Hallinnon tilahallinta

Hallinnon tilahallinta on valtioyhteisön yhteinen toimitilajohtamisen apuväline. Se tarjoaa ajantasaisen tietopohjan toimitiloja koskevaan päätöksentekoon, ohjaukseen ja suunnitteluun. HTH-palvelu lisää tilankäyttö-, energiankäyttö- ja kustannustietojen läpinäkyvyyttä. HTH:n tietoja käytetään myös valtion yhteisten linjausten laatimisessa.

Senaatti-kiinteistöjen rooli on toimia valtion keskitettynä toimitila-asiantuntijaorganisaationa. Tehtävä edellyttää sekä asiakkaan että koko valtioyhteisön yhteisen edun hakemista. Haluamme edistää asiakkaidemme hyvän työympäristön syntymistä, samalla varmistaen, että tilaratkaisut ovat taloudellisesti tehokkaita. Haluamme tarjota ratkaisuja, joilla tehostaminen tapahtuu hallitusti ja asiakkaan kanssa tiiviissä yhteistyössä.

Hyötyä HTH-palvelun käytöstä

Kun eri hallinnonaloilla on käytössä yhdenmukaiset ja ajantasaiset tiedot, niihin pohjautuva päätöksenteko on tasapuolista ja entistä varmemmalla pohjalla. Toimitilojen käytön järkeistäminen tuottaa mitattavaa säästöä toimitilamenoissa. Kun tilasuunnittelu kytkeytyy työn tekemisen tapojen kehittämiseen, tuloksena on käyttöasteeltaan huomattavasti nykyistä paremmat tilat ja toimivampi työympäristö, joka vaikuttaa positiivisesti myös organisaation suorituskykyyn.

1. Toimitilatieto on saatavissa yhdestä paikasta

HTH-tietopalvelu keskittää ja yhdenmukaistaa tila-, sopimus-, kustannus- ja käyttäjätietojen hallinnan yhteen paikkaan. Tämä säästää tiedon hakemisen ja raportoinnin työmäärää merkittävästi. Samalla se parantaa johtamisen laatua, kun päätöksenteko perustuu riittävän luotettavaan tietoon. HTH sisältää sekä Senaatin että muiden vuokranantajien sopimustiedot. Se hyödyntää lisäksi valtion talous- ja henkilöstöhallinnan järjestelmä Kiekun tietoja.

2. Tiedon tuottaminen yhdessä tukee tilankäytön suunnittelua

On tärkeää, että tila-, sopimus- ja kustannustietoja tuotetaan ja ylläpidetään yhdessä Senaatin kanssa säännönmukaisesti. Kun näin tapahtuu, asiakkaalla on käytössään ajantasainen tieto todellisesta tilankäytöstä ja tilakustannuksista. Nämä tiedot yhdessä ympäristövaikutustiedon kanssa helpottavat tilankäytön suunnittelua ja budjetointia.

3. Yhdenmukainen vertailutieto auttaa asettamaan tavoitteita ja tunnistamaan hyviä ratkaisuja

HTH-tietopalvelun konserniraportointi kokoaa kahdesti vuodessa avaintunnuslukuja valtion tilankäytöstä ja tilakustannuksista. Konserniraportoinnin tiedot auttavat vertailemaan omien toimitilojen tehokkuutta ja ympäristövaikutuksia muiden saman tyyppisten organisaatioiden kanssa. Toimitilatieto on ollut vaikeasti hahmotettavaa. Erilaiset käsitteet, mittaustavat ja tulkinnat ovat tehneet objektiivisen vertailun lähes mahdottomaksi. HTH-tietopalvelussa kaikkien tulosyksiköiden tiedot on määritelty samojen laskentamallien mukaisesti. Konsernitason toimitilatieto on siten ymmärrettävää ja yhdenmukaista.

4. Toimitilojen strategisen tason johtaminen on mahdollista

Tulosohjaajat ja tulosyksiköt tarvitsevat mahdollisimman oikeaa tietoa asettaessaan tavoitteita, määritellessään keinoja ja seuratessaan toteutumia. Ministeriöt saavat HTH-tietopalvelun tuottamien tietojen ansiosta otteen strategiseen toimitilajohtamiseen. Tämä tarkoittaa strategisten toimitilalinjausten tekemistä, toimitilasalkun hallintaa ja muutosten johtamista.

Tilojen käyttäjät tarvitsevat vastaavasti tietoja ja välineitä suunnitellakseen toimintaansa ja tilankäyttöään. HTH:n tila- ja henkilötiedot kertovat miten organisaatio käyttää tiloja, missä on käyttämätöntä kapasiteettia, missä taas mahdollisesti alimitoitusta.