Senaatin Turun Hupin rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Senaatti-kiinteistöt
Itsenäisyydenaukio 2
20100 Turku
Puhelin: +358 294 833 203
Sähköposti: kirjaamo@senaatti.fi

Kiinteistöpäällikkö Petri Nurmio, etunimi.sukunimi(at)senaatti.fi

Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi(at)senaatti.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste

Senaatti-kiinteistöt tarjoaa Hupi-tilaa maksutta valtion virastojen, laitosten ja muiden yksiköiden joustavaan käyttöön. Kävijöiltä pyydetään henkilötiedot paperilomakkeella. Tiedot tallennetaan kulunvalvontajärjestelmään ja asiakas saa kulkutunnistimen, jonka avulla hän pääsee Hupiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen tehtävään (GDPR 6.1c).

3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Tiedot kerätään valtion henkilöistä, jotka vierailevat tilassa. Henkilöistä kerätään seuraavat tiedot: nimi, yhteystiedot (työpuhelin ja -sähköposti) ja valtion organisaation nimi (henkilön työnantaja).

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity antaa itse tiedot lomakkeella tullessaan virastotalon aulapalveluun.

5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Pääsy tietoihin on ainoastaan Senaatti-kiinteistöjen valtuutetuilla henkilöillä. Tiedot on siirretty Senaatin palveluntuottajan käsiteltäväksi (kulunvalvonta).

6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin. Paperilomakkeet säilytetään lukitussa kaapissa aulassa ja kulunvalvontajärjestelmään on pääsy vain tehtävää hoitavilla palveluntuottajan henkilöillä.

8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit

Paperilomakkeet tuhotaan samassa yhteydessä kun henkilö palauttaa kulkutunnisteen. Tällöin henkilön tunnukset poistetaan järjestelmästä.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c) seuraaviin asioihin

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty artikla 15–22 nojalla tehdyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää (GDPR artikla 12.3).

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, 14.2e).