Motstånd hör till vid förändring – det viktigaste är att lyssna

Forskning har visat att människor som arbetar i moderna aktivitetsbaserade kontor är mer belåtna än dem som arbetar i båskontor. Man kan dock inte uppnå goda resultat utan ändringsledare som lyssnar och diskuterar.

Den öppna kommunikationen och personalens workshoppar har varit en väsentlig del av att inkludera Åbo Lantmäteriverks personal i förändringen redan före flytten till det aktivitetsbaserade kontoret i november 2018.

”I alla projekt förekommer det förändringsmotstånd till att börja med, gnäll och missnöje hör till saken. Jag skulle vara mer oroad om ingen skulle invända. Människor måste få diskutera, fundera och modigt ställa frågor – och få svar på dem”, säger Lantmäteriverkets (LMV) lokalchef Tarja Ek.

De som förhåller sig skeptiskt till det aktivitetsbaserade kontoret kanske oroar sig för hur det ska gå med arbetsron, särskilt om de har erfarenhet av högljudda kontorslandskap. De som understöder idén uppskattar den nya arbetsmiljöns flexibilitet: alla kan själva bestämma i vilket slags utrymme och i vilken ljudvärld de vill arbeta.

Tarja Ek vet att det viktigaste med att genomföra en lyckad förändring är ändringsledning som öppet lyssnar på de anställda. På Lantmäteriverket har ändringsledningsprocesserna utvecklats och finslipats i större utsträckning på senaste tid då LMV börjat renovera sina gamla båskontor till moderna aktivitetsbaserade utrymmen. Lantmäteriverket har totalt 40 verksamhetsställen runt om i landet, och Åbo är den åttonde orten där renoveringen genomfördes.

Nu i november flyttar 119 anställda in i nya utrymmen i Åbo. De arbetar i Statens ämbetshus, som ligger vid Aura å, där de tidigare hade hela sjunde och halva åttonde våningen i sitt bruk. Det nya aktivitetsbaserade kontoret tar endast upp en våning.

Gamla, stela kontorslösningar stöder inte dagens informationsarbete. Lantmäteriverkets lokalchef Tarja Ek berättar varför LMV nu förvandlar sina kontor till moderna aktivitetsbaserade utrymmen: det åttonde aktivitetsbaserade kontoret blir färdigt i november 2018 i Åbo.

Experter hjälper och stöder i förändringen

Vanligtvis räcker det ett par år att bygga en ny arbetsmiljö. Det lönar sig att dra nytta av den här perioden för att lära ut nya arbetssätt så att man kan ta i bruk den nya miljön fullt ut från första början. Det lönar sig att ta med personalen redan i planeringsskedet till exempel genom workshoppar.

I Åbo har farten varit dubbelt snabbare: förändringen har slutförts på ett år.

Senatfastigheter som äger ämbetshusets byggnad känner väl till LMV:s lokalstrategi. LMV:s utrymmen användes glest, och i december 2017 föreslog Senatfastigheters specialsakkunnig Sinikka Selänne möjligheten att man skulle renovera om LMV:s kontor till ett modernt aktivitetsbaserat utrymme på sjunde våningen.

Enligt Tarja Ek var tiden mogen för en ändring i arbetsmiljön.

”Tillsammans med Senatfastigheter ordnade vi vårt första infotillfälle för personalen in januari 2018. Vi berättade om renoveringen och dess tidtabell, och personalen fick bekanta sig med de tillfälliga utrymmena på Heikkilä kasernområde. Det var viktigt att tydligt lyfta fram att våra sakkunniga kommer att vara med som hjälp och stöd under hela processen. Åboprojektet leddes av vår ledande sakkunniga Juha Tuominen från lokaltjänsterna.”

Ek tackar personalen i Åbo för en god attityd och flexibilitet under den fartfyllda renoveringen.

”Renoveringen kom förstås lite som en överraskning. Vi hade ganska nya och fina utrymmen som blivit färdiga i samband med ämbetshusets ombyggnad 2013. Personalen hade tänkt sig att man inte ännu skulle börja införa reformer i Åbo. Det var ändå glädjande att många genast från början hade ett positivt intresse för de kommande förändringarna och berättade hur man till exempel hoppats på en bättre gemenskapskänsla.”

LMV:s kartläggare Jarmo Kemppainen och registersekreterare Merja Hakamäki ska snart flytta in i den renoverade sjunde våningen. ”Vi kommer att ha olika arbetszoner, rum för tyst arbete, mötesrum, telefonbås och ett gemensamt pausrum. Vi hoppas på att människor möts oftare när teamen blandas.”

Workshoppar lär ut nya arbetssätt

Av alla Lantmäteriverkets anställda arbetar knappa 40 procent redan på ett aktivitetsbaserat kontor. Tarja Ek berättar att mätningarna som gjorts visar att belåtenheten med arbetsmiljön ökat och samarbetet och växelverkan har förbättrats vid de av LMV:s verksamhetsställen som renoverats om till aktivitetsbaserade utrymmen.

”Under våren 2018 genomförde vi en enkät för personalen tillsammans med Senatfastigheter. Ett av de främsta resultaten var att de som aktivt och systematiskt planerar sin arbetsdag och uppdaterar sina arbetssätt mår bättre i sitt arbete och bedömer sig vara produktivare.”

Det aktivitetsbaserade utrymmet stöder det moderna informationsarbetet, men förändringen är inte möjlig om inte varje anställd förnyar sina arbetssätt och vanor.

Enligt Ek är bra kommunikation och workshoppar för personalen i nyckelposition i detta sammanhang. Senatfastigheters specialist i ändringsledning Pertti Siekkinen ordnade de första ändringsworkshopparna för personalen i Åbo i november, och under dem fördjupade man sig i det aktivitetsbaserade kontoret i allmänhet, dess fördelar och styrkor samt spelreglerna för att vistas i utrymmet.

”Många kan vara förvirrade i början. Men Perttis workshoppar var interaktiva, man går inte dit bara för att lyssna. Människor funderade i grupper på hur var och en skulle arbeta i det aktivitetsbaserade kontorets olika utrymmen”, berättar Ek.

I september 2018 deltog personalen också i processpecifika workshoppar som leddes av Lantmäteriverkets lokalexpert Matti Mäensivu. Under dessa workshoppar fördjupade sig varje team i hur arbetet fungerar i det aktivitetsbaserade utrymmet: när kan man förflytta sig till ett rum för tyst arbete med sin bärbara dator, i vilket utrymme kan man byta tankar med en kollega, vart ska man gå för att ringa Lync- och Skype-samtal, och var finns de egna skåpen.

”Under de här workshopparna fick alla ställa frågor som kommit upp under processens gång i ett lite mindre gäng, med sitt eget team”, säger Ek.

Kartläggare Jarmo Kemppainen arbetar inom MARA-teamet med terräng- och gränsdata. ”Av naturen är vårt arbete sådant att vi fortsättningsvis kommer att ha våra egna specifika arbetsplatser. På våra arbetsstationer har vi egna bordsdatorer och stora skärmar, så man kan inte flytta runt med dem. Under workshopparna har vi ändå lärt oss de nya utrymmenas spelregler och användning i allmänhet.”

Rätt attityd och ett öppet sinne är avgörande

Nu när personalen i Åbo har haft tid att smaka på förändringen och anpassa sig till tanken om en ny slags arbetskultur har de största bekymren försvunnit, och till och med förändringsmotståndet har sinat.

I november flyttar personalen in i det öppna aktivitetsbaserade utrymmet som inretts med fräscha färger i två skeden: först från de tillfälliga utrymmena i ämbetshusets åttonde våning, och i slutet av månaden från de tillfälliga utrymmena i Heikkilä.

LMV:s registersekreterare Merja Hakamäki berättar att människorna förstås fortfarande är nervösa. På Lantmäteriverket är det vanligt med långa arbetsförhållanden, och många har suttit ensamma eller med en kompis i samma rum i 30 år.

”Det är mänskligt att man inför flytten funderar på hur det kommer att kännas att arbeta under ögonen på alla andra, om det kommer att vara bullrigt i det gemensamma arbetsutrymmet, och om man kommer att kunna koncentrera sig på sitt arbete. Många funderar också på hur de ska se till att inte störa andra.”

Hakamäki känner väl till stämningarna bland personalen i Åbo, eftersom hon som arbetarskyddsfullmäktige varit med om att informera personalen om ändringens skeden från första början och haft åtskilliga samtal med människor; lyssnat på deras farhågor, irritationer, entusiasm och önskemål.

”De processpecifika workshopparna ansågs vara särskilt nyttiga och lyckade, personalen har gett mycket beröm om dem. Efter dem konstaterade vi att det framför allt är attityden som avgör hur det nya livet kommer att gå. Jag är stolt över hur flexibel och förstående vår personal har varit.”

Hakamäki skrattar till när hon säger att hon själv ser fram emot flytten med öppet sinne, men samtidigt med några fjärilar i magen.

”Fastän jag redan arbetat intensivt med lokalärenden under ett år och jag vet mycket om dem måste jag anpassa mig på samma sätt som alla andra. Det jag mest funderat över är att människor förhoppningsvis även i fortsättningen modigt ska komma och prata med mig fastän jag inte sitter ensam i mitt arbetsrum.”

Enligt Hakamäki är det bästa med förändringen att man inte kan stelna i formerna i det nya aktivitetsbaserade kontoret.

Läs också: Från två våningar till en, från båskontor till aktivitetsbaserat kontor