Senaatin asiakaskyselyiden rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
Senaatti-kiinteistöt
Lintulahdenkatu 5 A, PL 237
00531 Helsinki
Puhelin: 0205 8111
Sähköposti: senaatti@senaatti.fi
Tietosuojavastaava Petri Konttinen, petri.konttinen@senaatti.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste
Sähköisissä kanavissa tehtävissä asiakastyytyväisyystutkimuksissa kerätään vastaajien henkilötietoja joko yhteydenoton mahdollistamiseksi (vapaaehtoinen), tai vastaajien kesken tapahtuvaan palkintoarvontaan (vapaaehtoinen).
Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 6.1c).
3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Rekisteriin tallennetaan Senaatin asiakkaiden tietoja, jotka voivat olla nimi, sähköposti, puhelinnumero, organisaatio, postiosoite (tarvittaessa).
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään hänen vastatessaan kyselyyn asiakastyytyväisyystutkimusten yhteydessä.
5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tiedot tallennetaan sähköisissä kyselyissä Senaatin alikäsittelijän palveluun.
6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Järjestelmän tiedot on suojattu normaalisti käytettävissä olevilla suojausmenetelmillä. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, joilla on siihen sovittujen työtehtävien kannalta perusteltu tarve.
8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit
Asiakkaan palautteen yhteydessä antamat henkilötiedot säilytetään yhteydenpidon hoitamiseksi, ja hävitetään palautteen käsittelyn jälkeen. Tietoja säilytetään, kunnes kyseinen tutkimus on päättynyt ja raportoitu sekä arvonta suoritettu. Tämän jälkeen kaikkien arvonnassa mukana olleiden henkilötiedot poistetaan.
9. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c) seuraaviin asioihin
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Vastustamisoikeus
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan tekemällä kirjallisen pyynnön tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä toteuttaa rekisteröidyn pyynnöt kohtuullisessa ajassa (1 kk, useampaan rekisteriä koskevan pyynnön 2 kk) huomioiden käsittelyn luonteen ja perusteen.
Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, 14.2e).