Senaatin vierailijanhallintajärjestelmän (Systam Respa) rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Senaatti-kiinteistöt
Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, 00531 Helsinki
Puhelin: +358 294 833 203
Sähköposti: kirjaamo@senaatti.fi

Tietosuojavastaava Petri Konttinen, etunimi.sukunimi(at)senaatti.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste

Systam Respa -järjestelmässä pidetään tietoa Senaatin tiloissa vierailevista henkilöistä.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 6.1c).

3. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Järjestelmään tallentuu tilavarausjärjestelmästä tallennetut tiedot, jotka tallentaa joko vieraan isäntä, tai aulapalvelu. Myös vierailija itse voi tallentaa vastaavat tiedot itsepalvelupäätteellä tai Senaatin www-sivustolla (Sesam-lomake, koskee vain Sesam-tiloja).

Järjestelmään tallennetaan seuraavat henkilötiedot:
– etu- ja sukunimi
– puhelinnumero
– sähköposti
– yritys/organisaatio
– isännän/emännän nimi
– saapumisajankohta
– poistumisajankohta.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot vierailijasta saadaan henkilöltä itseltään, jotka joko isäntä, aulapalvelu tai henkilö itse tallentaa järjestelmään.

5. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötiedot ovat Senaattilaisten vastuuhenkilöiden, sekä Senaatin palvelutuottajien (aulapalvelu ja järjestelmätoimittaja) käytettävissä.

6. Tietojen siirto kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tiedot käytettävistä suojaustoimista ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Systam Oy (henkilötietojen käsittelijä) tarjoaa konesalipalvelut alihankkijansa kautta. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, joilla on siihen sovittujen työtehtävien kannalta perusteltu tarve.

8. Tietojen säilytysaika ja sen määräytymiskriteerit

Tiedot säilytetään järjestelmässä (ja varmuuskopioissa) 12 kk, jonka jälkeen ne poistuvat automaattisesti.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c) seuraaviin asioihin

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Rekisterinpitäjän on toimitettava rekisteröidylle tiedot toimenpiteistä, joihin on ryhdytty artikla 15–22 nojalla tehdyn pyynnön johdosta ilman aiheetonta viivytystä ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava sähköisesti mahdollisuuksien mukaan, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää (GDPR artikla 12.3).

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, 14.2e).