Monitilaympäristö on paljon enemmän kuin joukko erilaisia huoneita ja tiloja. Se tarkoittaa aivan uudenlaista tapaa tehdä ja johtaa työtä.
Tänä päivänä toimistotyö ei ole enää sidottu aikaan, paikkaan, eikä varsinkaan omiin työhuoneisiin. Työtä tehdään joustavasti myös kotona ja vaikkapa junassa tai kahvilassa – ja muinakin aikoina kuin perinteisesti kahdeksasta neljään.
Vanhat jäykät toimistoratkaisut eivät enää tue nykytyötä eivätkä niin ollen myöskään työn tavoitteita. Avuksi tulevat monitilaympäristöt.
Monitilaympäristö edellyttää organisaatioilta aivan uudenlaista toimintakulttuuria ja tapaa tehdä ja johtaa työtä. Niissä fyysiseen tilaan yhdistyvät digitaaliset, virtuaaliset ja sosiaaliset ulottuvuudet. Työskentely sujuu läppäreillä langattomassa verkossa ja mobiilisti. Virtuaalisuutta ovat esimerkiksi Skype-palaverit. Uudentyyppiset tilat ruokkivat yhteydenpitoa työpaikan sisällä, ja kontakteja luodaan entistä enemmän myös yli organisaatiorajojen.
Senaatti-kiinteistöjen työympäristöyksikön päällikkö Reetta Ripatti-Jokela kertoo, että vielä kymmenen vuotta sitten työympäristökehittämistä pidettiin varsin radikaalina ajatuksena. Nykyään muutos nähdään välttämättömänä.
”Perinteiset koppikonttorit alkavat pian olla valtionhallinnossa taakse jäänyttä elämää. Kehityksen kyydistä ei voi jättäytyä pois pitkäksi aikaa ilman, että organisaation kehitys pysähtyy ja tulokset kärsivät.”
Uusinta uutta edustaa Helsingin Sörnäisissä sijaitseva Senaatti-kiinteistöjen Sesam. Sinne voivat kaikki valtionhallinnon työntekijät mennä kokemaan, millaista työskentely monitilaympäristössä on. Samalla avautuu tilaisuus tutustua uusiin kollegoihin.
Monitilatoimistossa työympäristöä ja itse työtä ei voi enää erottaa toisistaan, koska ne liittyvät saumattomasti toisiinsa. Eri työtehtäville on omat optimaaliset tilansa.
Avoimessa tilassa oleva työpiste on osuva valinta silloin, kun työ edellyttää vuorovaikutusta kollegoiden kanssa. Keskittymistä ja luottamuksellisuutta vaativaan työhön on vetäytymistiloja ja hiljaisen työn huoneita. Puhelinkeskustelut käydään äänieristetyissä puhelinkopeissa tai vetäytymishuoneissa.
Erikseen varattavien neuvotteluhuoneiden ohella tarjolla on ryhmätyöskentelytiloja. Monitilassa palaveri voidaan tarvittaessa pistää pystyyn nopeastikin.
Vapaata ajatustenvaihtoa, ideointia ja kuulumisten kertomista ruokkivat erilaiset rennot kohtaamisalueet, kuten viihtyisät nurkkaukset nojatuoleineen. Kahvila- ja ruokailutilat voivat olla monitilaratkaisuissa myös eri yksiköiden ja organisaatioiden yhteisessä käytössä.
Monitilaympäristö on vanhoihin ratkaisuihin verrattuna voittamaton yhdistelmä. Kenelläkään ei ole omaa työpöytää, mutta toisaalta kukaan ei ole enää vain yhden työpöydän vanki. Työskentelypiste valitaan kulloisenkin tarpeen ja omien mieltymysten mukaan.
Monitilaympäristö vaatii työpisteisiin myös sähköisesti säädettävät työpöydät, jotta kaikki voivat valita niihin mieleisensä korkeuden. Työtuoleissakin on oltava kunnon säätömahdollisuudet.
Monitilaympäristölle ei ole vain yhtä oikeaa käyttötapaa, vaan kukin työntekijä luo siitä itselleen sopivan version. Monitilaympäristö vaatii kuitenkin yhteiset pelisäännöt. Työntekijät sopivat muun muassa sen, missä tiloissa saa keskustella äänekkäästi ja missä taas täytyy voida keskittyä täydessä hiljaisuudessa. Kun kaipaa rauhallista tilaa, yhteisten hiljaisten ”kirjastohuoneiden” ohella on myös yksittäisiä vetäytymishuoneita.
Digitaalisuus ja jatkuvasti kehittyvät tietotekniikkaratkaisut mahdollistavat työnteon missä ja milloin tahansa. Jokaisella on oma kannettava tietokoneensa, ja tietoliikenne hoituu langattoman verkon ja mobiiliyhteyksien kautta.
Tiedot tallennetaan sähköisesti, joten työpisteisiin ei tarvita papereille ja mapeille enää hyllymetrittäin säilytystilaa. Pöytä putsataan kulloisenkin työrupeaman jälkeen, ja henkilökohtaiset tavarat kulkevat paikasta toiseen esimerkiksi koreissa tai kasseissa.
Monitilaympäristö herättää intohimoja puolesta ja vastaan. Vastustajilla voi olla taustalla huonoja kokemuksia vanhanaikaisista avokonttoreista, joista puuttui monitilaympäristön valinnanvapaus ja joustavuus.
Siirtyminen uudenlaisiin tiloihin ja uusiin työnteon tapoihin vaatii huolellista valmistelua sekä taitavaa ja kuuntelevaa johtamista. Henkilöstön on hyvä päästä jo suunnitteluvaiheeseen mukaan esimerkiksi työpajojen avulla.
Uuden työympäristön rakennushanke vie keskimäärin parisen vuotta. Tuo aika on hyvä hyödyntää organisaation toimintakulttuurin muutoksen aikaansaamiseen ja uusien työnteon tapojen opetteluun, jotta uusi työympäristö saadaan otettua täysipainoisesti käyttöön alusta alkaen.
Uudenlainen tapa tehdä työtä vaatii johdolta ja koko organisaatiolta luottamusta yksilöihin ja yksilöiltä puolestaan kykyä aiempaa laajempien kokonaisuuksien hallintaan ja itsensä johtamiseen. Lisäksi olennaista on verkostoituminen sekä vastuun ottaminen oman työn kannalta oleellisen tiedon hankkimisesta ja jakamisesta.
Monitilaympäristössä vanhakantainen johtamisen malli katoaa kulmahuoneiden mukana: esimiehet tekevät työtään niin henkisesti kuin fyysisestikin muun joukon mukana.
Monitilaympäristö ei syrjäytä ihmisten vuorovaikutusta vaan päinvastoin luo sille entistä enemmän mahdollisuuksia. Viihtyisät kohtaamispisteet ja yhteiset co-working-tilat ruokkivat ideoiden lentoa ja verkostoitumista yli organisaatiorajojen. Myös virtuaaliset työkalut, kuten videoneuvottelut ja Skype helpottavat yhteydenpitoa ja säästävät aikaa.
Yhteistyöskentelyä varten tiloissa on myös pyörillä liikkuvia tai seinälle kiinnitettyjä isoja näyttöruutuja.
Tietotekniikan kehittyminen on irrottanut työntekijät liikkumaan työpaikan ulkopuolelle muun muassa tapaamisiin ja etätöihin. Perinteisissä toimistoissa onkin huomattu jopa 60 prosenttia työpisteistä jäävän työpäivän aikana tyhjilleen.
Monitilaympäristössä omia työpöytiä ei tyypillisesti enää ole. Samoin toimitilaneliöitä tarvitaan aiempaa vähemmän. Valtionhallinnon toimistotiloissa on tätä nykyä 23 neliötä henkeä kohden, mutta luku pienenee koko ajan. Toimitilastrategian tavoitteena on 18 neliötä henkeä kohden peruskorjauskohteissa ja 15 neliötä uudisrakennuksissa, mikä tarkoittaa merkittävää tilankäytön tehostumista ja sitä kautta kustannussäästöjä. Monitilaympäristöön siirtyminen vaatii toki investointeja, mutta koska tiloja kaikkinensa tarvitaan vähemmän, kokonaisvuokra on usein aiempaa pienempi.
Koska monitilaympäristössä tarvitaan henkilökunnalle neliöitä aiempaa vähemmän, pystytään samaan kiinteistöön ja osin yhteisiin tiloihin usein sijoittamaan useampia organisaatioita. Näin on käynyt esimerkiksi Helsingissä Kirkkokatu 12:ssa, jossa työskentelee saman katon alla sisäministeriön, ulkoministeriön ja valtioneuvoston kanslian henkilöstöä. Sörnäisten rantatie 13:een on muuttanut Valtiokonttorin rinnalle Patentti- ja rekisterihallitus.
Monitilaympäristö ei siis vaadi kokonaan uutta rakentamista, vaan sen loihtiminen onnistuu myös vanhoihin kiinteistöihin. Esimerkkinä siitä ovat Senaatti-kiinteistöjen omat tilat Helsingin Sörnäisissä. Ne on tehty vanhaan viljasiiloon ja juuresvarastoon.
Monitilaympäristössä työskentelee tätä nykyä 14 000 valtion työntekijää. Lisäksi Senaatti-kiinteistöillä on valmiit monitilaympäristökonseptit 35 000 valtion työntekijän työpaikkoihin, mutta konkreettisia toimenpiteitä ei ole vielä näissä kohteissa saatu toteutettua valmiiksi.
Senaatti-kiinteistöjen työympäristöyksikön päällikkö Reetta Ripatti-Jokela on kehittänyt työympäristöjä 20 vuotta, ja Senaatti-kiinteistöissäkin sitä on tehty jo yli 15 vuoden ajan. Työympäristökonsepteja on luotu paitsi eri virastojen ja ministeriöiden toimistotiloihin myös moniin erityiskohteisiin – laboratorioista ja poliisilaitoksista vankiloihin ja kulttuurilaitoksiin.
”Itse asiassa meistä valtiolla on tullut alan edelläkävijöitä. Senaatti-kiinteistöt on vienyt työympäristöajattelua omien asiakkaiden lisäksi myös laajemmin erilaisiin kiinteistöalan verkostoihin ja ollut mukana lukuisissa tutkimus- ja kehityshakkeissa niin kotimaassa kuin ulkomaillakin”, Ripatti-Jokela kertoo.
Kun jokin valtion organisaatio päättää siirtyä monitilaan, Senaatti tarjoaa asiantuntemustaan myös muutoksen johtamiseen.
”Muutosjohtamista ei voi ulkoistaa, vaan sen on lähdettävä organisaatiosta itsestään. Yksittäiselle valtion organisaatiolle tällainen iso toimitilamuutos osuu kohdalle ehkä muutaman vuosikymmenen välein, mutta me teemme näitä työksemme – Senaatilla on käynnissä monitilaympäristöhankkeita koko ajan ympäri Suomea. Me tarjoammekin asiakkaidemme tueksi kokemustamme, menetelmiämme ja työkalujamme.”
Senaatin selvitysten mukaan monitilaympäristöön siirtyneet valtion organisaatiot ja niiden työntekijät ovat muutokseen pääsääntöisesti todella tyytyväisiä.
”Tuo tyytyväisyys ei näy välttämättä heti muuttopäivänä, vaan kun on jo vähän aikaa nähty ja koettu, miten uudet tilat toimivat. Usein mitä rohkeampi muutosloikka on ollut, sitä tyytyväisempiä käyttäjät ovat. Valtaosa sanoo, ettei enää vaihtaisi vanhaan tapaan tehdä töitä.”
Haluatko lukea uusimmat sisältömme ensimmäisten joukossa?
Senaatti-areenassa keskusteltiin hallitusohjelman mukaisesta julkisen sektorin tilaohjelmasta, jonka tavoitteena on tehostaa tilakustannuksia ja hakea ratkaisuja valtion, hyvinvointialueiden ja kuntien tilakysymyksiin. Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa valotti puheenvuorossaan valtion toimitilakustannuksista saatuja…
Aulapalvelu on olennainen osa monen kiinteistön jokapäiväistä toimintaa. Kiinteistöön tulija kohtaa aulapalvelun ensimmäisenä sisään astuessaan ja viimeisenä ulos lähtiessään. Hyvä aulapalvelu paitsi sujuvoittaa kiinteistön arkea myös auttaa rakentamaan ja pitämään…
Joensuun virastotalo osoitteessa Kauppakatu 40 saneerattiin kiireestä kantapäähän syksyn 2020 ja tammikuun 2023 välillä. Peruskorjauksen valmistuttua toiminta virastotalon yhteisessä palvelupisteessä ja yhteiskäyttöisissä toimistotiloissa otti ensi askeleensa 20. helmikuuta.
”Poikkeusoloihin varautuminen nousi keskeiseksi tavoitteeksi helmikuusta 2022 lähtien. Tuemme vahvasti asiakkaitamme muuttuneessa tilanteessa”, Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa kertoo.
Jasmin Johansson oli yksi Puolustuskiinteistöjen kesätyöntekijöistä ympäristöpalveluissa ja työskentelee luonnon monimuotoisuuden edistämiseksi.
Monipuolisia kesätyötehtäviä Senaatilla riittää — niin myös kaikenikäisiä ja taustaisia osaajia. Linda Liljeström on yksi heistä.
Homma hoidossa! Tikkakosken paikallisyksikössä kesätyöntekijä Silja Ukskoski huolehti rakennusten kunnossapitotoimenpiteiden kartoittamisesta kesän ajan. Silja kertoo nyt, millaisissa merkeissä hänen työntäyteinen kesänsä meni.
Kesäaikaan merellisessä Helsingissä veneilijöitä riittää. Merenkulun helpottamiseksi Puolustuskiinteistöillä kesän ajan työskennellyt Aleksi Pohjola on ollut varmistamassa, että alitus Hevossalmen sillalla sujuisi veneillä ongelmitta.
Saara Rönkä vietti kesän kesätyöntekijänä Puolustuskiinteistöjen Rissalan paikallisyksikössä.