Jotta uusista työympäristöistä ja digitaalisista työvälineistä saataisiin hyöty irti, pitää työtapoja päivittää. Fiksun työn konsepti antaa valtionhallinnon toimijoille työkalut tuloksekkaampaan vuorovaikutukseen, oppimiseen ja työnteon rytmittämiseen.
Valtion toimitilastrategian yhtenä tavoitteena on, että valtion 55 000 tietotyöläistä työskentelisivät tulevaisuudessa pääsääntöisesti monitilaympäristössä. Nyt vuonna 2019 tämä tavoite toteutuu kolmanneksella valtionhallinnon tietotyöläisistä.
Senaatti-kiinteistöjen työympäristöyksikön päällikkö Reetta Ripatti-Jokela kertoo Fiksun työn konseptin tukevan valtiohallinnon toimijoita työnteon tapojensa kehittämisessä. Päämääränä on, että työntekijät hyötyvät mahdollisimman paljon monitilaympäristöihin siirtymisestä ja digitalisaation kehityksestä.
”Olemme Senaatissa panostaneet jo kauan työympäristöjen kehittämiseen sekä konseptointiin ja päässeet tässä työssä pitkälle. Samalla on noussut esiin tarve pohtia, miten itse työnteko muuttuu. Tätä varten kehitimme Fiksun työn konseptin.”
Myös Senaatin muutosjohtamisen erityisasiantuntija Santeri Paakko on ollut konseptin kehittämisessä mukana. Hänestä sen tavoitteena on auttaa valtionhallinnon organisaatioita tunnistamaan tärkeimmät kehityskohteensa. Nämä saattavat vaihdella paljon keskenään, sillä Senaatin laajaan asiakaskuntaan kuuluu monenlaisia toimijoita tutkimuslaitoksista ministeriöihin.
”Asiakasorganisaatiomme ovat oman työnsä asiantuntijoita. Fiksun työn konseptilla tarjoamme heille viitekehyksen, joka mahdollistaa työtapojen tarkastelun ja kehittämisen.”
Fiksun työn konsepti on alkukartoituksesta, työpajatyöskentelystä, virtuaalisesta työskentelystä ja työtapakokeiluista koostuva kokonaisuus, jonka avulla valtionhallinnon toimijat voivat tunnistaa työtapojensa kehityskohteet.
”Fiksun työn lähestymistavassa selvitetään aluksi organisaation vahvuudet ja heikkoudet kahdeksan konseptissa määritellyn työn osa-alueen avulla. Työpajoissa havaittujen ja määriteltyjen kehityskohteiden perusteella rakennamme yhdessä asiakkaan kanssa työtapakokeiluja, joita testataan noin puolen vuoden ajan”, Santeri Paakko kertoo.
Lopulta organisaatio valitsee sille sopivimmat työtavat ja skaalaa ne kaikkien työntekijöidensä hyödynnettäviksi.
Uudet digitaaliset työvälineet muuttavat vuorovaikutuksen tapoja ja ovat tehneet varsinkin tietotyöstä yhä enemmän ajasta ja paikasta riippumatonta. Samalla yhä useammat valtionhallinnon toimijat ovat muuttaneet tai muuttamassa toimitilastrategian mukaisesti monitilaympäristöihin.
Näiden muutosten yhteydessä on tärkeää miettiä, miten uudet tilat ja työvälineet saataisiin parhaiten tukemaan kunkin organisaation erityistarpeita. Fiksun työn konseptin avulla tehtävä kehitystyö voi liittyä esimerkiksi vuorovaikutukseen, läsnäoloon tai oppimiseen.
”Alkukartoituksissa olemme havainneet, että asiakkaidemme työntekijöillä on ollut erilaisia käsityksiä esimerkiksi siitä, missä eri viestivälineissä kiireelliset asiat tulee käsitellä. Pahimmillaan tiedonkulku on voinut kärsiä, kun yhteisistä pelisäännöistä ei ole sovittu”, Reetta Ripatti-Jokela sanoo.
”Olemme osana Fiksun työn konseptia teettäneet asiakkaidemme työntekijöille digikartoituksia ja huomanneet, että saman organisaation sisällä työntekijöiden kokemus omasta digiosaamisesta voi vaihdella paljonkin. Ratkaisuna olemme järjestäneet koulutuksia ja muun muassa nimenneet organisaatioon digitaalisten työvälineiden kummit, joilta muut työntekijät voivat pyytää apua”, Santeri Paakko kertoo.
Fiksun työn konsepti sopii erityisesti niille valtionhallinnon organisaatioille, jotka ovat parhaillaan aloittamassa työympäristön muutoshanketta.
”Ideaalitapauksessa organisaatio tekee työtapakokeiluja jo ennen monitilaympäristöön muuttoa, jolloin lopputuloksia voidaan hyödyntää heti uusiin tiloihin siirryttäessä. Kehittämistä voidaan tietenkin jatkaa tarvittaessa pidempääkin”, Ripatti-Jokela sanoo.
Työ 2.0 on valtiovarainministeriön, Senaatti-kiinteistöjen, Valtorin ja Valtiokonttorin käynnistämä yhteishanke, jossa pyritään kehittämään työnteon tapoja koko valtiohallinnon tasolla. Fiksun työn konsepti on kehitetty Senaatti-kiinteistöissä tukemaan Työ 2.0 -hankkeen tavoitteita.
Fiksun työn konseptin kehittämiseen on osallistunut joukko Senaatti-kiinteistöjen muutosjohtamisen, tietotyön ja työympäristöjen kehittämisen asiantuntijoita. Lisäksi digitaalisen työn asiantuntija ja tutkija Esko Kilpi sekä Wevolven strategy & design director Ville Tikka olivat vahvasti mukana konseptin kehitystyössä.
Jotta nykyisen tietoyhteiskunnan loputon informaatiotulva saadaan valjastettua fiksuksi työnteoksi, on hyvä pysähtyä pohtimaan, kuka dataa kerää ja käsittelee sekä miten avointa tieto on.
KommunikointiToimiva vuorovaikutus on tietotyössä onnistumisen perusta. Organisaatioiden on hyvä määritellä, milloin tarvitaan fyysistä läsnäoloa ja milloin taas voidaan kokoustaa digitaalisesti. Samalla kaikkien tiimien on hyvä sopia, miten eri kiireellisyysluokkien asiat hoidetaan eri kanavissa.
Työtä tehdään yhä enemmän verkottuneesti ja samaan aikaan useassa eri projektissa. Tehtäväkentän moninaistuessa priorisoinnin merkitys kasvaa. Työntekijöiden on tärkeää kysyä säännöllisesti, mikä omassa työssä on keskeisintä.
RytmitysFiksu työ vaatii organisaation työn rytmien suunnittelua. Rytmit kuvaavat, miten ihmiset ja tiimit kommunikoivat, tekevät yhteistyötä ja oppivat yhdessä. Käytännössä kyse on päivä-, viikko- ja kuukausirytmien sekä pitkäkestoisempien projektien ja näihin liittyvien toimintatapojen määrittelystä.
YhteistyöKun työ perustuu yhä useammin projektiperusteisiin tiimeihin, tarvitaan entistä kehittyneempiä yhteistyötaitoja. Fiksu työ tapahtuu organisaation ja tiimien rajojen yli. Nykyaikaiselta tietotyöläiseltä odotetaan yhä parempaa kykyä erilaisten näkökulmien ja informaatiolähteiden huomioon ottamiseen.
OppiminenFiksussa oppimisessa keskeistä on se, miten oppiminen skaalautuu organisaatiotasolla. Tämä vaatii oman osaamisen ja oppimisen tuomista näkyväksi myös muille. Organisaatiossa on luotava muun muassa tapoja viestiä tehokkaammin niin osaamisesta kuin oppimisen tarpeistakin. Lisäksi tarvitaan käytäntöjä opitun jakamiseksi muille.
LäsnäoloKun oma työ tehdään läpinäkyväksi muille, ihmiset ja ajatukset voivat kohdata entistä paremmin. Läsnäolo lähtee avoimuuden ja luottamuksen kulttuurista ja toimintatavoista. Fiksu läsnäolo ei aina vaadi fyysistä paikkaa, vaan se voi tapahtua digitaalisissa työympäristöissä.
HyvinvointiTyöntekijöiden suorituskyky kasvaa, kun he kokevat, että työ on merkityksellistä ja mielekästä. Fiksu hyvinvointi tarkoittaa tietoisuutta omista ja muiden tunteista, myötätuntoa ja emotionaalisesti turvallista työilmapiiriä. Se pitää sisällään myös innostumista ja intohimoa, jotka syntyvät työn vaihtelusta, uusista tavoitteista ja jatkuvasta oppimisesta.
Haluatko lukea uusimmat sisältömme ensimmäisten joukossa?
Senaatti-areenassa keskusteltiin hallitusohjelman mukaisesta julkisen sektorin tilaohjelmasta, jonka tavoitteena on tehostaa tilakustannuksia ja hakea ratkaisuja valtion, hyvinvointialueiden ja kuntien tilakysymyksiin. Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa valotti puheenvuorossaan valtion toimitilakustannuksista saatuja…
Aulapalvelu on olennainen osa monen kiinteistön jokapäiväistä toimintaa. Kiinteistöön tulija kohtaa aulapalvelun ensimmäisenä sisään astuessaan ja viimeisenä ulos lähtiessään. Hyvä aulapalvelu paitsi sujuvoittaa kiinteistön arkea myös auttaa rakentamaan ja pitämään…
Joensuun virastotalo osoitteessa Kauppakatu 40 saneerattiin kiireestä kantapäähän syksyn 2020 ja tammikuun 2023 välillä. Peruskorjauksen valmistuttua toiminta virastotalon yhteisessä palvelupisteessä ja yhteiskäyttöisissä toimistotiloissa otti ensi askeleensa 20. helmikuuta.
”Poikkeusoloihin varautuminen nousi keskeiseksi tavoitteeksi helmikuusta 2022 lähtien. Tuemme vahvasti asiakkaitamme muuttuneessa tilanteessa”, Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa kertoo.
Jasmin Johansson oli yksi Puolustuskiinteistöjen kesätyöntekijöistä ympäristöpalveluissa ja työskentelee luonnon monimuotoisuuden edistämiseksi.
Monipuolisia kesätyötehtäviä Senaatilla riittää — niin myös kaikenikäisiä ja taustaisia osaajia. Linda Liljeström on yksi heistä.
Homma hoidossa! Tikkakosken paikallisyksikössä kesätyöntekijä Silja Ukskoski huolehti rakennusten kunnossapitotoimenpiteiden kartoittamisesta kesän ajan. Silja kertoo nyt, millaisissa merkeissä hänen työntäyteinen kesänsä meni.
Kesäaikaan merellisessä Helsingissä veneilijöitä riittää. Merenkulun helpottamiseksi Puolustuskiinteistöillä kesän ajan työskennellyt Aleksi Pohjola on ollut varmistamassa, että alitus Hevossalmen sillalla sujuisi veneillä ongelmitta.
Saara Rönkä vietti kesän kesätyöntekijänä Puolustuskiinteistöjen Rissalan paikallisyksikössä.