Kouvolaan toteutetaan valtion toimijoiden yhteinen työympäristö ja asiakaspalvelu
Kouvolan Valimontie 5:ssä sijaitsevan valtion virastotalon nykyinen monitilaympäristö muutetaan 10 valtion toimijan nykyaikaiseksi yhteiseksi työympäristöksi. Lisäksi virastotaloon toteutetaan yhteinen asiakaspalvelualue, joka tuo valtion palvelut keskitetysti kansalaisten lähelle. Ensimmäiset muutostyöt valmistuvat loppuvuodesta 2023, ja kokonaisuudessaan tilat otetaan käyttöön huhtikuussa 2024.
Valtion toimitiloista vastaava Senaatti-kiinteistöt toteuttaa laajuudeltaan noin 2 700 neliöiseen virastotaloon peruskorjauksen ja tilamuutoksen valtion organisaatioille. Hankkeessa toteutetaan yhteinen monitilaympäristö ja asiakaspalvelualue, yhteiskäyttöinen kokous- ja aulapalvelualue aulapalveluineen, tukitiloja, muunneltavia työtiloja sekä nykyaikaiset taukotilat. Hankkeen kokonaiskustannusarvio on noin 2,6 miljoonaa euroa.
”Tilat pyritään ottamaan käyttöön mahdollisimman pienillä muutostöillä ja hyödyntämällä olemassa olevia tiloja. Tiloja on suunniteltu yhdessä asiakkaiden kanssa ja palaute on ollut positiivista”, Senaatti-kiinteistöjen rakennuttamispäällikkö Matti Oinonen kertoo. Hankkeen keskeisenä tavoitteena on parantaa asiakas- ja työntekijäkokemusta sekä toteuttaa terveelliset, turvalliset ja toimintaa tukevat työympäristöt. Senaatti-kiinteistöt tuottaa kohteeseen toimitilapalvelut, kuten kalusteet, työpöytänäytöt ja aulapalvelun.
Yhteisen työympäristön käyttäjiksi tulevat sen nykyiset vuokralaiset Verohallinto (Vero), Valtori ja Digi- ja väestötietovirasto (DVV) sekä uusina käyttäjinä Maanmittauslaitos (MML), Etelä-Suomen aluehallintovirasto (AVI), Taiteen edistämiskeskus (Taike), Traficom, Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV), Puolustuskiinteistöt ja Senaatti-kiinteistöt. Muutos koskee noin 230:tä valtion virastoissa työskentelevää työntekijää.
Hankesuunnittelu on valmistunut loppuvuodesta 2022. Jatkosuunnittelu käynnistyy keväällä 2023, ja muutostyöt aloitetaan vaiheittain syksyllä 2023. Ensimmäiset muutostyöt valmistuvat loppuvuodesta 2023, ja loput tilat keväällä 2024. Kokonaisuudessaan tilat otetaan käyttöön huhtikuussa 2024.
Rakennus on peruskorjattu vuonna 2008, jolloin on uusittu mm. ikkunat ja LVISA-järjestelmiä. Vuosina 2017–2018 toteutettiin muutos- ja korjaustöitä, joiden yhteydessä tiloihin toteutettiin moderni monitilatyöympäristö.
Usean toimijan yhteinen työympäristö
Nykyaikainen monitilaympäristö mahdollistaa uusien tekniikoiden, digitaalisten ratkaisujen ja työtapojen käyttöönoton sekä tukee monipaikkaista työskentelyä. Yhteinen työympäristö tukee tiedonvaihtoa valtion eri toimijoiden välillä edistäen näin hallinnonalojen välistä yhteistyötä.
Kouvolan virastotalohankkeessa kiinnitetään erityistä huomiota ympäristö- ja yhteiskuntavastuuasioihin. Nykyaikainen yhteinen työympäristö parantaa tilankäytön tehokkuutta, mikä pienentää valtion hiilijalanjälkeä ja tuo valtiolle kustannussäästöjä. Valtion tilakustannukset vähenevät yhteensä 0,58 miljoonaa euroa vuodessa. Lisäksi on tunnistettu noin 433 000 euron toiminnallinen säästöpotentiaali.
Hankkeen myötä osasta valtion ulkopuolelta vuokratuista toimitiloista voidaan luopua. Hankkeessa mukana olevien organisaatioiden käyttämä toimistotila vähenee noin 2 800 neliötä, mikä vähentää hiilidioksidipäästöjä noin 91 000 kiloa vuodessa. Määrä vastaa noin 190 henkilön edestakaista lentomatkaa Helsingistä Müncheniin tai noin 600 000 kilometrin ajoa autolla.
Yhteinen palvelupiste tarjoaa palvelut jatkossa yhdeltä luukulta
Kouvolan virastotalon nykyaikaisiin asiakaspalvelutiloihin keskitetään nykyisistä vuokralaisista Verohallinnon ja Digi- ja väestötietoviraston sekä tulevista käyttäjistä Maanmittauslaitoksen, Etelä-Suomen aluehallintoviraston ja Taiteen edistämiskeskuksen asiakkaiden asiointi yhteen osoitteeseen.
Asiakaspalveluympäristöön toteutetaan sisääntuloaula, palvelutyöpisteet, taustatilat ja itsepalvelupisteet sekä yhteiset kokoustilat, joita voidaan hyödyntää myös etäpalvelutilana. Palvelun tarjoaminen etäyhteyksillä parantaa palveluiden saatavuutta ja vähentää liikkumisen tarvetta. Etäyhteysratkaisua kehitetään valtion palvelu- ja toimitilaverkkouudistushankkeen yhteydessä toteutettavassa etä- ja tulkkauspalvelun projektissa.
Yhteisen asiakaspalvelun tavoitteena on parantaa asiakaskokemusta tarjoamalla palvelut samasta paikasta mahdollisimman nopeasti, tehokkaasti ja vaivattomasti. Uusi monipuolinen ja toimintaa tukeva asiakaspalveluympäristö, uudet palvelun roolit, yhteiset palvelua tukevat järjestelmät sekä henkilöstön yhteistyön tiivistäminen tukevat kaikki hyvää asiakas- ja henkilöstökokemusta. Asiakaspalvelukonseptia kehitetään palvelu- ja toimitilaverkkouudistushankkeessa ja sitä kokeillaan käytännössä Lahden ja Lappeenrannan yhteisissä palvelupisteissä.
Hanke liittyy palvelu- ja toimitilaverkon uudistamishankkeeseen, jonka tavoitteena on kehittää valtion tiloja siten, että neljännes valtion henkilöstöstä työskentelisi virastojen ja laitosten yhteisissä työympäristöissä vuoteen 2030 mennessä. Myös Kouvolan yhteisen palvelupisteen palvelut täydentyvät valtakunnallisen uudistushankkeen myötä. Hankkeessa toteutetaan mm. julkisen hallinnon strategiaa ja valtion toimitilastrategiaa. Valtion toimitilastrategian mukaisesti Senaatti-kiinteistöt kehittää valtion yhteisiä työympäristöjä ja toteuttaa niitä vuoteen 2025 mennessä 15 eri paikkakunnalle.
Palvelu- ja toimitilaverkkouudistus etenee maakunnittain ja laajempi suunnitelma palvelu- ja toimitilaverkosta Kymenlaakson alueella tehdään viimeistään vuonna 2026. Suunnitelmassa määritellään yhteisten palvelupisteiden sijainti ja aikataulu, jonka mukaan palveluntuottajat tulevat tarjoamaan palveluitaan joko fyysisesti paikan päällä tai etäpalvelun välityksellä.
Lisätietoa hankkeesta:
https://vm.fi/valtion-palvelu-ja-toimitilaverkon-uudistaminen-2020-luvulla
Lisätietoja:
Senaatti-kiinteistöt, Matti Oinonen, rakennuttajapäällikkö, puh. 040 846 7754, matti.oinonen@senaatti.fi
Senaatti-kiinteistöt, Mervi Räisänen, projektipäällikkö, tilaratkaisut, puh. 050 543 6223, mervi.raisanen@senaatti.fi
Valtiovarainministeriö, Marko Puttonen, kehittämisjohtaja, puh. 040 731 1581, marko.puttonen@gov.fi
