Kaksi muutoksenhakulautakuntaa yhdistyi vuoden 2018 alussa SAMUksi. Vuoden kuluttua edessä on myös siirtyminen monitilaympäristöön Helsingin Pasilaan ja sitä ennen monta vaihetta, joiden avulla työntekijät pääsevät mukaan muutokseen.
Sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunta Somla ja työttömyysturvan muutoksenhakulautakunta TTLK yhdistyivät sosiaaliturva-asioiden muutoksenhakulautakunta SAMUksi vuoden 2018 alussa. Yhdistymisen tavoite on hallinnollinen ja toiminnallinen tehokkuus: yksi iso yksikkö toimii paremmin kuin kaksi pientä.
Syksyllä 2019 tulossa on myös muutto Helsingin Hakaniemestä upouuteen monitilaympäristöön Pasilan virastokeskuksessa. Siihen asti reilun sadan samulaisen työskentelytilat sijaitsevat Siltasaarenkadun toimistotilojen kahdessa eri kerroksessa, kuten ennen yhdistymistäkin.
”Purkutyöt Pasilan kiinteistössä alkavat tammikuussa 2019. Ennen seuraavaa vuodenvaihdetta Senaatti järjestää SAMUn työntekijöiden edustajille kolme työpajaa ja keväällä koko henkilöstölle muutamia pop up -tilaisuuksia”, kertoo Senaatti-kiinteistöjen asiakaspäällikkö Esa Heikelä.
Vanhat mappirivistöt muistuttavat nykyisen paperittoman linjan eduista. Muutossa toimistotilojen neliömäärä pienenee noin tuhannella neliöllä, ja tilatehokkuus tiivistyy henkilötyövuotta kohti 27,4 neliöstä 18,5:een.
Työpajoissa henkilökunnan edustajilla on mahdollisuus vaikuttaa esimerkiksi tulevan toimitilan sisustukseen. Pop up -tilaisuuksissa taas koko henkilökunta voi keskustella arkkitehtien sekä Senaatin työympäristöyksikön asiantuntijan Reeta Cagnanin kanssa tulevasta työympäristöstä.
Tarkoitus on herätellä henkilöstö pohtimaan uusia työnteon tapoja fyysisen, virtuaalisen ja sosiaalisen työympäristön näkökulmista. Tilaisuuksissa jaetaan tietoa myös monitilan ergonomiasta ja ICT-ratkaisuista. Ideana on tarjota matalan kynnyksen väylä keskustelulle ja tarjota kuulevat korvat henkilöstöä askarruttaville asioille.
Ensimmäinen reilun kymmenen hengen työpaja on jo järjestetty, ja siihen otti osaa Senaatin ja SAMUn johtohenkilöiden lisäksi kolmen SAMUssa työskentelevän ammattiryhmän eli lakimiesten, notaareiden ja toimistohenkilökunnan edustajia.
”Koko henkilöstölle pidettävän ensimmäisen pop up -tilaisuuden aiheita ovat projektin aikataulun ja sisällön esittely, monitilatoimiston periaatteet ja osallistavana osiona huolten ja innostuksen aiheiden kartoittaminen projektin tässä vaiheessa”, Heikelä valottaa.
SAMUn työntekijät käsittelevät lautakuntaan lähetettyjä yksittäisiä valituksia ja tekevät työtään pääosin itsenäisesti ja kirjallisesti. Yksi ammattiryhmä vastaa valmistelutöistä, toinen ryhmä tekee ratkaisuesityksen ja kolmas viimeistelee päätöksen.
SAMUn työntekijöiden kysymykset toimitilamuutoksissa ovat Senaatin Esa Heikelälle tuttu juttu. Hän on ollut mukana yhdessä Reeta Cagnanin kanssa vetämässä muutosjohtamisprojekteja alusta loppuun saakka.
”Virastossa kuin virastossa samat asiat nousevat muutosprosessien aikana esiin. Työntekijät ovat työskennelleet omissa huoneissaan, joten pinnan alla kytee pelko, miten he pystyvät tekemään töitä monitilaympäristössä.”
Työntekijöiden koppikonttorit vaihtuvat avarampiin tiloihin. Läpikulkutiloihin on vuosien varrella kertynyt paljon erilaisia koneita ja kalusteita.
Senaatti tarjoaa tukea muutokseen, ja epäilyksiä hälvennetään keskustelemalla henkilöstön kanssa mieltä painavista asioista ja myös monitilaympäristön eduista.
Heikelän mukaan uusiin tiloihin siirtymiseen liittyy vuosien muutosjohtamisen prosessi, joka alkaa hyvissä ajoin ennen muuttoa ja jatkuu vuosia sen jälkeenkin.
”Muutaman vuoden aikana henkilöstöltä kartoitetaan, mihin he ovat tyytyväisiä ja mihin he kaipaisivat jotain toista ratkaisua. Muutoksia myös toteutetaan. Näin pääsemme hyvään lopputulokseen.”
SAMUn henkilökunta sai tulevasta jo esimakua äskettäisellä Tilastokeskuksen-kierroksella, jossa he tutustuivat KEVAn sekä Tilastokeskuksen kanssa yhdessä toteutettuun monitilaympäristöön Kalasatamassa Helsingissä.
Kevään alun työpajoissa samulaiset pääsevät osallistumaan sisustussuunnitteluun ja kalustehankintojen miettimiseen. Pasilaan muuton myötä SAMUn nykyiset 1–3 hengen huoneet vaihtuvat yhdessä kerroksessa olevaan monitilaympäristöön, jossa on erilaisia työvyöhykkeitä, kirjastotila, taukoalue, vetäytymistiloja, neuvottelutiloja ja puhelinkoppeja.
”KV Arkkitehdit työstävät uusista tiloista 3D-mallin, joka esitellään alkuvuodesta henkilöstölle. Esimerkiksi materiaalivärejä mietimme yhdessä työpajoissa ja pop up -tilaisuuksissa”, Heikelä kertoo.
Senaatin asiakaspäällikkö Esa Heikelä ja SAMUn ylijohtaja Silja Romo tekevät parhaansa, jotta työntekijät viihtyvät uudessa monitilaympäristössä.
SAMUn ylijohtaja, varatuomari Silja Romo odottaa tulevaa muutosprosessia levollisin mielin. Romon mukaan nykyisissä tiloissa Siltasaarenkadulla on paljon tyhjää tilaa, joten tiivistämisen varaa on.
”Aluksi vierastin kovasti monitilaympäristöratkaisuja, mutta muutamassa vuodessa olen saanut ideasta kiinni. Olen SAMUn tulevan muuton takia vieraillut useissa monitilaympäristöissä ja huomannut kuinka toimivia ne ovat. Enää ajatus ei tunnu vieraalta.”
Romon mukaan SAMUn työntekijät suhtautuvat tulevaan muutokseen rauhallisesti. Uusista työtavoista on keskusteltu henkilökunnan kanssa ja heidät pidetään ajan tasalla prosessin etenemisestä.
”Olemme järjestäneet henkilöstölle tiedotustilaisuuksia aiheesta jo useamman vuoden ajan. Muutamaan otteeseen muutosprosessi ehti pysähtyäkin, koska esimerkiksi lautakuntien yhdistyminen päätettiin hoitaa ensin alta pois”, Romo kertoo.
Muutokseen on tuntumaa 50 neliön verran konkreettisestikin, sillä Hakaniemessä on remontoitu yksi kokoushuone ja kaksi avaraa työskentelytilaa vastaamaan uudenlaista työympäristöä ratkaisultaan ja sisustukseltaan. Myös uudet työnteon tavat ovat tuttuja siltä osin, että paperista samulaiset luopuivat jo muutama vuosi sitten.
”Teemme työt sujuvasti tietokoneella, eikä kukaan haluaisi enää paperillista aikaa takaisin.”
SAMUn muutto uuteen monitilaympäristöön tuo valtiolle säästöjä toimitilakustannuksissa yhteensä puoli miljoonaa euroa vuodessa, josta SAMUn osuus on noin 140 000 euroa vuodessa ja loppu kertyy siitä, että Liikennevirasto (LiVi) luopuu SAMUa varten virastokeskuksen A-osan kolmannesta kerroksesta.
Toimistotilojen neliömäärä pienenee noin tuhannella neliöllä, ja tilatehokkuus tiivistyy henkilötyövuotta kohti 27,4 neliöstä 18,5:een.
Muuton etuihin kuuluu myös Pasilan virastokeskuksen sijainti hyvien kulkuyhteyksien varrella. Lisäksi työntekijät pääsevät nauttimaan oman kuntosalin, saunan ja uima-altaan annista.
”Uskon, että kun työntekijämme pääsevät muuton jälkeen elämään elämäänsä uudessa ympäristössä, he huomaavat, että muutos oli hyvästä”, Silja Romo toteaa.
Vuosi 2017: Päätös Sosiaaliturvan muutoksenhakulautakunta Somlan ja työttömyysturvan muutoksenhakulautakunta TTLK:n yhdistymisestä.
Tammikuu 2018: Sosiaaliturva-asioiden muutoksenhakulautakunta SAMU astuu voimaan.
Kesäkuu 2018: Päätös SAMUn muuttamisesta Pasilan virastokeskukseen.
Marraskuu 2018: Senaatti aloittaa työpajatoiminnan SAMUn edustajien kanssa.
Aikaisintaan maaliskuu 2019: SAMU purkaa Siltasaarenkadun tilojen vuokrasopimuksen yksityisen vuokranantajan kanssa, kun projektin ja remontin aikataulut varmistuvat.
Tammikuu 2019: Pasilan virastokeskuksessa olevan kerroksen remontti alkaa.
Syksy 2019: SAMU muuttaa Pasilan virastokeskukseen.
2019–: Senaatti kartoittaa seuraavien vuosien aikana henkilöstön tyytyväisyyttä uusiin työtiloihin ja tekee tarvittaessa muutostöitä.
Haluatko lukea uusimmat sisältömme ensimmäisten joukossa?
Senaatti-areenassa keskusteltiin hallitusohjelman mukaisesta julkisen sektorin tilaohjelmasta, jonka tavoitteena on tehostaa tilakustannuksia ja hakea ratkaisuja valtion, hyvinvointialueiden ja kuntien tilakysymyksiin. Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa valotti puheenvuorossaan valtion toimitilakustannuksista saatuja…
Aulapalvelu on olennainen osa monen kiinteistön jokapäiväistä toimintaa. Kiinteistöön tulija kohtaa aulapalvelun ensimmäisenä sisään astuessaan ja viimeisenä ulos lähtiessään. Hyvä aulapalvelu paitsi sujuvoittaa kiinteistön arkea myös auttaa rakentamaan ja pitämään…
Joensuun virastotalo osoitteessa Kauppakatu 40 saneerattiin kiireestä kantapäähän syksyn 2020 ja tammikuun 2023 välillä. Peruskorjauksen valmistuttua toiminta virastotalon yhteisessä palvelupisteessä ja yhteiskäyttöisissä toimistotiloissa otti ensi askeleensa 20. helmikuuta.
”Poikkeusoloihin varautuminen nousi keskeiseksi tavoitteeksi helmikuusta 2022 lähtien. Tuemme vahvasti asiakkaitamme muuttuneessa tilanteessa”, Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Tuomas Pusa kertoo.
Jasmin Johansson oli yksi Puolustuskiinteistöjen kesätyöntekijöistä ympäristöpalveluissa ja työskentelee luonnon monimuotoisuuden edistämiseksi.
Monipuolisia kesätyötehtäviä Senaatilla riittää — niin myös kaikenikäisiä ja taustaisia osaajia. Linda Liljeström on yksi heistä.
Homma hoidossa! Tikkakosken paikallisyksikössä kesätyöntekijä Silja Ukskoski huolehti rakennusten kunnossapitotoimenpiteiden kartoittamisesta kesän ajan. Silja kertoo nyt, millaisissa merkeissä hänen työntäyteinen kesänsä meni.
Kesäaikaan merellisessä Helsingissä veneilijöitä riittää. Merenkulun helpottamiseksi Puolustuskiinteistöillä kesän ajan työskennellyt Aleksi Pohjola on ollut varmistamassa, että alitus Hevossalmen sillalla sujuisi veneillä ongelmitta.
Saara Rönkä vietti kesän kesätyöntekijänä Puolustuskiinteistöjen Rissalan paikallisyksikössä.