Senaatti-kiinteistöjen ja Senaatin asema-alueet Oy:n palvelupyyntöjärjestelmän GM tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjät ja yhteystiedot
Senaatti-kiinteistöt ja Senaatin asema-alueet Oy
Senaatti-kiinteistöt ja Senaatin asema-alueet Oy: Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, 00531 Helsinki
Sähköposti: kirjaamo@senaatti.fi
Puhelin: 029 483 0000
Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi(at)senaatti.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Senaatti-kiinteistöjen (”Senaatti”) ja sen tytäryhtiön Senaatin Asema-alueet Oy:n (”SAA Oy”) asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden käyttöoikeuksien hallintaa, sekä palvelupyyntöjen jättäjien identifiointia varten. Senaatti ja SAA Oy ovat tässä selosteessa kuvatun henkilötietojen käsittelyn osalta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”GDPR”) 26 artiklan tarkoittamia yhteisrekisterinpitäjiä.
Senaatin osalta käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi (GDPR artikla 6.1e). SAA Oy:n osalta käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (GDPR artikla 6.1f), erityisesti SAA Oy:n tarpeeseen käsitellä henkilötietoja liiketoimintansa harjoittamiseksi.
3. Käsiteltävät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät
Järjestelmässä käsitellään seuraavia tietoja järjestelmän käyttäjistä: nimi (pakollinen), sähköpostiosoite (pakollinen), puhelinnumero, titteli/käyttäjärooli (pakollinen), toimipaikka (rekisterinpitäjien henkilöstö), käyttäjätunnus (pakollinen), salasana ja mahdolliset yhteyshenkilöroolit. Järjestelmän käyttäjinä voivat olla senaattilaiset, Senaatin ja SAA:n asiakkaat tai palvelutuottajat.
Järjestelmän käyttäjä voi jättää järjestelmään (omalla nimellään) palvelupyynnön, joka sisältää henkilön nimen, toimipisteen osoitteen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. SAA:n asiakkaiden kohdalla voi palveluntuottaja tallentaa pyynnön jättäjän tiedot järjestelmään.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Käyttäjä itse antaa tiedot rekisteröityessään palvelun käyttäjäksi (asiakkaat). Palveluntuottajien on annettava tietonsa sopimuksen velvoittamana. SAA:n ja Senaatin asiakkaiden osalta voi palveluntuottaja myös tallentaa asiakkaan yhteystiedot järjestelmään.
5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille. Rekisterinpitäjän lisäksi henkilötiedot on siirretty rekisterinpitäjän lukuun toimivien käsittelijöiden saataville käsittelytehtävien suorittamiseksi.
6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Henkilötietojen suojaus
Henkilötietoihin on pääsy vain rekisterinpitäjien erikseen määrittämillä henkilöillä, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Näillä erikseen määritetyillä henkilöillä on pääsy järjestelmään henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Rekisterissä olevat tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattuja palomuurilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla.
Palvelupyynnöt näkyvät niille järjestelmän käyttäjille, joilla on oikeus käsitellä palvelupyyntöjä
8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymisperiaatteet
Käyttäjätunnuksia ja niihin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin käyttöoikeudet ovat voimassa. Tunnukset passivoituvat 12 kk sen jälkeen, kun niitä ei ole käytetty, ja ovat pelkästään pääkäyttäjien nähtävissä. Käyttäjien palvelupyyntöjä ei toistaiseksi poisteta.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan seuraaviin asioihin:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (saada tieto itseään koskevasta käsittelystä)
- Oikeus omien henkilötietojensa oikaisemiseen
- Oikeus omien henkilötietojensa poistamiseen
- Oikeus omien henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus vastustaa omien henkilötietojensa käsittelyä
- Oikeus olla joutumatta tietämättään automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty GDPR:n artikla 15–22 nojalla tehdyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää (GDPR artikla 12.3).
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisena toimivalle tietosuojavaltuutetulle.