Monitilaympäristö edellyttää uudenlaista toimintakulttuuria

Monitilatoimistossa työympäristöä ja itse työtä ei voi enää erottaa toisistaan, koska ne liittyvät saumattomasti toisiinsa. Eri työtehtäville on omat optimaaliset tilansa.

Avoimessa tilassa oleva työpiste on osuva valinta silloin, kun työ edellyttää vuorovaikutusta kollegoiden kanssa. Keskittymistä ja luottamuksellisuutta vaativaan työhön on vetäytymistiloja ja hiljaisen työn huoneita. Puhelinkeskustelut käydään äänieristetyissä puhelinkopeissa tai vetäytymishuoneissa.

Erikseen varattavien neuvotteluhuoneiden ohella tarjolla on ryhmätyöskentelytiloja. Monitilassa palaveri voidaan tarvittaessa pistää pystyyn nopeastikin.

Vapaata ajatustenvaihtoa, ideointia ja kuulumisten kertomista ruokkivat erilaiset rennot kohtaamisalueet, kuten viihtyisät nurkkaukset nojatuoleineen. Kahvila- ja ruokailutilat voivat olla monitilaratkaisuissa myös eri yksiköiden ja organisaatioiden yhteisessä käytössä.

Monitilaympäristö on vanhoihin ratkaisuihin verrattuna voittamaton yhdistelmä. Kenelläkään ei ole omaa työpöytää, mutta toisaalta kukaan ei ole enää vain yhden työpöydän vanki. Työskentelypiste valitaan kulloisenkin tarpeen ja omien mieltymysten mukaan.

Monitilaympäristö vaatii työpisteisiin myös sähköisesti säädettävät työpöydät, jotta kaikki voivat valita niihin mieleisensä korkeuden. Työtuoleissakin on oltava kunnon säätömahdollisuudet.

Monitilaympäristölle ei ole vain yhtä oikeaa käyttötapaa, vaan kukin työntekijä luo siitä itselleen sopivan version. Monitilaympäristö vaatii kuitenkin yhteiset pelisäännöt. Työntekijät sopivat muun muassa sen, missä tiloissa saa keskustella äänekkäästi ja missä taas täytyy voida keskittyä täydessä hiljaisuudessa. Kun kaipaa rauhallista tilaa, yhteisten hiljaisten ”kirjastohuoneiden” ohella on myös yksittäisiä vetäytymishuoneita.

Digitaalisuus ja jatkuvasti kehittyvät tietotekniikkaratkaisut mahdollistavat työnteon missä ja milloin tahansa. Jokaisella on oma kannettava tietokoneensa, ja tietoliikenne hoituu langattoman verkon ja mobiiliyhteyksien kautta.

Tiedot tallennetaan sähköisesti, joten työpisteisiin ei tarvita papereille ja mapeille enää hyllymetrittäin säilytystilaa. Pöytä putsataan kulloisenkin työrupeaman jälkeen, ja henkilökohtaiset tavarat kulkevat paikasta toiseen esimerkiksi koreissa tai kasseissa.

Monitilatoimisto herättää intohimoja puolesta ja vastaan. Vastustajilla voi olla taustalla huonoja kokemuksia vanhanaikaisista avokonttoreista, joista puuttui monitilaympäristön valinnanvapaus ja joustavuus.

Siirtyminen uudenlaisiin tiloihin ja uusiin työnteon tapoihin vaatii huolellista valmistelua sekä taitavaa ja kuuntelevaa johtamista. Henkilöstön on hyvä päästä jo suunnitteluvaiheeseen mukaan esimerkiksi työpajojen avulla.

Uuden työympäristön rakennushanke vie keskimäärin parisen vuotta. Tuo aika on hyvä hyödyntää organisaation toimintakulttuurin muutoksen aikaansaamiseen ja uusien työnteon tapojen opetteluun, jotta uusi työympäristö saadaan otettua täysipainoisesti käyttöön alusta alkaen.

Uudenlainen tapa tehdä työtä vaatii johdolta ja koko organisaatiolta luottamusta yksilöihin ja yksilöiltä puolestaan kykyä aiempaa laajempien kokonaisuuksien hallintaan ja itsensä johtamiseen. Lisäksi olennaista on verkostoituminen sekä vastuun ottaminen oman työn kannalta oleellisen tiedon hankkimisesta ja jakamisesta.

Monitilaympäristössä vanhakantainen johtamisen malli katoaa kulmahuoneiden mukana: esimiehet tekevät työtään niin henkisesti kuin fyysisestikin muun joukon mukana.

Monitilatoimisto ei syrjäytä ihmisten vuorovaikutusta vaan päinvastoin luo sille entistä enemmän mahdollisuuksia. Viihtyisät kohtaamispisteet ja yhteiset coworking-tilat ruokkivat ideoiden lentoa ja verkostoitumista yli organisaatiorajojen. Myös virtuaaliset työkalut, kuten videoneuvottelut ja Skype helpottavat yhteydenpitoa ja säästävät aikaa.

Yhteistyöskentelyä varten tiloissa on myös pyörillä liikkuvia tai seinälle kiinnitettyjä isoja näyttöruutuja.

Tietotekniikan kehittyminen on irrottanut työntekijät liikkumaan työpaikan ulkopuolelle muun muassa tapaamisiin ja etätöihin. Perinteisissä toimistoissa onkin huomattu jopa 60 prosenttia työpisteistä jäävän työpäivän aikana tyhjilleen.

Monitilatoimistossa omia työpöytiä ei tyypillisesti enää ole. Samoin toimitilaneliöitä tarvitaan aiempaa vähemmän. Valtionhallinnon toimistotiloissa on tätä nykyä 23 neliötä henkeä kohden, mutta luku pienenee koko ajan. Toimitilastrategian tavoitteena on 18 neliötä henkeä kohden peruskorjauskohteissa ja 15 neliötä uudisrakennuksissa, mikä tarkoittaa merkittävää tilankäytön tehostumista ja sitä kautta kustannussäästöjä. Monitilaympäristöön siirtyminen vaatii toki investointeja, mutta koska tiloja kaikkinensa tarvitaan vähemmän, kokonaisvuokra on usein aiempaa pienempi.

Koska monitilaympäristössä tarvitaan henkilökunnalle neliöitä aiempaa vähemmän, pystytään samaan kiinteistöön ja osin yhteisiin tiloihin usein sijoittamaan useampia organisaatioita.

Monitilatoimisto ei siis vaadi kokonaan uutta rakentamista, vaan sen loihtiminen onnistuu myös vanhoihin kiinteistöihin.