt, Puolustuskiinteistöt ja Senaatin asema-alueet Oy
Senaatti-kiinteistöt ja Senaatin asema-alueet Oy: Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, 00531 Helsinki
Sähköposti: kirjaamo(at)senaatti.fi
Puolustuskiinteistöt: Isoympyräkatu 10, PL 1, 49401 Hamina
Sähköposti: kirjaamo(at)puolustuskiinteistot.fi
Puhelin: 029 483 0000
Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi(at)senaatti.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjien kiinteistöjen ja rakennusten myynnin ja markkinoinnin tarpeisiin. Dataroom-palveluun tallennetaan myynnissä olevien kohteiden tiedot, joihin niistä kiinnostuneet henkilöt voivat tutustua palvelussa.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjien yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (GDPR artikla 6.1e). Tietosuojalaki 1050/2018 4§ 1.mom. k. 1 mahdollistaa että ”Henkilötietoja saa käsitellä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti, jos kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista siltä osin kuin käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden.”
Senaatti-kiinteistöt, Puolustuskiinteistöt ja Senaatin asema-alueet Oy toimivat EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisina yhteisrekisterinpitäjinä (GDPR artikla 26).
3. Käsiteltävät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät
Järjestelmässä on Senaatin kohteiden myyntiin liittyviä asiakirjoja, joihin potentiaaliset ostajat voivat tutustua kirjautumalla palveluun. Henkilöistä tallennetaan järjestelmään nimi, sähköposti ja mahdollisesti yrityksen nimi ja osoite.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilöt antavat itse omat henkilötietonsa (pyytävät sähköpostilla oikeudet projektipankkiin).
5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Rekisterinpitäjien lisäksi tietoihin on pääsy Senaatti-konsernin sovelluksen palveluntuottajalla huolto- ja ylläpitotehtäviä tuottamiseksi.
6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
7. Henkilötietojen suojaus
Senaatti-konserni on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.
Järjestelmien tiedot on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä keinoilla. Järjestelmien käyttö edellyttää tunnistautumista.
8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymisperiaatteet
Projektipankki suljetaan, kun kauppa on tehty. Tämän jälkeen henkilötiedot on poistettavissa.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan seuraaviin asioihin:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (saada tieto itseään koskevasta käsittelystä)
- Oikeus perua suostumus henkilötietojen käsittelyyn kokonaisuudessaan, jos suostumus on annettu ainoastaan suoramarkkinoinnin tarkoituksiin
- Oikeus omien henkilötietojensa oikaisemiseen
- Oikeus omien henkilötietojensa poistamiseen
- Oikeus omien henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus vastustaa omien henkilötietojensa käsittelyä ja oikeus vastustaa markkinointiviestintää
- Oikeus olla joutumatta tietämättään automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty GDPR:n artikla 15–22 nojalla tehdyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää (GDPR artikla 12.3).
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetulle.