Anne Sundqvist, erityisasiantuntija, valtakunnalliset toimitila- ja työympäristökonseptit

Ihmiskeskeinen kehittäjä

Erityisasiantuntija Anne Sundqvist vastaa asiakas- ja toimintalähtöisten konseptien tuottamisesta valtionhallinnolle, moniammatillista kumppaniverkostoa johtaen. Kehitystyön keskeisinä näkökulmina ovat tiloja ja palveluja käyttävien ihmisten tarpeet sekä organisaation toiminnan syvä ymmärrys. Tuloksena syntyvät tulevaisuuden konseptit ja pilottiprojektit uudistavat valtion organisaatioiden toimintaa ja tiloja.

Mitä työsi pitää sisällään?

On tärkeää, että tilat tukevat toimintaa. Valtiolla mietitään tarkkaan myös tilojen tehokasta käyttöä, oikeaa määrää ja sijaintia. Tuotan valtionhallinnolle konsepteja, joilla tavoitellaan muun muassa parempaa asiakas- ja henkilöstökokemusta, toiminnan ja tilojen yhdenmukaisuutta, tehokkuutta sekä aika- ja kustannussäästöjä. Konsepti nopeuttaa myös asiakkaan strategian muuttumista toiminnaksi.

Kokoan konseptin kehittämistä varten kumppaniverkostostamme moniammatillisen tiimin: omien ammattilaistemme lisäksi tuon mukaan esimerkiksi palvelumuotoilijoita, toiminnan ja prosessien kehittäjiä, muotoilijoita ja arkkitehteja. Teen kehitystyötä faktoihin perustuen, analyyttisesti ja ihmiskeskeisesti.

Käytän muotoiluajattelua, jonka mukaan lähden projektissa liikkeelle empatiasta: asiakkaiden ja henkilöstön tarpeiden ja kokemusten tutkimisesta ja ymmärtämisestä. Tulosten perusteella tiimimme tunnistaa toimintakulttuurin ja tilojen vahvuudet ja kehittämiskohteet. Mahdollisuuksien mukaan nojaamme tutkimukseen, tilasto-analyyseihin sekä vertailututkimukseen pohtiessamme mikä toiminnassa on yhteiskunnan ja asiakkaan kannalta vaikuttavaa. Seuraavassa vaiheessa ideoimme yhdessä sidosryhmien kanssa tarpeen mukaan uusia toimintamalleja ja tiloja, jotka myöhemmin konseptoidaan tarkemmin. Testaamme syntyneet ratkaisut hyödyntäen esimerkiksi toiminnan ja tilojen simulointia sekä 3D-mallintamista. Jatkokehitämme ratkaisuja palautteen mukaan.

Konseptien kehittämisessä muotoiluajattelua täydentää datan hyödyntäminen. Projekteissani hyväksi havaittuja menetelmiä ovat muun muassa tutkimus- ja tilastoanalyysit, asiakas- ja henkilökokemuksen analysointi, palvelumuotoilu, prosessien analysointi ja simulointi, tilasuunnittelu, 3D-mallintaminen, skenaariotyöskentely, työpajat, haastattelut ja havainnointi. Muotoiluajattelua ja dataa hyödyntäen on kehitetty muun muassa vaikuttavuuteen perustuvaa vankilakonseptia, Puolustusvoimien työ- ja oppimisympäristökonseptia 2020 sekä Valtion koulukotien toiminta- ja tilakonseptia.

Mitkä ovat työsi tavoitteet?

Jokainen asiakasprojekti on erilainen. Kehityshankkeen alussa kuuntelemme herkällä korvalla tarpeita ja tunnistamme uusia mahdollisuuksia. Pidän huolta siitä, että muutokseen liittyvillä ihmisillä on mahdollisuus vaikuttaa kehittämistyöhön monin eri tavoin. Osallistamalla ihmisiä varmistamme tekemisen oikean suunnan, kehitettävien palvelujen ja ratkaisujen laadukkuuden sekä osapuolten sitoutumisen tavoitteiden saavuttamiseksi. Siksi mielestäni on tärkeää varmistaa konseptien kehittämisessä, että esimerkiksi sekä vangin että vartijan kuin varusmiehen ja kouluttajankin äänet ja kokemukset saadaan kuuluviin. Näin saamme esiin sekä ulkoisen että sisäisen näkökulman.

Konseptointityön tavoitteena on tuottaa mitattavia hyötyjä. Olemme auttaneet asiakkaitamme kasvattamaan toimintansa yhteiskunnallista vaikuttavuutta, perustelemaan tiloihin ja toimintaan liittyviä taloudellisia panostuksia sekä parantamaan työntekijä- ja asiakaskokemusta. Olemme myös onnistuneet muotoilemaan toimivampia työympäristöjä ja edistämään uusia työnteon tapoja sekä digitaalisten työkalujen hyödyntämistä. Tavoitteeni on aina auttaa asiakasta.

Mikä on alasi tulevaisuuden trendi?

Uutena ja tarpeeseen tulevat 3D-visualisointi ja virtuaalimallintaminen, joita hyödynsimme esimerkiksi Hämeenlinnan naisvankilan suunnittelussa. Testasimme kaksi vankilan rakennusmassoitteluvaihtoehtoa virtuaalisesti ja pääsimme näkemään, miten vangit ja henkilökunta liikkuvat tiloissa päiväohjelman mukaan ja kumman vaihtoehdon tilat toimivat tehokkaammin. Virtuaalitilan suunnittelu on merkittävästi edullisempaa kuin oikean pilotin rakentaminen. Myös tilojen tulevat käyttäjät hahmottavat tilat konkreettisemmin jo suunnitteluvaiheessa virtuaalisen mallin avulla.

Toinenkin hyödyllinen metodi liittyy teknologiaan: prosessien ja tilojen simuloinnilla voidaan varmistaa tilojen ja tulevan toiminnan yhteensopivuus. Etenkin suunniteltaessa erikoistiloja, joissa prosessit ja tilat kulkevat käsi kädessä, tästä on suuri apu. Lisäksi simuloinnilla varmistetaan hankkeen tilaohjelma, tilojen oikea määrä ja sijainti yhteystarpeiden kannalta.

Tulevaisuutta on myös palvelumuotoilijoiden sekä muotoilun menetelmien ja prosessien hyödyntäminen tilojen suunnittelussa sekä kiinteistö- ja rakennusalan toimintamalleissa ja prosesseissa. Näen tulevaisuuden entistä asiakaslähtöisempänä.

Kolme periaatetta, jotka ohjaavat työtäsi?

• Työympäristön kehittämisen keskiössä on aina ihminen.
• Tarkastelen jokaista projektia kokonaisvaltaisesti ja otan huomioon osa-alueiden väliset suhteet.
• Yhdessä asiakkaan ja moniammatillisen asiantuntijatiimin kanssa kehittäen pääsemme parhaisiin tuloksiin.

CV

Koulutus: Muotoilujohtamisen koulutusohjelma (IDBM Pro), Aalto-yliopisto. Muotoilija, sisustussuunnittelu (BA in Interior Design), Harrington Institute of Interior Design, Chicago.

Aiempia työpaikkoja: Vuodesta 2003 Senaatilla. Tätä ennen noin vuoden työympäristökehittämisen ja sisustussuunnittelun projektipäällikkönä Evata Finland Oy:ssä. Konsulttina, projektipäällikkönä ja suunnittelijana ABB-konsernin työympäristömuutosprojekteissa seitsemän vuoden ajan.

Luottamustehtäviä: Senaatin edustaja Rakennustietosäätiön Taide rakennushankkeessa –erityispäätoimikunnassa, Ympäristötaiteen säätiön valtuuskunnan jäsen, Hanasaaren ruotsalais-suomalaisen kulttuurin edistämiskeskuksen taiteellisen vision laatiminen –ohjausryhmän jäsen, Rakennustietosäätiön toimikunnan ”Toimistotilojen RT-ohjeet” jäsen ja varapuheenjohtaja.