Vastarinta kuuluu muutokseen – tärkeintä on kuunnella

Tutkimusten mukaan nykyaikaisessa monitilaympäristössä työskentelee koppikonttoreita tyytyväisempiä ihmisiä. Hyviin tuloksiin ei päästä kuitenkaan ilman kuuntelevaa ja keskustelevaa muutosjohtamista.

Avoin tiedottaminen ja henkilökunnan työpajat ovat olleet olennainen osa myös Turun Maanmittauslaitoksen väen mukaan ottoa muutokseen jo ennen monitilaan muuttoa marraskuussa 2018.

”Kaikissa hankkeissa esiintyy alkuun muutosvastarintaa: purina ja marina kuuluvat asiaan. Enemmän olisin huolissani, jos niitä ei kuuluisi. Ihmisten pitää saada keskustella, ihmetellä ja kysyä rohkeasti – ja saada vastauksia kysymyksiinsä”, Maanmittauslaitoksen (MML) toimitilapäällikkö Tarja Ek sanoo.

Monitilaympäristöön epäilevästi suhtautuvia saattaa pelottaa, kuinka työskentelyrauhan käy – varsinkin, jos heillä on kokemusta hälyisistä avokonttoreista. Kannattajat puolestaan arvostavat uuden työympäristön joustavuutta: ihminen voi itse päättää, minkälaisessa tilassa ja äänimaailmassa kulloinkin haluaa työskennellä.

Tarja Ek tietää, että tärkeintä muutoksen sujuvassa läpiviemisessä on työntekijöitä avoimesti kuunteleva muutosjohtaminen. Maanmittauslaitoksella muutosjohtamisen prosesseja on kehitetty ja hiottu viime aikoina laajemminkin, kun MML on alkanut remontoida vanhoja koppikonttoreitaan moderneiksi monitilaympäristöiksi. Maanmittauslaitoksella on kaikkiaan 40 toimipaikkaa ympäri Suomea, ja Turku on kahdeksas paikka, jossa tämä uudistus toteutetaan.

Nyt marraskuussa uusiin tiloihin Turussa muuttaa 119 työntekijää. He työskentelevät Aurajoen rannalla sijaitsevassa Valtion virastotalossa, jossa aiemmin heillä on ollut käytössään seitsemäs kerros kokonaan ja puolet kahdeksannesta kerroksesta. Uudessa monitilaympäristössä kerroksia on käytössä yksi.

Vanhat jäykät toimistoratkaisut eivät tue nykyistä tietotyötä. Maanmittauslaitoksen toimitilapäällikkö Tarja Ek kertoo, että MML muuttaakin toimistojaan nyt moderneiksi monitilaympäristöiksi: kahdeksas monitila valmistuu marraskuussa 2018 Turkuun.

Asiantuntijat auttavat ja tukevat muutoksessa

Uuden työympäristön rakennushanke vie aikaa yleensä parisen vuotta. Tuo jakso on hyvä hyödyntää uusien työnteon tapojen opetteluun, jotta uusi ympäristö saadaan otettua täysipainoisesti käyttöön alusta asti. Henkilöstön on hyvä päästä jo suunnitteluvaiheessa mukaan esimerkiksi työpajojen avulla.

Turussa vauhti on ollut tuplasti nopeampi: muutos on viety läpi vuodessa.

Virastotalon rakennuksen omistava Senaatti-kiinteistöt tuntee hyvin MML:n toimitilastrategian. MML:lla oli tiloissaan väljyyttä, ja Senaatin erityisasiantuntija Sinikka Selänne ehdottikin joulukuussa 2017 mahdollisuutta, että MML:lle remontoitaisiin nykyaikainen monitilaympäristö seitsemänteen kerrokseen.

Tarja Ekin mukaan aika työympäristömuutokselle oli nyt oikea.

”Pidimme Senaatin kanssa ensimmäisen infon henkilöstölle tammikuussa 2018. Kerroimme remontista ja sen aikataulusta, ja väki pääsi myös tutustumaan Heikkilän kasarmialueen väistötiloihin. Oli tärkeää tuoda selkeästi esille, että asiantuntijamme ovat apuna ja tukena koko muutoksen ajan. Turun hankkeen vetäjänä toimii johtava asiantuntijamme Juha Tuominen toimitilapalveluista.”

Ek kiittelee Turun henkilökuntaa hyvästä asenteesta ja joustavuudesta vauhdikkaan remonttiaikataulun keskellä.

”Remontti tuli toki hieman yllätyksenä. Meillä oli melko tuoreet ja hienot tilat, jotka olivat valmistuneet virastotalon perusparannuksen yhteydessä vuonna 2013. Väki oli vähän tuudittautunut siihen, ettei muutokseen ryhdyttäisi vielä Turussa. Ilahduttavaa kuitenkin oli, että heti alusta alkaen moni suhtautui tulevaan positiivisella mielenkiinnolla ja kertoi, kuinka esimerkiksi yhteisöllisyyttä on toivottu lisää.”

MML:n kartoittaja Jarmo Kemppainen ja rekisterisihteeri Merja Hakamäki muuttavat pian remontoituun seitsemänteen kerrokseen. ”Tänne tulee erilaisia työvyöhykkeitä, vetäytymistiloja, neuvottelutiloja, puhelinkoppeja ja yhteinen taukotila. Toivottavasti kohtaamisia on aiempaa enemmän, kun tiimit sekoittuvat.”

Työpajat keskiössä uuden opettelussa

Maanmittauslaitoksen kaikista työntekijöistä vajaat 40 prosenttia työskentelee jo monitilaympäristössä. Tarja Ek kertoo, että tehtyjen mittausten mukaan tyytyväisyys työympäristöön on noussut ja yhteistyön tekeminen sekä vuorovaikutus parantuneet niissä MML:n toimipisteissä, joissa monitilaremontti on toteutettu.

”Teimme keväällä 2018 Senaatin kanssa kyselyn henkilökunnalle. Yksi keskeisistä tuloksista oli, että aktiivisesti ja systemaattisesti työpäivänsä suunnittelevilla ja työmenetelmiään päivittävillä henkilöillä on parempi työhyvinvointi ja itse arvioitu tuottavuus.”

Monitilaympäristö tukee nykyaikaista tietotyön tekemistä, mutta ilman jokaisen työntekijän omien työnteon tapojen ja tottumuksien uudistamista muutos ei onnistu.

Ekin mukaan tässä prosessissa avainasemassa ovat hyvä tiedottaminen sekä henkilökunnalle järjestettävät työpajat. Senaatin muutosjohtamisen erityisasiantuntija Pertti Siekkinen piti ensimmäiset muutostyöpajat Turun työntekijöille maaliskuussa, ja niissä perehdyttiin yleisesti monitilaympäristöön, sen etuihin ja vahvuuksiin sekä tiloissa olemisen pelisääntöihin.

”Vielä alussa moni voi olla hämmentynyt. Pertin työpajat ovat kuitenkin osallistavia, niissä ei olla vain kuunteluoppilaina. Ihmiset miettivät ryhmissä esimerkiksi sitä, miten itse kukin työskentelisi monitilaympäristön erilaisissa tiloissa”, Ek kertoo.

Syyskuussa 2018 henkilöstö osallistui myös Maanmittauslaitoksen toimitila-asiantuntijan Matti Mäensivun vetämiin prosessikohtaisiin työpajoihin. Niissä kukin tiimi syventyi siihen, kuinka työnteko monitilassa sujuu: milloin voi siirtyä läppärin kanssa vetäytymistilaan, missä tilassa saa vaihtaa ajatuksia kollegoiden kanssa, minne esimerkiksi Lync- ja Skype-puheluita mennään soittamaan ja mistä löytyvät omat lokerikot.

”Näissä työpajoissa jokainen pääsi esittämään matkan varrella heränneitä kysymyksiä vielä aiempaa pienemmässä piirissä, oman tiimin kesken”, Ek sanoo.

Kartoittaja Jarmo Kemppainen työskentelee maasto- ja rajatietojen MARA-tiimissä. ”Työmme on sen luonteista, että meillä on jatkossakin omat, nimetyt työpisteet. Työasemillamme on omat pöytäkoneet ja isot näytöt, joiden kanssa paikan vaihtaminen ei onnistu. Olemme kuitenkin opetelleet työpajoissa yleisesti uusien tilojen pelisääntöjä ja käyttöä.”

Asenne ja avoin mieli ratkaisevat

Nyt kun Turun henkilökunta on ehtinyt makustella muutosta ja sopeutua ajatukseen uudenlaisesta työskentelykulttuurista, ovat suurimmat huolenaiheet hälvenneet ja muutosvastarintakin hiipunut.

Väki muuttaa avaraan ja raikkain värein sisustettuun monitilaan marraskuussa kahdessa osassa: ensin virastotalon kahdeksannen kerroksen väistöstä sekä kuun lopussa Heikkilän väistötiloista.

MML:n rekisterisihteeri Merja Hakamäki kertoo, että ihmisiä toki vieläkin vähän jännittää. Pitkät työsuhteet ovat Maanmittauslaitoksellakin tyypillisiä, ja monet ovat istuneet 30 vuotta yksin tai kaverin kanssa samassa huoneessa.

”On inhimillistä, että muuton kynnyksellä askarruttaa, miltä tuntuu työskennellä muiden katseiden alla, onko yhteisellä työalueella meluisaa ja pystyykö työntekoon keskittymään. Monet miettivät myös sitä, etteivät itse häiritse toisia.”

Hakamäki on hyvin perillä Turun henkilökunnan tunnelmista, sillä hän on ollut työsuojeluvaltuutettuna mukana tiedottamassa muutoksen vaiheista alusta asti ja käynyt lukemattomia keskusteluja ihmisten kanssa – kuunnellut heidän pelkojaan, ärtymyksiään, innostumisiaan ja toiveitaan.

”Varsinkin prosessikohtaiset työpajat koettiin erittäin hyödyllisiksi ja onnistuneiksi, niistä on tullut henkilöstöltä paljon kiitosta. Totesimme niiden jälkeen, että uuden elämän sujumisessa ratkaisee ennen kaikkea asenne. Olenkin ylpeä henkilökuntamme venymisestä ja ymmärryksestä.”

Hakamäki naurahtaa itsekin odottavansa muuttoa avoimin mielin, mutta samalla hieman perhoset vatsassa lennellen.

”Vaikka minulla on mennyt jo vuosi tiiviisti toimitila-asiassa ja tiedän siitä paljon, samanlainen sopeutuminen on minullakin edessä. Eniten olen miettinyt sitä, että toivottavasti ihmiset tulevat jatkossakin juttelemaan rohkeasti kanssani, vaikka en istu enää yksin työhuoneessani.”

Hakamäen mielestä parasta muutoksessa on, että uudessa monitilaympäristössä ei pysty kangistumaan kaavoihin.

”Kun nimettyjä työpisteitä ei ole, päivän voi aloittaa joka aamu kirjaimellisesti puhtaalta pöydältä ja oman mielihalunsa ja tarpeensa mukaan. Jos ei ole koskaan aiemmin saanut työpöydän ääressä näkymää Aurajoelle, niin nyt voi välillä istua silläkin puolella rakennusta työskentelemässä.”

Lue myös juttu: Kahdesta kerroksesta yhteen, koppikonttorista monitilaan